TECHNICIEN(E) EN ADMINISTRATION - DEUR - REMPLACEMENT À TEMPS COMPLET
CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal
Mont-royal, QC
Description du poste :
REMPLACEMENT À TEMPS COMPLET
LIEU : 66 Ste Catherine Est
HORAIRE : 8H00 à 16H00

La Direction de l’enseignement universitaire et de la recherche (DEUR) est à la recherche d'une personne pour assister la direction dans ses fonctions administratives et professionnelles. Cette personne sera appelée à accomplir des travaux administratifs complexes qui nécessitent de bien connaître la structure administrative, les partenaires internes et externes, de même que les projets en cours.

Une partie du travail consistera à l'élaboration et au traitement de dossiers ou de données nécessitant des connaissances de la mission universitaire. Elle traite les requêtes acheminées à la direction et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle voit à la circulation des informations dans le respect des règles de confidentialité établies. Elle peut effectuer des travaux reliés à l'approvisionnement, à la reddition de compte des subventions, à la planification des ressources humaines ou autres travaux complexes relatifs à ses fonctions. Elle règle des situations problématiques, détermine les actions à poser, en informe la direction ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi. Cette personne peut aussi être appelée à assister la direction dans la gestion quotidienne des dossiers en plus d’effectuer des travaux de secrétariat au besoin.

RESPONSBILITÉS :
  • Planifier les diverses réunions et convoquer les membres;
  • Recevoir, trier, traiter les courriels et répondre aux appels téléphoniques, assurer une réponse ou un soutien approprié en fonction de leur priorité pour les affaires de la Direction;
  • Assurer un soutien logistique pour les réunions ou comités de travail (élaboration de l’ordre du jour, réservation du local, branchement de la visioconférence, préparation des documents requis);
  • Assister aux rencontres à différentes rencontres de la Direction et rédiger les procès-verbaux de celles-ci;
  • Appuyer la directrice dans la rédaction de lettre d’appuis aux projets de recherche des chercheurs ou partenaires académiques;
  • Appuyer la directrice, personne formellement mandatée dans l’établissement pour l’approbation des projets de recherche dans l’Établissement, dans la rédaction des lettres courantes à partir des consignes de la directrice;
  • Établir et maintenir des collaborations efficaces avec les autres directions et les partenaires universitaires et ministériels;
  • Produire, éditer ou réviser des documents Word et présentations PowerPoint en respectant les normes graphiques exigées, produire des tableaux Excel et Smartsheet pour les suivis des dossiers de la Direction;
  • Responsable d’accueillir les visiteurs et leur assurer un soutien approprié;
  • Effectuer le suivi des budgets de fonctionnement de la Direction;
  • Produire les états de situation budgétaire trimestriels pour la Direction;
  • Assurer le suivi des contrats et des embauches de la Direction, dont ceux des membres des comités d’éthique;
  • Assister la directrice dans les projets spéciaux;
  • Gérer les commandes de matériel de la Direction;
  • Accroître l'efficacité de l'ensemble des activités administratives;
  • Agir comme personne-ressource pour clarifier les politiques et procédures déposées par la DEUR;
  • Accomplir tout autre mandat à la demande de la directrice.
RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES :
Soutien aux salles de pilotage
  • Assurer un soutien administratif aux salles de pilotage tactiques et opérationnelles;
  • Assister aux rencontres et produire et rédiger les fiches synthèses, les Smartsheet, les tableaux de bord et autres documents de synthèse (Word et PowerPoint) et tableaux Excel requis;
  • Effectuer les suivis et la correspondance qui découlent des différentes réunions des salles de pilotage.
Soutien à l’actualisation de la mission universitaire :
  • Accueillir et collaborer à la supervision de stagiaires en technique administrative;
  • Faciliter l’accueil et l’intégration des stagiaires accueillis par les membres de l’équipe se rapportant directement à la directrice, quelle que soit leur discipline.
QUALITÉS RECHERCHÉES :
  • Aptitude marquée en gestion des priorités, grand sens de l'organisation et capacité de planification;
  • Capacité de mener simultanément plusieurs dossiers en effectuant les suivis appropriés;
  • Démontrer du leadership et une bonne collaboration;
  • Faire preuve d'autonomie et de jugement;
  • Capacité à composer avec les situations délicates;
  • Esprit d'analyse développé
  • Grande capacité d'adaptation
  • Diplomatie et grande discrétion
  • Flexibilité
Exigences

Exigences :
Doit détenir un diplôme de fin d'études collégiales (DEC) en techniques administratives pertinent à la fonction*
OU
Une attestation d'études collégiales (AEC) pertinente à la fonction;
OU
Un certificat pertinent à la fonction;
OU
Un baccalauréat pertinent à la fonction;

RÉUSSIR LES TESTS SUIVANT :
Français de niveau 1
Word de niveau 1
Excel de niveau 1
Test de secteur

Remarques :
Le CIUSSS Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.

Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.