Si vous recherchez un poste stimulant au sein d’un hôtel moderne situé au cœur du centre-ville de Montréal, où la qualité du service, la collaboration et l’excellence opérationnelle occupent une place centrale, cette occasion mérite votre attention. En vous joignant à notre équipe, vous contribuerez directement à la coordination d’événements de groupes et de banquets, tout en assurant un suivi rigoureux des dossiers clients, de la facturation et des communications entre les différents départements de l’hôtel.
Relevant directement du directeur des ventes, vous serez responsable du suivi et de la coordination des dossiers de groupes et de banquets, de la signature du contrat jusqu’à la facturation finale. Vous veillerez à ce que chaque événement soit planifié efficacement, réalisé conformément aux engagements contractuels et livré selon les standards de service de l’établissement et de RIMAP Hospitality.
Vos principales responsabilités seront :
Assurer le suivi des dossiers clients :
- Prendre en charge les dossiers qui vous sont confiés après leur validation par les gestionnaires des ventes;
- Effectuer la saisie complète et assurer la mise à jour des dossiers dans les systèmes Delphi et Opera;
- Communiquer avec les clients environ un mois avant l’événement afin de confirmer les détails et de recueillir les informations manquantes;
- Organiser les rencontres préparatoires avec les clients et assurer le suivi des demandes particulières;
- Veiller au respect des clauses contractuelles et informer la direction de toute difficulté ou de tout litige;
- Informer les gestionnaires des ventes de toute modification apportée aux réservations ou aux revenus prévus.
Coordonner les événements et les opérations :
- Assurer la coordination des événements de groupes selon les contrats, les besoins des clients et les standards de service de l’hôtel;
- Préparer les bons de commande, les feuilles de fonction et les plans d’aménagement, puis les transmettre aux départements concernés;
- Saisir et mettre à jour les listes de chambres, les instructions de facturation et les informations nécessaires aux équipes opérationnelles;
- Communiquer les détails des événements lors des réunions hebdomadaires de planification des banquets;
- Effectuer les suivis auprès des départements concernés avant et pendant les événements;
- Vérifier, le jour de l’événement, que les installations et les services correspondent aux conditions contractuelles;
- Assurer le suivi de la portion hébergement en cas de modification à la liste de chambres ou d’ajout de chambres et de stationnements;
- Vérifier les affichages et les frais liés aux banquets et à l’hébergement afin d’assurer l’exactitude des dossiers;
- Effectuer les ajustements requis dans Delphi et Opera et compléter le bilan de l’événement.
Assurer la facturation et le suivi financier :
- Effectuer le suivi de l’échéancier des dépôts prévus aux contrats;
- Calculer et assurer le suivi des frais d’annulation, lorsque requis;
- S’assurer que toute modification aux revenus soit correctement enregistrée et que les dépôts correspondants soient effectués;
- Transmettre au service de la comptabilité toutes les informations nécessaires concernant les dépôts et la facturation;
- Collaborer avec la comptabilité afin de s’assurer que les factures sont exactes et détaillées;
- Transmettre les informations relatives aux banquets et à l’hébergement au service des finances pour vérification finale;
- Envoyer les factures et les courriels de remerciement aux clients après les événements;
- Vérifier les réservations effectuées par les entreprises partenaires et assurer le suivi des prises en charge;
- Effectuer le routage des réservations avec les instructions de facturation et les alertes destinées à la réception.
Soutenir les ventes et les activités de l’hôtel :
- Répondre et qualifier les demandes de groupes, de banquets et de location de salles en l’absence de l’équipe des ventes;
- Effectuer des visites de l’établissement pour les clients potentiels, au besoin;
- Participer aux événements de sollicitation de clients et aux foires commerciales;
- Produire les rapports de ventes requis;
- Participer à la mise à jour des documents de ventes et de banquets ainsi que des systèmes informatiques;
- Participer au programme de directeur en devoir;
- Accomplir toute autre tâche connexe assignée par la direction.
- Un minimum de trois années d’expérience dans le domaine de l’hôtellerie ou dans un domaine connexe;
- Un diplôme d’une école reconnue en gestion hôtelière ou dans un domaine connexe;
- Une expérience dans un poste de coordination, idéalement dans un environnement hôtelier;
- Une excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
- La connaissance d’une troisième langue, un atout;
- Une connaissance des logiciels Delphi, Opera, Outlook et de la suite Microsoft Office, un atout;
- Une excellente capacité à organiser et à coordonner plusieurs événements et dossiers simultanément;
- De solides aptitudes en communication, en suivi administratif et en résolution de problèmes;
- Une bonne capacité à comprendre et à traiter des informations financières ainsi que des calculs de base;
- Un sens développé du leadership, de l’initiative et de l’organisation;
- Une grande capacité à gérer les priorités, le stress et les changements;
- Un souci du travail bien fait et une structure de travail rigoureuse;
- Une attitude professionnelle, chaleureuse et orientée vers la clientèle;
- Une personnalité dynamique, créative, enthousiaste et engagée;
- Une grande aisance à travailler en équipe et à développer des relations professionnelles;
- Un excellent sens de l’entregent et de la négociation;
- Une flexibilité d’horaire et une disponibilité en fonction des besoins des clients et de l’établissement.
- Un salaire concurrentiel;
- Des assurances collectives;
- Un régime enregistré d’épargne-retraite (REER);
- Des journées personnelles payées;
- Un plan d’orientation et d’intégration;
- Un service de nettoyage à sec;
- Des rabais sur le transport collectif sur l’île de Montréal;
- Un environnement hôtelier dynamique qui valorise la collaboration et la qualité du service;
- L’occasion de contribuer à la réussite d’événements de groupes et de banquets;
- Des possibilités de développement professionnel au sein de l’industrie hôtelière.
Situé au cœur du centre-ville de Montréal, dans le quartier des affaires, le Holiday Inn & Suites Montréal Centre-ville Ouest se trouve à proximité de l’Université Concordia, de la Place Ville-Marie, de la Place Bonaventure, de la rue Sainte-Catherine, de la rue Crescent et du Centre Bell.
L’établissement compte 221 chambres modernes et suites spacieuses, ainsi qu’une piscine panoramique, un centre sportif ultramoderne et le restaurant Crossbar. Le quartier Griffintown et le canal de Lachine sont également accessibles à pied.
Joindre l’équipe du Holiday Inn & Suites Montréal Centre-ville Ouest, c’est évoluer dans un hôtel moderne, au sein d’un environnement qui valorise la collaboration, la qualité du service et le développement de ses employés. Vous aurez l’occasion de contribuer à l’expérience de nos invités tout en travaillant auprès d’une clientèle locale et internationale.
Si vous êtes une personne fiable, autonome et soucieuse du travail bien fait, nous vous invitons à soumettre votre candidature dès maintenant.
Notre organisation est un employeur souscrivant au principe de l’équité en matière d’emploi. Nous nous engageons à recruter une main-d’œuvre diversifiée et à maintenir une culture inclusive. Nous ne faisons aucune discrimination fondée notamment sur le genre, l’appartenance ethnique, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, le handicap ou tout autre motif protégé par les lois provinciales ou fédérales. L’emploi du masculin dans le texte vise uniquement à alléger la présentation.
