Data Input Specialist
Cushman & Wakefield
Montréal, QC
The Data Input Specialist is responsible updating and maintaining the accuracy of our proprietary commercial real estate database that houses property, availability and transaction information, primarily focused on both office and industrial leasing. This would embrace both inputting and updating a relational database in real time, validating key information through discussion with brokers and contacting external third-party property managers by telephone to confirm the accuracy of key information.
You are curious, investigative, and take great pride in the underlying accuracy of the work that you do. Additional responsibilities would embrace monitoring and recording change in peripheral real estate areas, such as new development activity and the preleasing associated with this development activity. This position also supports the development of market intelligence output as part of the broader research team objectives. This roll will report to the Senior Research Analyst for the Montreal office.

Le spécialiste de la saisie de données met à jour notre base de données exclusive sur les biens immobiliers commerciaux et en assure l’exactitude. La base de données héberge des renseignements sur les propriétés, leur disponibilité et les transactions relativement à la location de bureaux et à la location industrielle. Ces fonctions comprennent l’entrée des données et la mise à jour d’une base relationnelle en temps réel, et la validation des renseignements clés dans le cadre de conversations avec les courtiers ainsi que leur confirmation par téléphone avec les gestionnaires de propriété de tierce partie.
Le titulaire du poste est curieux, étudie les dossiers en profondeur et tire une grande fierté de l’exactitude de son travail. La surveillance et la consignation des changements dans les secteurs immobiliers périphériques, tels que les nouvelles activités de développement et les prélocations connexes figurent parmi les responsabilités supplémentaires. Le spécialiste de la saisie de données participe en outre à la compilation des renseignements sur le marché dans le cadre des objectifs généraux de l’équipe de recherche. Ce poste relève de l’analyste principal de recherche pour le bureau de Montréal.
Job Description

Essential duties and responsibilities

Key responsibilities include:
Manage a Property Database for the Greater Montreal Commercial Real Estate Markets

Update availability, property and transaction information primarily for the commercial business lines of office, industrial and retail.
Validate key aspects of listing, availability & transaction information, in order to validate the information received and understand the implications on reports generated and quarter end stats.
Audit existing data within the system on a regular and ongoing basis, through the examination of reports and information provided by other brokerage and real estate companies.
Support entering Cushman transaction information as provided by Transaction Record Sheets.
Support the collection of transaction information for transactions completed by third party companies, through participation in sales meetings and validation of information collected.
Maintain and update building and related property information for office and industrial leasing.
Maintain and develop documented processes to support regularly updating and maintaining the accuracy of the underlying database.
Support updating of stacking plan information for office leasing.
Support for Brokerage & Revenue Generation

Prepare key reports on availabilities and transaction as requested by local brokers.
Support as needed the preparation of market related PowerPoint slides based on requests made through the Senior Research Analyst.
Prepare summaries relating to development activity for both office and industrial leasing.
Attend sales meetings in order to gather additional information and understand the implications of that information in terms of changing market dynamics.
Proactively reach out to fee-earners and external parties as needed to follow up on information received in sales meetings.
Work with Senior Research Analysts to accurately cleanse data in databases.
Prepare summaries of new availabilities and or transaction information as requested, to be utilized in sales meetings.
Other Duties

Support quarter end statistical cut off activities and related report creation.
Create and analyse market data spreadsheets.
Get involved in market intelligence initiatives as requested by the Senior Research Analyst
Participate in special projects that involve our database.
Metrics

Role will be evaluated on the following:
Productivity as it relates to data inputting
Accuracy of underlying data
Ability to communicate effectively, both written and verbally
Ability to speak with brokers and confirm information
Ability to generate reports as requested on a timely basis.
BACKGROUND AND EXPERIENCE

Demonstrated experience should include:
College Diploma or Bachelor’s degree required, focus on real estate, geography, urban geography, general arts, business or data related
Professional acumen, demonstrated interest in real estate
Detailed oriented work completed in past roles
Data entry experience an asset
1-3 years’ experience in real estate or data entry within an alternative industry.
Experience with larger databases
Competencies
Take pride in your underlying accuracy
Curious and investigative
Good communicator, both written and verbally
Independent worker once you understand your role
Strong Microsoft Office Suite skills
Excellent organizational skills and ability to document processes
Enjoy repetitive work-related tasks
Tâches et responsabilités clés

Les principales responsabilités comprennent les suivantes :
Gérer une base de données immobilière pour les marchés commerciaux du Grand Montréal.

