**English version will follow**
L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire
Contrat de 24 mois
Sur site à Sept-Îles, QC
ExxonMobil est un chef de file du secteur de l’énergie depuis plus de 140 ans. Alors qu’ExxonMobil s’adapte pour répondre à la demande mondiale croissante en pétrole, gaz naturel et produits raffinés, l’entreprise demeure engagée à jouer un rôle clé dans la transition énergétique. Sa mission, soit alimenter le monde de manière sécuritaire et responsable, n’a jamais été aussi importante.
Ensemble, Raise et ExxonMobil bâtissent des équipes prêtes à répondre aux besoins énergétiques croissants à travers la Communauté de travailleurs contractuels ExxonMobil, où les talents qualifiés rencontrent des occasions contractuelles uniques.
Raise accepte actuellement des candidatures pour des postes ouverts comme celui-ci, tout en constituant une banque de talents diversifiés pour des opportunités futures. En postulant à ce poste, vous serez également considéré pour d’éventuelles opportunités correspondant à vos compétences et à votre expérience.
Remarque: Les candidats retenus seront employés par Raise Limited et travailleront dans les installations d’ExxonMobil aux côtés d’employés d’ExxonMobil et d’autres entrepreneurs.
Aperçu
Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) intermédiaire organisé(e), proactif(ve) et autonome pour soutenir nos opérations à Sept-Îles, QC. Cette personne jouera un rôle clé dans la coordination des activités administratives quotidiennes, tout en contribuant à l’amélioration des processus et au soutien des équipes.
Ce poste nécessite une excellente capacité de multitâche, de gestion des priorités et de collaboration dans un environnement dynamique
Responsabilités
- Fournir un soutien administratif, notamment la gestion d’agendas, la planification de réunions et la coordination d’événements.
- Gérer les communications (courriels, appels téléphoniques, et distribution du courrier)
- Préparer, réviser et organiser des documents, rapports et présentations
- Assurer la gestion des dossiers et des systèmes de classement
- Coordonner les activités administratives et la gestion des fournitures
- Participer à des projets spéciaux (collecte, compilation et suivi des donnéess)
- Prioriser efficacement les tâches dans un environnement multitâche
- Identifier les enjeux administratifs et les porter à l’attention des parties concernées au besoin
- Maintenir la confidentialité des informations sensibles
- Collaborer avec différentes équipes pour assurer une communication fluide
Qualifications
- Bilinguisme requis: français et anglais (nécessaire pour communiquer avec des partenaires, des clients et des équipes internes situés à l’extérieur du Québec)
- Expérience pertinente dans un rôle administratif de niveau intermédiaire
- Excellentes compétences en communication écrite et orale
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) ainsi que des systèmes de messagerie
- Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
- Capacité à travailler de façon autonome avec une supervision limitée
- Fort sens du service à la clientèle et excellentes aptitudes interpersonnelles
- Capacité à traiter des renseignements confidentiels avec professionnalisme
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24-Month Contract
On-site at Sept-Iles, QC
ExxonMobil has been a leader in the energy sector for over 140 years. As ExxonMobil adapts to meet the increasing global demand for oil, natural gas, and refined products, it is committed to playing a pivotal role in energy transition. ExxonMobil’s mission, to fuel the world safely and responsibly, has never been more important.
Together, Raise and ExxonMobil are building teams that are rising to meet the world’s growing energy needs through the ExxonMobil Contingent Community—where skilled workers and unique contract opportunities meet.
Raise is taking applications for current openings like this one while building a diverse group of talent for future openings. When you apply for this role, you’ll also be considered for upcoming positions that align with your skills and qualifications.
Note: Successful applicants will be employees of Raise Limited, working at ExxonMobil facilities with both ExxonMobil employees and other contractors.
Overview
We are seeking an organized and proactive Administrative Assistant (Intermediate) to support operations in Sept-Îles, QC. In this role, you will play an important part in ensuring smooth day-to-day administrative coordination while supporting team efficiency and contributing to process improvements.
This position requires strong multitasking, prioritization, and communication skills in a fast-paced environment.
Responsibilities
- Provide administrative support including calendar management, meeting scheduling, and event coordination
- Manage communications such as emails, phone calls, and mail distribution
- Prepare and organize documents, reports, and presentations
- Maintain accurate filing systems and records
- Coordinate office activities and manage supplies
- Support special projects involving data compilation and tracking
- Prioritize tasks effectively in a dynamic environment
- Identify issues and escalate when necessary
- Handle confidential information with discretion
- Collaborate with cross-functional teams to ensure smooth communication
Qualifications
- Bilingual in French and English (required) to support communication with internal and external stakeholders
- Relevant experience in an intermediate-level administrative role
- Strong written and verbal communication skills
- Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) and email systems
- Excellent organizational and multitasking abilities
- Ability to work independently with moderate direction
- Strong customer service and interpersonal skills
- Professionalism and ability to handle sensitive information
Looking for meaningful work? We can help
Raise is an established hiring firm with over 65 years of experience. We believe strongly in making the world a better place through work, which is why we’re a certified B Corporation and donate 10% of our profits to charity.
We strive to build teams that reflect the diversity of the communities we work in. We encourage all qualified applicants to apply, including people from traditionally underrepresented groups such as women, visible minorities, Indigenous peoples, people identifying as LGBTQ2SI, veterans, and people with visible/nonvisible disabilities.
We have a dedicated webpage for accommodations where you can learn more about what we offer, and request accommodation: https://raise.jobs/accommodations/
In order to submit candidates for roles, our clients will sometimes require personal information to confirm the identity of applicants and their legal status to work. Raise will never ask you for personal or banking information unless you have been selected for a job. If you are ever unsure about the legitimacy of this or another job posting by Raise (or have any other questions), please contact us at +1 800-567-9675 or
[email protected]
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