Réceptionniste
Joignez-vous à l'équipe de Heritage MD
Chez Heritage MD, nous redéfinissons l'accès des médecins et des professionnels de la santé canadiens à des services de planification financière de premier ordre. Notre mission est d'offrir des services complets de gestion de patrimoine, de planification financière, d'assurance et de services-conseils grâce à une expérience client exceptionnelle fondée sur la confiance, le professionnalisme et un accompagnement personnalisé.
Nous sommes à la recherche d'un(e) réceptionniste professionnel(le), organisé(e) et accueillant(e) qui sera le premier point de contact pour nos clients, partenaires et visiteurs. Ce poste est idéal pour une personne qui accorde une grande importance au service à la clientèle et qui souhaite contribuer à offrir une expérience exceptionnelle dans un environnement professionnel.
Principales responsabilités
- Accueillir les clients, visiteurs et partenaires d'affaires avec courtoisie et professionnalisme.
- Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer efficacement en français et en anglais.
- Gérer les réservations des salles de réunion et préparer les salles avant les rencontres avec les clients.
- Coordonner le courrier entrant et sortant ainsi que les services de messagerie.
- Planifier les rendez-vous et offrir un soutien administratif aux conseillers.
- Maintenir à jour les dossiers des clients et les documents administratifs.
- Participer à l'organisation du bureau, à la gestion des fournitures et aux tâches administratives courantes.
- Appuyer les différents départements dans leurs activités administratives quotidiennes.
- Veiller à ce que l'aire de réception reflète les standards élevés de professionnalisme de Heritage MD.
Qualifications
Exigences
- Minimum de 3 années d'expérience à titre de réceptionniste.
- Excellentes aptitudes en communication orale et écrite en français et en anglais.
- Excellente maîtrise de Microsoft Office 365, notamment Outlook, Word, Excel et Teams.
- Excellentes aptitudes en service à la clientèle et en relations interpersonnelles.
- Grand sens de l'organisation et souci du détail.
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à évoluer dans un environnement dynamique.
- Présentation professionnelle et attitude positive.
Atouts
- Expérience dans le secteur des services financiers, de la gestion de patrimoine, de l'assurance ou des services-conseils.
- Expérience en soutien administratif auprès de conseillers financiers, de professionnels de l'assurance ou de gestionnaires de patrimoine.
- Expérience avec des logiciels CRM et des systèmes de gestion de la clientèle.
Ce que nous offrons
- Salaire concurrentiel, selon l'expérience.
- Programme complet d'avantages sociaux.
- Possibilités de développement professionnel et d'avancement.
- Un environnement de travail collaboratif, stimulant et respectueux.
- L'occasion de vous joindre à l'une des firmes les plus innovantes au Canada en matière de services financiers destinés aux médecins et aux professionnels de la santé.
Pourquoi choisir Heritage MD?
Chez Heritage MD, chaque interaction est importante. En tant que premier point de contact de notre organisation, vous jouerez un rôle essentiel dans l'expérience client tout en soutenant une équipe passionnée qui s'engage à offrir des conseils financiers d'exception.
Si vous êtes une personne bilingue, organisée, passionnée par le service à la clientèle et désireuse de faire évoluer votre carrière au sein d'une entreprise dynamique du secteur des services financiers, nous serions ravis de faire votre connaissance.
Postulez dès aujourd'hui et joignez-vous à la famille Heritage MD!
____________________________________________________________________________________________
Receptionist
Join the Heritage MD Team
At Heritage MD, we are redefining the way Canadian physicians and healthcare professionals access financial guidance. Our mission is to provide comprehensive wealth management, financial planning, insurance, and advisory services through an exceptional client experience built on trust, professionalism, and personalized service.
We are seeking a polished, organized, and personable Receptionist who will serve as the first point of contact for our clients, partners, and visitors. This role is ideal for someone who takes pride in delivering exceptional customer service while maintaining a professional and welcoming environment.
Key Responsibilities
- Welcome clients, guests, and business partners with professionalism and warmth.
- Answer and direct incoming telephone calls in both English and French.
- Manage meeting room bookings and prepare boardrooms for client meetings.
- Coordinate incoming and outgoing mail and courier services.
- Schedule appointments and assist advisors with administrative support.
- Maintain accurate client records and office documentation.
- Assist with office organization, supplies, and general administrative duties.
- Support various departments with day-to-day administrative tasks.
- Ensure the reception area reflects the professional standards of Heritage MD.
Qualifications
Required
- Minimum 3 years of experience as a receptionist.
- Excellent verbal and written communication skills in both English and French.
- Strong proficiency with Microsoft Office 365, including Outlook, Word, Excel, and Teams.
- Outstanding interpersonal and customer service skills.
- Strong organizational skills with exceptional attention to detail.
- Ability to multitask, prioritize, and work efficiently in a fast-paced professional environment.
- Professional appearance and positive attitude.
Preferred Assets
- Previous experience working within the financial services, wealth management, insurance, or advisory industry.
- Administrative experience supporting financial advisors, insurance professionals, or wealth management teams.
- Experience working with CRM software and client management systems.
What We Offer
- Competitive salary based on experience.
- Comprehensive benefits package.
- Opportunities for professional development and career growth.
- A collaborative, supportive, and respectful work environment.
- The opportunity to join one of Canada's most innovative financial advisory firms dedicated to serving physicians and healthcare professionals.
Why Heritage MD?
At Heritage MD, every interaction matters. As the face of our organization, you'll play an important role in creating exceptional first impressions while supporting a team committed to delivering outstanding financial guidance to our clients.
If you are an organized, bilingual professional who enjoys providing exceptional customer service and wants to grow your career in a dynamic financial services environment, we'd love to hear from you.
Apply today and become part of the Heritage MD family.
Pay: From $50,000.00 per year
Benefits:
Work Location: In person
