Key Responsibilities:
- Manage all vacant shifts due to employee and volunteer absences, including unplanned absences, according to the collective agreement and HCO policies and document all changes at the time of occurrence
- Ensure that replacement staff is according to the collective agreement and HCO processes
- Ensure staff and volunteer schedules are accurate and quotas are met
- Ensure quality of service by answering phone calls and dealing with scheduling emergency calls
- Logging all scheduling issues for continuity of service
Principales responsabilités :
- Gérer tous les quarts de travail inoccupés en raison d’absences d’employés et de bénévoles, y compris les absences imprévues, conformément à la convention collective et aux politiques de HCO, et consigner tous les changements dès qu’ils surviennent
- S’assurer que le personnel de remplacement est conforme à la convention collective et aux processus de HCO
- S’assurer que les horaires du personnel et des bénévoles sont exacts et que les quotas sont respectés
- Assurer la qualité du service en répondant aux appels téléphoniques et en gérant les appels d’urgence liés à l’horaire
- Consigner tous les problèmes liés à l’horaire afin d’assurer la continuité du service
Required Knowledge, Skills and Abilities
- Ability to organize well and make quick, effective decisions
- Superior computer skills
- Excellent verbal & written communication skills
- Strong interpersonal and analytical skills
- Detail oriented
- Recent scheduling experience in a unionized environment
- Exceptional time-management and organizational skills
- Possess excellent communication skills, oral and written, in English required; Bilingualism considered an asset
- Excellent interpersonal skills and a client-focused approach
- Ability to work independently, with minimal supervision and as part of a team.
- Ability to maintain confidentiality
- Ability to prioritize, set priorities and deal effectively and efficiently with competing demands within a busy, fast-paced environment and meet deadlines
- Ability to work with frequent interruptions and under pressure
- Ability to establish positive relationships within a diverse workforce
- Ability to work occasional evenings and weekends when needed
Connaissances, compétences et aptitudes requises
- Capacité à bien s'organiser et à prendre des décisions rapides et efficaces
- Excellentes compétences en informatique
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite
- Solides aptitudes interpersonnelles et analytiques
- Souci du détail
- Expérience récente en planification des horaires dans un environnement syndiqué
- Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation
- Excellentes aptitudes à la communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, en anglais requises ; le bilinguisme est considéré comme un atout
- Excellentes aptitudes interpersonnelles et approche axée sur le client
- Capacité à travailler de manière autonome, avec un minimum de supervision et au sein d'une équipe.
- Capacité à respecter la confidentialité
- Capacité à établir des priorités, à gérer efficacement des demandes concurrentes dans un environnement chargé et dynamique, et à respecter les échéances
- Capacité à travailler malgré des interruptions fréquentes et sous pression
- Capacité à établir des relations positives au sein d'une équipe de travail diversifiée
- Capacité à travailler occasionnellement en soirée et la fin de semaine au besoin
As Hospice Care Ottawa requires locations to have 24 hour, 7 days a week coverage with no unattended time, the After-Hours Scheduling Clerk is responsible for responding to the after-hour call line to manage and update the schedule for sick calls and unexpected leaves of absence for staff and volunteers at Hospice Care Ottawa. The after-hours call line is covered weekday evenings from 1630-0830 & Friday 1630 through to Monday at 0830. The position is paid 4 hours/weekday evening and 8 hours daily for weekend coverage. Hours worked over 4 hours per weekday evening or 8 hours per weekend will be reimbursed at the hourly rate.
Comme Hospice Care Ottawa exige que ses établissements assurent une couverture 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sans aucune période sans surveillance, le préposé à l’horaire hors heures normales est chargé de répondre à la ligne d’appel hors heures normales afin de gérer et de mettre à jour l’horaire en cas d’absences pour cause de maladie ou d’absences imprévues du personnel et des bénévoles d’Hospice Care Ottawa. La ligne d’appel hors heures normales est assurée les soirs de semaine de 16 h 30 à 8 h 30, ainsi que du vendredi à 16 h 30 jusqu’au lundi à 8 h 30. Le poste est rémunéré à raison de 4 heures par soir de semaine et de 8 heures par jour pour la couverture de fin de semaine. Les heures travaillées au-delà de 4 heures par soir de semaine ou de 8 heures par fin de semaine seront rémunérées au taux horaire.
