Adjointe administrative / Secrétaire
À propos de l'École Montessori de l'Outaouais
L'École Montessori de l'Outaouais est un établissement d'enseignement privé offrant un environnement éducatif stimulant, bienveillant et respectueux du développement de chaque enfant. Inspirée de la pédagogie Montessori, notre école favorise l'autonomie, la curiosité, le respect, la responsabilité et l'épanouissement de chaque élève dans un milieu sécuritaire et inclusif.
Notre équipe est composée de professionnels passionnés qui collaborent quotidiennement afin d'offrir une expérience éducative de grande qualité aux familles de notre communauté. L'administration joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l'école en assurant une gestion efficace, un service à la clientèle exemplaire et un soutien constant aux élèves, aux parents et aux membres du personnel.
Description du poste
Sous la supervision de la direction générale et de la responsable de l'administration , l'adjointe administrative / secrétaire assure le bon fonctionnement des activités administratives de l'école. Elle constitue le premier point de contact pour les familles, les visiteurs et les partenaires externes. Grâce à son sens de l'organisation, sa discrétion et son professionnalisme, elle contribue à offrir un service accueillant, efficace et de grande qualité tout en soutenant la direction et l'ensemble de l'équipe-école dans leurs activités quotidiennes.
Véritable pilier administratif de l'établissement, elle coordonne plusieurs dossiers simultanément, veille à la fluidité des communications internes et externes, assure la gestion documentaire ainsi que le suivi des dossiers administratifs, contribuant ainsi au bon déroulement des opérations de l'école.
L'adjointe administrative exerce ses fonctions avec autonomie, rigueur, confidentialité et initiative, tout en respectant les valeurs de l'École Montessori de l'Outaouais.
Principales responsabilités
Accueil et service à la clientèle
- Accueillir chaleureusement les parents, élèves, visiteurs et fournisseurs.
- Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et aux demandes de renseignements.
- Assurer un service à la clientèle professionnel, courtois et efficace.
- Orienter les demandes vers les personnes concernées.
Soutien administratif
- Rédiger, corriger, mettre en page et diffuser différents documents administratifs.
- Préparer les lettres, contrats, attestations, formulaires et rapports.
- Assurer le classement physique et numérique des dossiers.
- Maintenir les bases de données et les dossiers des élèves à jour.
- Effectuer le suivi des échéanciers administratifs.
Gestion des dossiers scolaires
- Participer au processus d'admission et d'inscription des élèves.
- Assurer le suivi des documents obligatoires des familles.
- Préparer les dossiers des nouveaux élèves.
- Veiller à la conformité des dossiers selon les exigences du ministère et de l'école.
Communications
- Préparer les communications destinées aux parents.
- Collaborer à la préparation des infolettres, événements et documents promotionnels.
- Assurer le suivi des demandes des familles.
Gestion financière
- Préparer les factures et effectuer le suivi des paiements.
- Collaborer avec le service de comptabilité.
Ressources humaines
- Participer au processus d'embauche et d'accueil des nouveaux employés.
- Assurer le suivi des dossiers du personnel.
- Préparer certains documents administratifs liés aux ressources humaines.
- Veiller à la mise à jour des dossiers des employés.
Organisation et logistique
- Gérer les fournitures de bureau et les commandes.
- Collaborer à l'organisation des activités de l'école.
- Effectuer toute autre tâche administrative connexe contribuant au bon fonctionnement de l'établissement.
Qualifications recherchées
- Diplôme d'études collégiales (DEC) ou professionnelles (DEP) en bureautique, secrétariat, administration ou dans un domaine connexe.
- Expérience pertinente dans un poste similaire.
- Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Bonne connaissance de l'anglais, un atout.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, Canva et des outils numériques.
- Expérience avec des plateformes de gestion scolaire, un atout.
Compétences recherchées
- Excellent sens de l'organisation.
- Gestion efficace des priorités.
- Autonomie et initiative.
- Grande discrétion et respect de la confidentialité.
- Sens développé du service à la clientèle.
- Excellentes habiletés en communication.
- Polyvalence et capacité d'adaptation.
- Esprit d'équipe et collaboration.
- Souci du détail et grande rigueur.
- Capacité à travailler sous pression tout en maintenant un haut niveau de qualité.
Date d'entrée en fonction : Août 2026
Salaire : À discuter
Heures : 40
Horaire : Du lundi au vendredi de 8h00 à 17h00
Seules les candidatures retenues seront contacter.
Avantages :
- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés
- Stationnement sur place
Lieu du poste : En présentiel
