La mission essentielle du (de la) Coordonnateur(trice) administratif(ve) et opérations est d’assurer le bon fonctionnement administratif et opérationnel du studio au quotidien.
Acteur clé des opérations de la firme, cette personne veille à ce que les ressources, les outils, les espaces et les services nécessaires au travail de l’équipe et de la direction soient en place et fonctionnent efficacement. Elle contribue à la coordination des activités internes, à la circulation de l’information et au soutien logistique nécessaire au bon déroulement des activités de la firme.
La personne recherchée est dynamique, engagée et reconnue pour son sens de l’organisation. Rigoureuse et proactive, elle aime prendre les choses en main, gérer une diversité de dossiers et trouver des solutions concrètes aux défis du quotidien. Elle évolue avec aisance dans un environnement collaboratif et contribue, grâce à sa fiabilité et à son professionnalisme, à créer une expérience employé positive ainsi qu’un milieu de travail accueillant, structuré et efficace.
Description des missions :
Opérations du studio
Accueil téléphonique, gestion du courrier, des courriels et de l'accueil des visiteurs, clients et livraisons.
Gestion de l'inventaire, du suivi et de l'approvisionnement en fournitures de bureau et en produits de consommation courante.
Coordination de l'achat, de l'installation et de l'entretien du matériel et des équipements, incluant les téléphones, le photocopieur, les électroménagers et le parc informatique en collaboration avec le prestataire TI.
Veille au bon fonctionnement, à l'organisation et à la qualité des espaces de travail.
Gestion des licences informatiques, incluant leur attribution et leur renouvellement.
Gestion et mise à jour de la bibliothèque et des ressources documentaires du studio.
Suivi proactif des besoins liés aux espaces, aux outils et aux ressources de travail.
Soutien administratif
Suivi et compilation des rapports de dépenses des membres de l'équipe.
Suivi administratif de certains achats et fournisseurs.
Participation à la préparation, au classement et à l'organisation des factures d'achat et de vente.
Suivi de divers dossiers administratifs auprès de fournisseurs, partenaires et organismes externes (CSLA, AAPQ, OALA, etc.).
Contribution à la mise à jour des CV, de certaines données du site Web et d'autres outils de communication.
Coordination interne
Organisation et coordination des déplacements professionnels des membres de l'équipe.
Gestion et coordination de l'agenda général du bureau.
Organisation et coordination des événements internes du studio, tels que les anniversaires, pecha kucha, lunch & learn, activités d'équipe et rencontres spéciales.
Soutien logistique à l'organisation d'événements externes impliquant la firme.
Coordination de l'accueil et de l'intégration des nouveaux employés, incluant les aspects administratifs, logistiques et technologiques liés à leur arrivée.
Projets organisationnels et amélioration continue
Contribution à l'élimination des irritants opérationnels en demeurant à l'écoute des besoins de l'équipe.
Participation à l'amélioration continue de certains outils, processus et méthodes de travail.
Participation à l'organisation, à la mise à jour et à l'amélioration des systèmes de classement et de gestion documentaire.
Réalisation de toute autre tâche connexe et participation à des projets ponctuels selon les besoins de la firme.
Compétences recherchées
Expérience en services professionnels, idéalement dans les domaines du design, de l'architecture ou de l'architecture de paysage.
Esprit collaboratif, attitude positive et sens de l'initiative.
Capacité à travailler de façon autonome et à anticiper les besoins.
Aisance à évoluer dans un environnement créatif et en constante évolution.
Excellent sens de l'organisation, de la gestion des priorités et souci du détail.
Capacité à gérer plusieurs dossiers et échéances simultanément.
Excellentes habiletés relationnelles et sens du service.
Maîtrise du français et de l'anglais.
Bonne maîtrise de l'environnement Microsoft et aisance avec les outils numériques.
Connaissance de la suite Adobe, un atout.
Connaissance de Notion, un atout.
Connaissances en traitement et retouche d'images, un atout.
Conditions de travail
Environnement de travail dynamique et hautement créatif.
Salaire concurrentiel.
Heures supplémentaires payées ou converties en congés.
Bonus annuel selon les résultats de la firme.
Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB) après deux ans d'ancienneté.
Assurance collective.
Cotisation Bien-être.
Horaire de 30 heures par semaine, du lundi au vendredi.
Vacances évolutives selon l'ancienneté.
Banque de six jours de congé maladie.
Budget de formation évolutif selon l'ancienneté.
Pour postuler, rendez-vous sur le site du Grenier aux talents :
https://www.grenier.qc.ca/emplois/91967/coordonnateurtrice-administratifve-et-operations
