Unifor is looking for an enthusiastic and skilled full-time permanent Legal Assistant to provide support to the National Organizing Department, working out of the National office. The Organizing Department is a fast-paced, deadline-driven environment, the position includes supporting the Director and Organizers across the country. The successful applicant must be highly motivated, organized with the ability to prioritize and manage competing deadlines.
Duties and responsibilities may include, but are not limited to:
- Assist with the preparation & completion of documentation for labour certification processes in all jurisdictions.
- Open, update, organize, maintain, and close legal files and matters (paper and electronic) in a timely manner (includes data entry and document scanning).
- Maintain a bring forward system to ensure follow up and receipt of requested materials and documents.
- Perform daily administrative functions in a punctual, professional manner.
- Provide accurate information and exemplary service while managing emails, phone calls from officers, directors, department heads, staff and local leadership and members.
- Prepare and draft documents and correspondence to support the Director and initiatives of the department.
- Organize and schedule multiple events, meetings, training courses, and prepare department materials for national and regional councils, when needed.
- Organize cost-effective travel arrangements and itineraries for staff as required.
- Use independent judgment to compose, format, and edit letters, memos, correspondence, reports, and presentations from draft stage to finalization.
- Follow an organized filing and document management process for electronic and paper documents.
- Other duties as assigned.
Position Requirements:
- Legal Administrative Assistant certificate or diploma.
- A minimum of 2 years’ experience in a similar role or equivalent.
- Understand methods and procedures in the creation and filing of all documents, paper and electronic, related to the labour certification processes.
• Experience in a unionized workplace is required.
• Strong proficiency in online meeting coordination (i.e. Zoom/Teams meetings).
• Strong project, event and time management skills, with the ability to juggle multiple tasks and projects at once while working.
• Excellent interpersonal, written and verbal communication skills, including effective phone etiquette, to diverse audiences.
• Strong initiative and exceptional ability to work in a team environment.
• Excellent attention to detail.
• Strong ability to work in a deadline driven environment while managing competing priorities.
• Strong proficiency in Microsoft Suite (Outlook and Word, Excel and PowerPoint).
• Excellent skills with database management and report generation.
• Ability to solve problems and deal with ambiguous situations.
• Ability to prioritize and work with minimal supervision.
• Highly motivated self-starter with ability to work independently as well as in a team environment.
The following skills would be considered an asset:
• Experience working in a labour or political environment.
• Proficiency with InDesign or a similar product.
• Bilingual English / French.
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Unifor recherche une personne enthousiaste et qualifiée pour occuper le poste d’assistante ou assistant juridique permanent à temps plein. Cette personne travaillera au bureau national du syndicat national Unifor et apportera son soutien au Service du recrutement national. Le Service du recrutement est un environnement où les délais sont courts et le rythme rapide. Le poste consiste à soutenir la directrice ou le directeur et les recruteurs dans tout le pays. La personne retenue doit être très motivée, organisée et capable d’établir des priorités et de gérer des échéances concurrentes.
Les tâches et responsabilités peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter, ce qui suit :
- Aider à préparer et à finaliser la documentation pour les processus d’accréditation syndicale dans toutes les régions.
- Ouvrir, mettre à jour, organiser, maintenir et fermer les dossiers et affaires juridiques (format papier et électronique) dans les délais impartis (y compris la saisie de données et la numérisation de documents).
- Maintenir un système de rappel afin d’assurer le suivi et la réception de la documentation et des documents demandés.
- Exécuter les tâches administratives quotidiennes de manière ponctuelle et professionnelle.
- Fournir des renseignements précis et un service exemplaire tout en gérant les courriels, les appels téléphoniques des dirigeantes et dirigeants, des directrices et directeurs, des responsables de service, des représentantes et représentants, et des membres des sections locales.
- Préparer et rédiger des documents et de la correspondance pour assister le directeur et les initiatives du service.
- Organiser et planifier de multiples événements, réunions et cours de formation, et préparer les documents du Service pour les conseils nationaux et régionaux, le cas échéant.
- Organiser des voyages et des itinéraires économiquement avantageux pour les membres du personnel, le cas échéant.
- Faire preuve de discernement pour composer, mettre en forme et réviser des lettres, des notes de service, de la correspondance, des rapports et des présentations, de l’ébauche à la finalisation.
- Suivre un processus organisé de classement et de gestion des documents électroniques et papier.
Exigences du poste :
- Certificat ou diplôme d'assistante ou d'assistant administratif juridique.
- Au moins deux ans d’expérience à un poste similaire.
- Compréhension des méthodes et des procédures de création et d'archivage de tous les documents, papier et électroniques, en lien avec les processus d'accréditation syndicale.
- Une expérience dans un milieu de travail syndiqué est requise.
- Excellente compétence en matière de coordination de réunions en ligne (c.-à-d. réunions Zoom).
- Excellentes compétences en gestion de projets, d'événements et de temps, avec la capacité à mener de front plusieurs tâches et projets simultanément tout en travaillant.
- Excellentes aptitudes en communication interpersonnelle, écrite et verbale, y compris une étiquette téléphonique efficace, à l’égard de divers publics.
- Esprit d'initiative et capacité exceptionnelle à travailler en équipe.
- Un souci du détail irréprochable.
- Forte capacité à travailler dans un environnement soumis à des délais serrés tout en gérant des priorités concurrentes.
- Solide maîtrise de Microsoft Outlook et de Word, Excel et PowerPoint.
- Excellentes compétences dans la gestion de bases de données et la production de rapports.
- Capacité à résoudre des problèmes et à composer avec des situations ambiguës.
- Capacité à établir des priorités et à travailler avec un minimum de supervision.
- Personne autonome et hautement motivée, capable de travailler de manière indépendante et en équipe.
Les compétences suivantes sont considérées comme un atout :
- Expérience de travail dans un environnement syndical ou politique.
- Maîtrise d’InDesign ou d’un produit similaire.
- Bilinguisme (français et anglais).
Job Types: Full-time, Permanent
Pay: From $64,000.00 per year
Benefits:
- Casual dress
- Company pension
- Dental care
- Disability insurance
- Employee assistance program
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Paid time off
- Vision care
Schedule:
Experience:
- Phone etiquette: 2 years (required)
- Microsoft Office: 2 years (required)
- Filing: 2 years (required)
- Administrative experience: 2 years (required)
Work Location: In person
Expected start date: 2024-11-04
