AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE) / RÉCEPTIONNISTE BILINGUE
BUREAU GÉNÉRAL
Poste : Agent(e) administratif(ve) / Réceptionniste bilingueLieu : Académie Hébraïque
L’Académie Hébraïque est à la recherche d’un(e) Agent(e) administratif(ve) / Réceptionniste bilingue organisé(e), professionnel(le) et accueillant(e), pour appuyer les opérations quotidiennes du bureau général.Ce poste est idéal pour une personne qui aime le contact humain, gère efficacement plusieurs priorités à la fois et contribue à offrir un service de qualité aux élèves, parents, membres du personnel et visiteurs.
Votre rôle : responsabilités principales
Accueil et réception
- Accueillir les élèves, parents, visiteurs et fournisseurs avec professionnalisme et courtoisie.
- Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et acheminer les communications.
- Gérer la boîte courriel générale et orienter les demandes vers les bons départements.
- Assurer le suivi des entrées/sorties selon les protocoles de sécurité de l’école.
Soutien administratif quotidien
- Rédiger, corriger et mettre en forme des lettres, courriels, formulaires et documents administratifs (français/anglais).
- Effectuer le classement (papier et numérique) et assurer la mise à jour des dossiers.
- Gérer l’agenda de certaines activités administratives et coordonner les réservations de salles.
- Préparer des documents pour les réunions, communications internes et envois aux familles.
Coordination et opérations de bureau
- Soutenir la gestion des fournitures de bureau (inventaire, commandes, réception).
- Coordonner le courrier, les livraisons et les demandes logistiques courantes.
- Appuyer le suivi des absences, retards et autorisations selon les procédures établies.
- Aider aux périodes de pointe (rentrée, journées pédagogiques, événements spéciaux, fin d’année).
Communication avec les familles et le personnel
- Répondre aux demandes générales des parents et assurer un service rapide et respectueux.
- Transmettre des messages importants à l’équipe-école.
- Maintenir à jour les listes d’urgence et les coordonnées des familles.
Confidentialité et conformité
- Traiter les informations sensibles avec discrétion et professionnalisme.
- Respecter les politiques internes de l’école et les exigences administratives applicables.
Votre profil : compétences et qualifications
- Bilinguisme : excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.
- Expérience : minimum de 2 ans dans un poste administratif ou de réception (milieu scolaire = atout).
- Compétences techniques : bonne maîtrise de Microsoft Office et Google Workspace; expérience avec un système de gestion scolaire (ex. DASH) est un atout.
- Service à la clientèle : approche chaleureuse, professionnelle et orientée solutions.
- Organisation : rigueur, autonomie, gestion des priorités et souci du détail.
- Discrétion : capacité à gérer des dossiers confidentiels.
- Flexibilité : capacité à s’adapter aux besoins opérationnels de l’école.
Ce que nous offrons
- Une rémunération compétitive, incluant des avantages médicaux, dentaires et un régime de retraite.
- Des congés payés pendant les vacances scolaires.
- Un environnement de travail collaboratif, bienveillant et axé sur la réussite des élèves.
Comment postuler
Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur CV et une lettre de motivation à [email protected] noter que seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactées.
Joignez-vous à l’Académie Hébraïque et contribuez au bon fonctionnement de notre communauté scolaire dynamique!
BILINGUAL GENERAL OFFICE ADMINISTRATIVE WORKER / RECEPTIONIST
GENERAL OFFICE
Position: Bilingual General Office Administrative Worker / ReceptionistLocation: Hebrew Academy
Hebrew Academy is seeking a Bilingual General Office Administrative Worker / Receptionist who is organized, professional, and welcoming to support day-to-day front office operations.This role is ideal for someone who enjoys working with people, manages multiple priorities effectively, and is committed to delivering high-quality service to students, parents, staff, and visitors.
Your Role: Key Responsibilities
Reception and Front Desk Operations
- Welcome students, parents, visitors, and vendors in a warm and professional manner.
- Answer, screen, and route incoming phone calls appropriately.
- Manage the general office inbox and direct inquiries to the correct departments.
- Monitor visitor sign-in/out and follow school safety procedures.
Daily Administrative Support
- Draft, edit, and format letters, emails, forms, and administrative documents in both English and French.
- Maintain organized paper and digital filing systems.
- Coordinate calendars for administrative activities and meeting room bookings.
- Prepare materials for meetings, internal communications, and family correspondence.
Office Coordination and Operations
- Support office supply management (inventory, ordering, receiving).
- Coordinate mail, courier deliveries, and routine office logistics.
- Assist with attendance/late arrival documentation and related office procedures.
- Provide support during peak periods (back-to-school, PD days, events, and year-end).
Communication with Families and Staff
- Respond to parent inquiries with timely, respectful service.
- Relay important messages to school personnel efficiently.
- Help maintain up-to-date emergency contact lists and family records.
Confidentiality and Compliance
- Handle sensitive information with discretion and professionalism.
- Follow school policies and applicable administrative requirements.
What You Bring: Qualifications
- Bilingualism: Strong verbal and written fluency in English and French.
- Experience: Minimum 2 years in an administrative and/or reception role (school setting is an asset).
- Technical Skills: Proficiency in Microsoft Office and Google Workspace; experience with student information systems (e.g., DASH) is an asset.
- Customer Service: Friendly, professional, and solution-oriented approach.
- Organization: Strong time management, prioritization, and attention to detail.
- Confidentiality: Ability to handle sensitive records with care.
- Adaptability: Flexible and responsive to evolving school needs.
What We Offer
- Competitive compensation, including medical, dental, and pension benefits.
- Paid school vacation breaks.
- A collaborative, supportive, and student-centered school environment.
How to Apply
Interested candidates should submit their resume and cover letter to [email protected] note that only applicants selected for an interview will be contacted.
Join Hebrew Academy and help support a vibrant, welcoming school community.
Job Types: Full-time, Part-time, Permanent, Casual
Pay: $20.00-$32.00 per hour
Benefits:
- Dental care
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Paid time off
- RRSP match
Work Location: In person
