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À PROPOS DE MONTEBELLO PACKAGING
Montebello Packaging, fabricant de classe mondiale, produit des tubes et contenants pour l’industrie pharmaceutique, cosmétique et alimentaire. La compagnie est une division de Jim Pattison Group, un conglomérat de 20 milliards de dollars canadiens. Montebello Packaging emploie 350 personnes et possède trois usines en Amérique du Nord.
TITRE : Soutien administratif
Poste temporaire de 6 mois avec possibilité de permanence
SUPÉRIEUR IMMÉDIAT : Directeur d'usine
LIEU : Lachine, Québec, Canada
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET TÂCHES :
Soutien administratif :
- Coordonner la structure et la logistique des principales réunions de l'usine, y compris, sans s'y limiter, les réunions mensuelles de santé et sécurité, les revues hebdomadaires de la performance de l'usine, la revue annuelle de la direction et la réunion SWOT annuelle
- Assurer une présence à la réception de l'usine
Coordination de la formation :
- Gérer les dossiers de formation des employés, y compris leur création, leur mise à jour et leur fermeture
- Planifier les séances de formation des employés
- Soutenir les formateurs de l'usine et les experts en la matière (SME) relativement aux exigences documentaires et à la planification des activités de formation
- Soutenir les audits de l'usine en fournissant la documentation liée à la formation
- Soutenir l'usine dans la mise à jour des procédures
Soutien en santé et sécurité :
- Planifier et documenter les réunions du comité de santé et sécurité
- Tenir à jour les dossiers et la documentation en matière de santé et sécurité
- Faire le suivi des rapports d'incident, des mesures correctives et des enquêtes
- Tenir à jour les dossiers de formation en sécurité et les dossiers de certification connexes dans les dossiers de formation des employés
- Surveiller les dates d'expiration des certifications
- Diffuser les communications internes en matière de santé et sécurité
Soutien administratif aux RH
- Participer à l'accueil et à l'orientation des nouveaux employés
- Soutenir la planification du recrutement et les communications avec les candidats
- Aider les employés de l'usine à répondre à leurs questions relatives aux RH et les orienter vers les ressources appropriées
- Participer aux activités générales des RH
Accueil des clients et des visiteurs
- Planifier les visites des clients et des visiteurs
- Organiser la logistique des salles de réunion, des rafraîchissements et des repas
COMPÉTENCES ET APTITUDES :
- Solides compétences organisationnelles
- Solides compétences en communication et capacité d'adapter son style de communication à différents publics
- Personne avenante et à l'aise de travailler avec les autres
- Connaissance des bonnes pratiques de documentation (GDP) applicables
- À l'aise avec les systèmes informatisés
- Discrétion, professionnalisme et respect de la confidentialité
- Capacité à lire, à écrire et à comprendre l'anglais et le français
QUALIFICATIONS (formation et expérience)
- Diplôme d'études secondaires requis
- Une expérience en soutien administratif dans un environnement manufacturier constitue un atout
ABOUT MONTEBELLO PACKAGING
Montebello Packaging is a world-class manufacturer of tubes and containers for the pharmaceutical, cosmetics and food industries. The company is a division of the Jim Pattison Group, a $20 (CAD) billion conglomerate. Montebello Packaging employs 350 people and has three plants in North America.
TITLE: Administrative support
6-month temporary position with the possibility of becoming permanent
REPORTING TO: Plant Manager
LOCATION: Lachine, Québec, Canada
PRINCIPAL RESPONSIBILITIES AND TASKS INCLUDE:
Administrative support:
- Coordinate the structure and logistics of key plant meetings, including, but not limited to, monthly Health and Safety meetings, weekly plant performance reviews, the annual management review, and the annual SWOT meeting
- Provide reception coverage for the plant
Training coordination:
- Manage employee training files, including creation, upkeep and closure
- Plan employee training sessions
- Support plant trainers and subject matter experts (SMEs) with documentation requirements and training event planning
- Support plant audits by providing training-related documentation
- Support the plant with procedure updates
Health & Safety support:
- Schedule and document Health & Safety Committee meetings
- Maintain health and safety records and documentation
- Track incident reports, corrective actions, and investigations
- Maintain safety training and related certification records in employee training files
- Monitor certification expiry dates
- Issue internal Health & Safety communications
HR Administration Support
- Assist with onboarding and orientation for new employees
- Support recruitment scheduling and candidate communications
- Assist plant employees with HR-related inquiries and direct them to the appropriate resources
- Assist with general HR activities
Customer & Visitor Hosting
- Schedule visitor and customer visits
- Arrange meeting rooms, refreshments and meals logistics
SKILLS AND COMPETENCIES:
- Strong organization skills
- Strong communication skills and the ability to adapt communication style to different audiences.
- Personable and comfortable working with others
- Knowledge of applicable good documentation practices (GDP)
- Comfortable working with computerized systems
- Discretion, professionalism and confidentiality
- Ability to read, write, and understand English and French
QUALIFICATIONS (education & experience)
- High school diploma required
- Experience providing administrative support in a manufacturing environment is an asset.
Pay: From $48,000.00 per year
Benefits:
Work Location: In person
