Agent(e) Administratif(ve) Classe 1 -Secteur administration-remplacement
CIUSSS du Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal
Notre-Dame-de-Grâce, QC
Sous la responsabilité de la chef de service / Coordonnateur des installations matérielles, la personne, en plus d’exercer l’ensemble des travaux administratifs reliés à sa fonction, assiste une équipe d’employés dans les tâches à caractère administratif, de bureautique et de secrétariat, tout en assurant la discrétion et la confidentialité des informations obtenues dans l’exercice de ses fonctions.

Elle effectue également des travaux de secrétariat de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les sites qui sont sous la responsabilité du chef de service / Coordonnateur des installations matérielles.

Fonctions générales et spécifiques

  • Traite les requêtes acheminées au chef de service / Coordonnateur des installations matérielles et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes;
  • Identifie les situations problématiques, priorise et détermine les actions à poser;
  • Dirige les demandes vers les personnes concernées pour le suivi;
  • Documente et maintient à jour l’information, les ressources et les procédures en place pour chacun des sites (coordonnées des sites / propriétaires ou locations / fournisseurs, guides d’organisation physique et technique des sites, baux, plans des locaux / prises réseau data et téléphonie par local, salles de réunion disponibles, etc.);
  • Analyse les besoins du service, suggère les changements et les modifications nécessaires et, s’il y a lieu, élabore des directives dans le but d’améliorer le fonctionnement des différentes activités de l’équipe;
  • Établit et maintient à jour le système de classement des documents administratifs et électroniques du service selon le système de gestion documentaire en place;
  • Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers;
  • Est responsable du fonctionnement administratif de son centre d’activités et voit aux relations internes et externes de celui-ci;
  • Assure le suivi des décisions de la Direction des services techniques auprès du personnel;
  • Répond aux demandes d’information relevant de sa compétence;
  • Participe sur demande à des comités de travail à l’intérieur de son centre d’activités;
  • S’occupe de l’affichage interne de procédures à l’intention de la clientèle ou du personnel et, pour ce faire,
  • Assure la reproduction des documents pertinents aux activités de son service;
  • Participe à la préparation des réunions, assiste et rédige les comptes rendus, le cas échéant;
  • Agit à titre de personne ressource pour tout ce qui relève de la bureautique ainsi que de l’utilisation de divers équipements auprès du personnel de son équipe;
  • Reçoit les demandes de congé des employés des services techniques (vacances, maladies, sans solde, etc.) ainsi que les demandes de libération (syndicales, formation, orientation, réunions), les fait approuver par la gestionnaire et les transmet aux ressources humaines;
  • Responsable de créer et compléter les paies du département;
  • Responsable de compléter tous les documents pour approvisionnement de main d’œuvre et fournitures pour le département dans le système de GRM;
  • Reçoit et dépouille le courrier du service et donne suite dans la mesure de ses compétences;
  • Rédige la correspondance et tout autre document à la demande de la chef de service et du personnel répondant de site;
  • Révise, corrige et dactylographie des documents divers ainsi que des communications par courriel destinées à tout le personnel;
  • Conçoit certains documents et les maintient à jour;
  • Accomplit toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.
Exigences :
  • Détenir un diplôme de fin d’études secondaires ou détenir une évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le Ministère d’immigration.
  • Expérience pertinente dans un poste similaire (un atout);
  • Posséder de l’expérience dans les services techniques (un atout);
  • Bilinguisme (français et anglais);
  • Excellentes aptitudes de rédaction de comptes rendus de réunion et procès-verbaux;
  • Niveau avancé en français écrit;
  • Niveau intermédiaire pour les logiciels EXCEL, WORD, Visio et PowerPoint;
  • Avoir une bonne connaissance de Publisher, la suite Acrobat et l’environnement informatique (un atout).
  • Sens des priorités;
  • Organisation et esprit d’analyse;
  • Orientation vers la clientèle;
  • Capacité décisionnelle et initiative;
  • Souci de la qualité;
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

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