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Sommaire du poste:
Offre un support continu et varié pour les unités d’affaires, l'équipe des Opérations, les groupes en support à la Production et les groupes présents sur le site de Candiac. Personne-ressource pour coordonner toutes les activités sur site, la communication inter-départementale et la gestion des ressources / emplacements. Identifie les opportunités d'amélioration dans les processus administratifs sous la responsabilité de la Directrice Sr des Opérations. Partage et met en œuvre les améliorations avec les autres services externes aux Opérations. Recommande, fait le suivi et participe à divers projets de simplification en implantant les actions correctives ciblées. Coordonne les activités clients sur le site avec les différents groupes incluant les audits, visites et demandes externes.
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*Tâches & responsabilités: \*
Soutien administratif :

Effectuer toutes tâches administratives connexes : organisation de rencontres, préparation et mise à jour de documents, rapports, présentations et fichiers; réservations de salles de réunion pour les divers groupes, approvisionnement de collations dans les salles de conférence, au besoin;
Gérer proactivement les arrangements de voyage, les rapports de dépenses, les présentations pour les membres de la direction du site;
Coordonner les activités inter-départementales tenues sur site et assurer le bon canal de communication entre les groupes;
Préparer/réviser/traduire divers rapports et autres documents, tel que requis par les membres de l’unité d’affaires;
Développer des rapports/outils de travail et générer des informations d’ordre général pour les besoins du groupe;
Transmettre les plans d’action suite aux rencontres hebdomadaires / mensuelles;
Assister et prendre les minutes des rencontres mensuelles d’équipe;
Supporter et participer à l’élaboration des Objectifs (MBO);
Supporter les activités d’amélioration continue – Kaizen, formations, nouveaux projets, programmes des NGLs, etc..
Assurer un support au responsable de la SSE du site pour le suivi et le maintien de la procédure d’évacuation d’urgence du site;
Assurer le suivi des changements faits au formulaire d’Accès au site de Candiac (PMS-FOR-00100) et faire le lien avec la Sécurité;
Coordonner et maintenir à jour les emplacements de travail dans les aires ouvertes de bureaux;
Suivre et maintenir à jour le calendrier des vacances du groupe des Opérations;
Lorsque requis, faire les entrées de contrats signés (CDA, ententes de service, etc..) dans GaLexy;
Coordonner le courrier (interne – externe);
Approvisionner le service en fournitures de bureau;

Communications :

Assurer la rédaction et la transmission des communications courantes – messages corporatifs, départementaux, opérationnels, etc..
Aider à la transmission des communications provenant de différents services concernant des situations particulières, annonces, informations pour gestionnaires, etc..

Soutien administratif complémentaire :

Effectuer toutes tâches administratives en support au VP – Opérations globales – sur demande – organisation de rencontres, suivi de l’agenda, aide technique pour présentations en direct (Workplace) etc..
Assurer un lien avec le PAC en étant membre du groupe et faire suivre/administrer les directives et recommandations du groupe;
Faire le suivi et maintenir à jour les listes de distribution dans Outlook qui sont sous la responsabilité de la division GOPS;

Coordination du site:

Coordonner toutes les activités et les événements tenus sur le site – soit pour employés (Centraide, Comité social, rencontre mensuelle, célébration pour lancement de produit, etc..), soit corporatifs (TRAC, Journée Partenariat communautaire, etc..), soit départementaux (réunion de groupe, message d’avancement de projets, etc..) – vue globale de l’agenda du site;
Coordonner les visites sur le site (clients, fournisseurs, consultants, auditeurs, etc..);
Préparer un rapport des visites sur site et soumettre au comité exécutif de PMS de façon régulière et avant les rencontres mensuelles du ELT;
Aider à la coordination des audits tel que FDA, Santé Canada et audits-clients;
Être la personne-ressource pour adresser les diverses demandes provenant des autres sites et des autres services;
Voir à l’apparence physique du site (à l’intérieur comme à l’extérieur) : propreté, affichage, aménagement, etc..

Ressources humaines :

Comité Collaborateur : organiser les rencontres, préparer l’agenda;
Maintenir à jour la liste des employés sur le site (incluant liste de distribution ‘Candiac’ dans Outlook);
Harmoniser les données reliées à la formation en tant qu’Admin 3 dans LMS, adresser les retards de formation, produire des rapports si nécessaire;

Finances :

Donner un support budgétaire – suivi/allocation des dépenses, facturation;
Support au service des finances pour le suivi des factures en retard (rapport hebdomadaire Workflow de ReadSoft);
Lorsque requis, donner un support pour les achats, commandes SAP, etc..

Autorité:

Suggérer des méthodes de travail administratives améliorées
Recommander des outils de communication qui améliorent la qualité de I'information
Partager ses meilleures pratiques avec les autres services afin d'améliorer I'aspect global

Niveau de scolarité & perfectionnement

Certificat ou diplôme d'études collégiales en secrétariat ou administration ou expérience équivalente

Expérience

Minimum de 10-15 ans en tâches administratives associées
Connaissance de I'industrie pharmaceutique et spécifique aux produits injectables et environnement hautement réglementé (FDA, Santé Canada, EU) est essentielle

Habiletés, connaissance & aptitudes:

Bilinguisme (Français/Anglais) et traduction dans les deux langues – élément essentiel
Professionnalisme, entregent, flexibilité, discrétion, patience, volonté de participer à des projets d'amélioration
Aptitudes à mener plusieurs tâches/projets de façon simultanée
Autonomie et initiative, sentiment d’urgence
Démontre une force dans toutes les valeurs de PMS, principalement au niveau de la collaboration et orientation vers les résultats tout en améliorant les relations; excellent jugement dans le traitement des informations confidentielles, de manière professionnelle
Travaille en partenariat avec les autres membres de l’unité
Excellente connaissance de la suite Microsoft Office
Connaissance/expérience avec SAP et Concur (atout)
Excellentes aptitudes interpersonnelles
Sens de I’organisation et capacité à travailler sans supervision tout en respectant les échéanciers établis
Capacité à établir les priorités et travailler sous pression
Proactif afin d'améliorer le service au niveau administratif et disponibilité pour apprendre de nouvelles méthodes

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent