Reporting to the Director of Finance, the incumbent of the role must oversee the financial operations of the organization. Responsible for managing and coordinating financial activities, ensuring compliance with accounting standards and regulations, and providing accurate and timely financial information to support strategic decision making.
General
- Coordinate and manage month-end and year-end closing processes, ensuring timely and accurate financial reporting.
- Review and approve journal entries, reconciliations, and all other financial transactions.
- Plan, direct and coordinate all accounting operational functions.
- Execute rent payments and maintain deferred rent schedules
- Prepare and analyse all financial statements including balance sheet and income statements for each division within the organization.
- Conduct ongoing analysis and provide explanations for budgetary deviations and anomalies on the financial statements.
- Work closely with department heads to ensure accuracy of all financial reporting for each division monthly.
- Manage internal control systems to ensure accurate approval flows for all expenses.
- Participate in annual development of budgets and financial forecasts.
- Manage and maintain a weekly cash flow.
- Manage all bank transactions including payments and reconciliations.
- Develop and implement financial procedures and controls to ensure compliance with all accounting treatment and minimize financials risks for the organization.
- Prepare and analyze AP and AR reports, providing insights on cash flow, aging analysis and payment trends.
- Prepare and file all federal and provincial sales taxes.
- Prepare and project income tax for WM.
- Assist in auditing activities and provide necessary information and prepare requested documentation
Management
- Lead and develop a team of financial professionals, providing guidance and training.
- Prepare and lead team meetings for the finance department to inject motivation, create engagement within the team and ensure work performance of team members is efficient.
- Participate in hiring process and lead all performance reviews, goal setting and disciplinary actions.
- Ensure the team is adhering to all legislative requirements and internal compliances.
- Drive organizational excellence by implementing IS and automation to enhance financial proficiency and minimize manual labor.
- Act as administrator user in all IS for accounting, payroll, and AP to provide support to team members, trouble shoot issues and provide solutions (Desjardins, Kronos, Norming, Sage, RBC insurance.
- Lead project management of new IS implementations for accounting to maximize financial efficiency
Payroll
- Oversee the entire payroll processing of three companies on a weekly and biweekly basis to ensure timely and accurate processing of all payroll transactions including salaries, benefits, taxes, and all related deductions.
- Implement and maintain control systems to track all payroll disbursements and eliminate the risk of fraud and payment errors.
- Maintain the integrity of the organization by ensuring all internal customers queries are attended.
- Strategize new procedures to improve the efficiency and effectiveness of the payroll department.
- Design and implement new process flows and control systems to follow company policy and organizational vision.
- Ensure the team is compliant with all federal and provincial tax regulation, labour laws and payroll standards.
- Train and develop payroll specialist to grasp payroll related accounting principles and best payroll practices as it applies to organizational standards.
- Review and approve all month end related activities including salary disbursement, source deductions and voluntary benefit.
- Manage all payroll related reconciliation.
- Prepare and file all federal and provincial tax reports related to source deductions, garnishments and year end taxes.
- Manage and lead all year end activities in compliance with government legislation including source deductions reconciliations, WSIB, Work Safe BC, EHT, Releve 1, CSST & training expenses.
Accounts Payable & Accounts Receivable
- Oversee day-to-day accounts payable operations.
- Implement and maintain strong internal controls and procedures to ensure the integrity and accuracy of financial records.
- Develop and maintain efficient processes and control for the entire accounts payable cycle to ensure timely payment execution of all vendors.
- Ensure accuracy of all payable’s reconciliation and allocation across various divisions.
- Execute all bank payments.
- Manage accounting receivable function including collection activities and cash application.
- Enforce credit policies and procedures to minimize the risk of bad debt and optimize cash flow.
- Collaborate with sales and customer success team to resolve billing disputes and customer inquires.
- Generate periodic financial reports related to receivables for management review.
- Identify & facilitate process improvement projects to drive efficiency.
- Other tasks as assigned …
Role Requirements
- Experience - Minimum 5 years of Account Management
- Education – Bachelor’s degree
- Other – Expert level knowledge of Excel & MS Suite
- Knowledgeable with the principles of ISO9001:2015 standards applicable to assigned functions and role.
- Takes accountability and supports team to contribute to the effectiveness of the quality management system.
Uses a risk-based approach to identify risks and opportunities which may affect conformity of products and services rendered and customer satisfaction
PiVAL subscribes to the principles of equal employment and promotes access to our diversified, inclusive and accessible workplace. We welcome and encourage applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.
Knowledge of English is required for this specific position. As PiVAL International deals with partners across North America and the successful candidate will be required to communicate frequently with them. PiVAL International has taken all reasonable steps to avoid imposing English language requirements, including assessing the actual language needs associated with the duties to be performed, ensuring that the language skills already required of the other employees were insufficient for the performance of those duties, and limiting as much as possible the number of positions with duties requiring English language skills.
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Général
- Coordonner et gérer les processus de clôture de fin de mois et de fin d’année, en assurant une communication financière précise et en temps opportun.
- Examiner et approuver les écritures de journal, les rapprochements et toutes les autres transactions financières.
- Planifier, diriger et coordonner toutes les fonctions opérationnelles comptables.
- Exécuter les paiements de loyer et maintenir les calendriers de loyer différé.
- Préparer et analyser tous les états financiers, y compris le bilan et les états des résultats pour chaque division de l’organisation.
- Effectuer une analyse continue et fournir des explications pour les écarts budgétaires et les anomalies sur les états financiers.
- Travailler en étroite collaboration avec les chefs de département pour assurer l’exactitude de tous les rapports financiers pour chaque division mensuellement.
- Gérer les systèmes de contrôle interne pour assurer des flux d’approbation précis pour toutes les dépenses.
- Participer à l’élaboration annuelle des budgets et des prévisions financières.
- Gérer et maintenir un flux de trésorerie hebdomadaire.
- Gérer toutes les transactions bancaires, y compris les paiements et les rapprochements.
- Développer et mettre en œuvre des procédures et des contrôles financiers pour assurer la conformité à tous les traitements comptables et minimiser les risques financiers pour l’organisation.
- Préparer et analyser les rapports AP et AR, fournissant des informations sur les flux de trésorerie, l’analyse de l’âge et les tendances de paiement.
- Préparer et déposer toutes les taxes de vente fédérales et provinciales.
- Préparer et projeter l’impôt sur le revenu pour WM.
- Assister aux activités d’audit et fournir les informations nécessaires et préparer la documentation demandée.
Gestion
- Diriger et développer une équipe de professionnels de la finance, en fournissant des conseils et une formation.
- Préparer et diriger les réunions d’équipe pour le département des finances afin d’injecter de la motivation, de créer de l’engagement au sein de l’équipe et d’assurer l’efficacité du travail des membres de l’équipe.
- Participer au processus de recrutement et diriger toutes les évaluations de performance, la fixation d’objectifs et les actions disciplinaires.
- Assurer que l’équipe respecte toutes les exigences législatives et les conformités internes.
- Promouvoir l’excellence organisationnelle en mettant en œuvre des systèmes d’information et de l’automatisation pour améliorer la compétence financière et minimiser le travail manuel.
- Agir en tant qu’utilisateur administrateur dans tous les systèmes d’information pour la comptabilité, la paie et les comptes fournisseurs pour fournir un soutien aux membres de l’équipe, résoudre les problèmes et fournir des solutions (Desjardins, Kronos, Norming, Sage, RBC assurance).
- Diriger la gestion de projet des nouvelles implémentations de systèmes d’information pour la comptabilité afin de maximiser l’efficacité financière.
Paie
- Superviser l’ensemble du traitement de la paie de trois entreprises sur une base hebdomadaire et bihebdomadaire pour assurer le traitement en temps opportun et précis de toutes les transactions de paie, y compris les salaires, les avantages sociaux, les taxes et toutes les déductions connexes.
- Mettre en œuvre et maintenir des systèmes de contrôle pour suivre toutes les distributions de paie et éliminer le risque de fraude et d’erreurs de paiement.
- Maintenir l’intégrité de l’organisation en veillant à ce que toutes les requêtes des clients internes soient traitées.
- Élaborer de nouvelles procédures pour améliorer l’efficacité et l’efficience du département de la paie.
- Concevoir et mettre en œuvre de nouveaux flux de processus et des systèmes de contrôle pour suivre la politique de l’entreprise et la vision organisationnelle.
- Assurer que l’équipe est conforme à toutes les réglementations fiscales fédérales et provinciales, aux lois du travail et aux normes de paie.
- Former et développer des spécialistes de la paie pour comprendre les principes comptables liés à la paie et les meilleures pratiques de paie selon les normes organisationnelles.
- Examiner et approuver toutes les activités de fin de mois, y compris la distribution des salaires, les déductions à la source et les avantages volontaires.
- Gérer tous les rapprochements liés à la paie.
- Préparer et déposer tous les rapports fiscaux fédéraux et provinciaux liés aux déductions à la source, aux saisies et aux impôts de fin d’année.
- Gérer et diriger toutes les activités de fin d’année en conformité avec la législation gouvernementale, y compris les rapprochements des déductions à la source, WSIB, Work Safe BC, EHT, Relevé 1, CSST et les dépenses de formation.
Comptes fournisseurs
- Mettre en œuvre et maintenir des contrôles internes solides et des procédures pour assurer l’intégrité et l’exactitude des dossiers financiers.
- Développer et maintenir des processus et des contrôles efficaces pour l’ensemble du cycle des comptes fournisseurs afin d’assurer l’exécution en temps opportun des paiements de tous les fournisseurs.
- Assurer l’exactitude de tous les rapprochements et allocations des comptes fournisseurs entre les différentes divisions.
- Exécuter tous les paiements bancaires.
Comptes clients
- Gérer la fonction des comptes clients, y compris les activités de recouvrement et l’application des paiements.
- Appliquer les politiques et procédures de crédit pour minimiser le risque de créances irrécouvrables et optimiser les flux de trésorerie.
- Collaborer avec les équipes de vente et de réussite client pour résoudre les litiges de facturation et les demandes des clients.
- Générer des rapports financiers périodiques liés aux comptes clients pour examen par la direction.
- Identifier et faciliter les projets d’amélioration des processus pour améliorer l’efficacité.
- Autres tâches assignée
PiVAL adhère aux principes de l’égalité en matière d’emploi et favorise l’accès à notre lieu de travail diversifié, inclusif et accessible. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes handicapées. Des aménagements sont disponibles sur demande pour les candidats participant à tous les aspects du processus de sélection.
Bilinguisme français et anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit.
La connaissance de l’anglais est requise pour ce poste spécifique, car PiVAL International fait affaire avec des partenaires partout en Amérique du Nord et le candidat retenu devra communiquer fréquemment avec ces derniers. PiVAL International a pris tous les moyens raisonnables pour éviter d’imposer la connaissance de l’anglais, notamment en évaluant les besoins linguistiques déjà requises des autres membres du personnel étaient insuffisante pour l’exercice de ces fonctions et en limitant autant que possible le nombre de postes comportant des fonctions dont l’exercice requiert la connaissance de l’anglais.
