Catégorie d'emploi: Cadre-conseil RH
Horaire: 37.5 heures/semaine | La présence à la mairie de l'arrondissement est requise et le télétravail est autorisé au besoin. Prendre note que les horaires peuvent être prolongés afin de répondre aux besoins opérationnels.
Adresse: 815, rue Bel-Air, Montréal, H4C 2K4 | Les stations de métro Lionel-Groulx et Place-Saint-Henri se trouvent à proximité.
Ce processus pourrait servir à pourvoir d’autres postes de cet emploi ou de la même famille d’emplois dont le profil recherché est similaire, de l’arrondissement Sud-Ouest.
Le poste à l'interne se nomme: Chargé(e) de secrétariat
NOTRE OFFRE
L’arrondissement du Sud-Ouest est à la recherche d’une personne de confiance pour soutenir de la mairesse et de l'équipe du cabinet. Elle contribuera à la réalisation des priorités du cabinet en assurant une coordination administrative rigoureuse et un soutien efficace au bon déroulement des activités.
En tant qu'employé(e) de la Ville de Montréal, ce poste offre l'opportunité de fournir le soutien administratif essentiel et non partisan au travail de la mairesse et des élu(e)s de l'arrondissement et vous permettra de faire une différence significative dans l'administration municipale montréalaise.
Votre mandat
Sous la responsabilité hiérarchique du directeur de l'arrondissement et sous la responsabilité fonctionnelle de la mairesse et du directeur de cabinet, vous agissez comme un pivot administratif et organisationnel du cabinet.
Par votre sens de l’organisation, votre capacité à anticiper les besoins et votre tact, vous coordonnez les activités administratives, optimisez les méthodes de travail et contribuez directement à l'efficacité des opérations et à la qualité des services offerts aux citoyen(enne)s, aux partenaires et aux collaborateur(trice)s. Plus spécifiquement :
Soutien exécutif de la mairesse
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Gérer les courriels, les demandes et l’agenda de la mairesse, coordonner les rendez-vous et veiller à l’optimisation de son emploi du temps.
Coordination administrative des activités du cabinet
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Assurer la gestion proactive des priorités, des dossiers, des demandes, des échéanciers et des suivis du cabinet en fonction des priorités établies;
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Planifier et coordonner les rencontres, événements, comités, déplacements et activités de représentation ainsi qu’effectuer le suivi des engagements entre les différentes parties prenantes;
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Agir comme personne-ressource auprès des personnes élues, des directions, de l’administration municipale et des partenaires afin d’assurer une coordination efficace des dossiers.
Gestion de l’information, des communications et amélioration continue
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Faire le traitement et le suivi des demandes citoyennes, des communications et des requêtes adressées au cabinet;
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En collaboration avec l’équipe du cabinet, préparer, réviser et mettre en forme divers documents administratifs, notes de breffage, présentations et correspondances;
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Assurer la gestion documentaire, le classement et l’archivage des dossiers et des communications du cabinet;
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Contribuer à l'amélioration continue des processus, des méthodes de travail et des outils numériques collaboratifs afin d'assurer un environnement de travail efficace et une coordination optimale des activités.
Des questions? Des difficultés à postuler ? N’hésitez pas à communiquer avec Marie-Christine Piché, conseillère en acquisition de talents à l’adresse [email protected]