Mettre à jour les renseignements sur les propriétés, leur disponibilité et les transactions, principalement pour les secteurs des bureaux, des industries et des détaillants.
Valider les principaux aspects de l’inscription, de la disponibilité et des renseignements sur les transactions afin de valider l’information reçue et de comprendre les répercussions sur les rapports et les statistiques de fin de trimestre.
Vérifier régulièrement et de façon continue les données existantes dans le système en examinant les rapports et les renseignements fournis par d’autres sociétés de courtage et de sociétés immobilières.
Participer à la saisie des informations de transaction de Cushman & Wakefield fournies par les relevés de transactions.
Soutenir la collecte de renseignements sur les transactions effectuées par des entreprises tierces en participant à des réunions de vente et en validant les renseignements recueillis.
Maintenir et mettre à jour les renseignements sur les immeubles et les propriétés connexes relativement à la location de bureaux et de bâtiments industriels.
Élaborer et maintenir des processus documentés relativement à la mise à jour régulière de l’exactitude des données de la base sous-jacente.
Soutenir la mise à jour des renseignements sur le plan cumulatif pour la location de bureaux.
Appuyer les activités de courtage et de production de revenus.

À la demande des courtiers locaux, rédiger les principaux rapports sur les disponibilités et les transactions.
Aider au besoin à la création des diapositives PowerPoint relatives au marché selon les demandes de l’analyste principal de recherche.
Préparer des résumés sur les activités de développement pour la location de bureau et la location industrielle.
Assister aux réunions de vente afin de recueillir des renseignements supplémentaires et de comprendre les incidences sur l’évolution de la dynamique du marché.
Communiquer de façon proactive avec les détenteurs de droits et les parties externes au besoin pour faire le suivi des renseignements reçus lors des réunions de vente.
Collaborer avec les analystes principaux de recherche pour nettoyer avec précision les bases de données.
Préparer au besoin des résumés des nouvelles disponibilités et des renseignements sur les transactions pour les réunions de vente.
Tâches connexes

Appuyer les activités d’élaboration des statistiques de fin de trimestre et la création des rapports conséquents.
Créer et analyser des feuilles de calcul de données de marché.
Participer à des initiatives de connaissance du marché à la demande de l’analyste principal de la recherche.
Participer à des projets spéciaux s’appuyant sur notre base de données.
Critères d’évaluation

Les critères d’évaluation sont les suivants :
Productivité en matière de saisie de données.
Exactitude des données sous-jacentes.
Capacité à communiquer efficacement, tant à l’oral qu’à l’écrit.
Capacité à discuter avec les courtiers et à confirmer les renseignements.
Capacité à produire des rapports sur demande en temps opportun.
EXPÉRIENCE

Le candidat doit posséder les atouts suivants :
Diplôme d’études collégiales ou baccalauréat axé sur l’immobilier, la géographie, la géographie urbaine, les arts, les affaires, les données ou un domaine connexe requis.

Esprit professionnel, intérêt démontré pour le secteur immobilier.
Expérience de tâches détaillées menées dans le cadre de postes antérieurs.
Expérience de la saisie de données, un atout.
De 1 à 3 ans d’expérience en immobilier ou en saisie de données dans un secteur connexe.
Expérience de travail avec des bases de données plus volumineuses.
Compétences
Produire avec fierté un travail s’appuyant sur des renseignements exacts.
Curiosité et esprit investigateur.
Bon sens de la communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
Autonomie.
Solide connaissance de la suite Microsoft Office.
Excellentes compétences organisationnelles et capacité à documenter les processus.
Appréciation des tâches répétitives.
Cushman & Wakefield is committed to equity in employment and our goal is to have a diverse, inclusive, and barrier-free workplace. We will provide reasonable accommodation to applicants with disabilities at all stages of the hiring process, up to the point of undue hardship. If you are a person with a disability and need the job posting in an alternative format or any other accessible accommodations during the hiring process, please email your request to HR@ca.cushwake.com. Please refer to the job title and job location when you contact us.

Cushman & Wakefield provides equal employment opportunity. Discrimination of any type will not be tolerated. Cushman & Wakefield is an Equal Opportunity / Affirmative Action employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, sexual orientation, gender identity, disability, protected veteran status or any other characteristic protected by state, federal, or local law.