Agent ou agente d’administration et de production
Les Productions Alfred
Drummondville, QC

Sous la supervision de la directrice générale, la personne titulaire du poste est responsable du service à la clientèle, des achats, locations et réservations et de diverses tâches administratives liées au développement de l’organisation, notamment la production et la mise en page de documents. Elle veille par ailleurs au maintien d’une infrastructure de travail bien organisée et accueillante.

Elle exerce ses fonctions en étroite collaboration avec la direction générale et avec le personnel de l’organisation.

Service à la clientèle

  • Accueille les visiteurs
  • Répond aux appels téléphoniques et aux courriels généraux
  • Procède à la réservation, à la vente ou à la remise de billets de spectacle
  • Recueille l’information pertinente afin de répondre aux demandes
  • Donne l’information nécessaire

Tâches administratives et production de documents

  • Gère le classement et l’archivage des dossiers et des données
  • Effectue l’entrée et la mise à jour de données
  • Gère l’inventaire des équipements et des articles de bureau, veille à leur disponibilité et à leur bon fonctionnement
  • Prépare et effectue les envois postaux
  • Effectue les dépôts à la caisse
  • Rédige et expédie les lettres et les reçus, incluant les reçus d’impôts
  • Rédige, corrige et fait la mise en page de documents administratifs tels que procès-verbaux, documents pour le conseil d’administration, résolutions, documents officiels, etc.
  • Aide à la préparation de l’assemblée générale annuelle

Achats, locations et réservations

  • Achète les articles de bureau en effectuant des recherches afin d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix
  • Effectue les demandes de soumission ainsi que les commandes d’impression
  • S’occupe de la réservation ou de la location des autobus et véhicules
  • Procède à la location de matériel

Support technique et informatique

  • Encadre les membres du personnel dans leur utilisation des logiciels informatiques mis à leur disposition par l’organisme

Communications

  • Assume certaines tâches liées aux communications et à l’organisation d’événements

Exigences

  • Diplôme en administration, en secrétariat/bureautique ou en communications (toute combinaison de formation et d’expérience de travail jugée pertinente sera considérée)
  • Excellente connaissance de la suite Microsoft Office
  • Excellente maîtrise de la langue française, tant à l’écrit qu’à l’oral
  • Aptitude à planifier, à organiser et à gérer les priorités
  • Entregent, souci du service à la clientèle
  • Minutie et rigueur
  • Discrétion
  • Capacité à travailler en équipe
  • Permis de conduire valide et un véhicule
  • Connaissance des logiciels d’infographie et de mise en page (un atout)
  • Expérience en organisation d’événements (un atout)

Conditions d’emploi

  • Poste permanent de 35 heures par semaine
  • Du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (exceptionnellement, soir ou fin de semaine)
  • Salaire en fonction de l’entente lors de l’embauche

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent