Technicienne ou technicien en administration à direction des ressources informationnelles
CIUSSS du Nord-de-l'Île-de-Montréal
Canada
Sous la responsabilité du directeur des ressources informationnelles, la personne titulaire du poste est responsable du fonctionnement administratif et du suivi des travaux administratifs de la direction. Elle voit aussi aux relations internes et externes de la direction.
En collaboration avec les directions adjointes de la Direction des ressources informationnelles (DRI) ainsi qu’avec ses différents services, la personne titulaire assure la liaison entre son supérieur et tous les services. Elle est responsable de la coordination et de l’exécution de l’ensemble des activités découlant des fonctions administratives qui lui sont dédiées, pour en assurer un fonctionnement optimal et efficace. Elle coordonne les activités de secrétariat et effectue celles relatives au soutien administratif et clérical de son supérieur et des professionnels de la direction. Elle assiste à des comités de travail à la demande du supérieur et en assure le suivi
Elle contribue aux orientations et objectifs de la direction, favorise la collaboration interservices et agit à titre de personne ressource pour son entourage dans son champ de compétences.

Fonctions générales
  • Assure la coordination du secrétariat du directeur.
  • Tient à jour l'agenda du directeur. Reçoit les demandes, les inscrit et supervise l'organisation des réunions ou rencontres. De plus, elle en assure l'aspect logistique.
  • Fournit des réponses aux questions et problèmes relevant de sa compétence. À cette fin, la personne titulaire du poste doit assumer la préparation de certains dossiers et la résolution de certains problèmes à caractère administratif.
  • Rédige certaines pièces de correspondance. Au besoin, rédige des convocations, des lettres courantes, des courriels à partir des renseignements fournis par le directeur.
  • Révise les textes afin de s'assurer qu'ils respectent les normes graphiques et vérifie l'exactitude de la syntaxe, de l'orthographe et de la clarté du texte.
  • Assure le suivi, le traitement ou la production de textes rédigés ou dictés (conférence, séminaire, présentation PowerPoint, etc.), de même que leur diffusion-interne ou externe.
  • Assure une distribution rapide et adéquate de toutes demandes, correspondances, directives et informations.
  • Prépare les rencontres de différents comités : élabore l'ordre du jour, collige la documentation nécessaire, rédige les procès-verbaux et la transmission de la documentation interne et par voie électronique.
  • Établit et maintient à jour le système de classement des documents administratifs.
  • Assure la gestion des dossiers personnels du directeur : notes de frais et autres.
  • Soutient, lorsque requis, les autres membres du secrétariat de la direction (absences, congés et période de vacances).
  • Accomplit tout autre mandat à la demande du directeur.
  • Assure la reproduction des documents pertinents aux activités de sa direction.
  • Conçoit certains documents et les maintient à jour.
  • Assure le suivi des activités de consultation et de communication.
Exigences :
FORMATION GÉNÉRALE

  • DEC en technique administrative ou dans une discipline appropriée d'une école reconnue par le Ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport.
PROFIL RECHERCHÉ

  • Maîtrise avancée des logiciels de la suite MS Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook).
  • Maîtrise le logiciel Octopus.
  • Excellente connaissance du français parlé et écrit.
  • Niveau d’anglais intermédiaire.
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Le CIUSSS du Nord-de-l'Île-de-Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.