Description de l'entreprise
Nous sommes une coopérative de solidarité offrant notamment des services administratifs à ses membres inspecteurs en bâtiments. Les services offerts consistent à gérer les agendas des inspecteurs, expliquer les services offerts, diriger et servir leurs clients, vendre leurs honoraires, préparer les conventions de service, faire le suivi des documents nécessaires et obtenir les signatures requises.
Description du poste
Nous recherchons une personne dynamique, minutieuse et professionnelle pour occuper un poste de réceptionniste et aide à l’administration pour la Coop des inspecteurs. C'est un poste à temps plein du lundi au vendredi de 9 h à 17 h qui a été créé en mode télétravail. Nous recherchons un(e) candidat(e) qui ne craint pas le téléphone et qui dispose d’une langue française impeccable, et qui est aussi habile en anglais. Cette personne aime offrir un service à la clientèle de façon professionnelle et est capable de travailler sous pression avec plusieurs dossiers en même temps. Si vous n’êtes pas habile avec les outils informatiques de bureautique en général, ou qu’ils sont une source de stress, ou sont difficiles pour vous : ce poste n’est pas pour vous!
Les tâches attendues à réaliser:
§ Répondre au téléphone et guider les clients, faire des suivis téléphonique et courriel dans des délais serrées, transmettre les documents aux clients par courriel
§ Donner des rendez-vous aux clients, et gérer les rendez-vous/agenda des membres de la coop (inspecteurs et experts)
§ Créer les soumissions personnalisées en fonction des clients (syndicat de copropriété, coopérative, commercial, etc.) et de leurs besoins (EFP, expertise, pré réception, etc.)
§ Création de dossiers clients pour les inspecteurs, et obtenir et indexer des documents pertinents aux différents dossiers (transférer des documents au dossier des membres de la coop)
§ Gérer les courriels clients et la console de conventions et documents à signature électronique
§ Effectuer des recommandations pour d’autres inspecteurs (rétention des clients)
§ Recherche sur le web d’information pertinentes aux dossiers
§ Transférer des appels téléphoniques selon le cas
Autres tâches:
§ Répondre aux demandes de renseignements sur la coop reçues par téléphone et par courriel
§ Aider à remplir les items de facturation, et les saisies de données, maintenir des statistiques
§ Aider à l’organisation d’événement, et participer aux évènements de la coop selon le cas
§ Rédaction occasionnelle, traduction, transcription, montage de rapport
§ Aide à la gestion de média sociaux, et communications/marketing
- Contribuer à l'effort d'équipe en réalisant des tâches connexes au besoin.
Expérience et qualités recherchées:
§ Réceptionniste homme ou femme : 1 an minimum (souhaité)
§ Habileté avec Word, Excel et la suite Google (Google Sheet, Calendar, et autres)
§ Facilité à travailler avec des outils informatiques et électroniques en général
§ Très bonne connaissance et maîtrise du français parlé et écrit
§ Connaissance pratique de l’anglais parlé et écrit
§ Autonome, et particulier dans un contexte d’environnement décentralisé et virtuel
§ Connaissance de l’immobilier, du bâtiment, de la construction, de l’inspection de bâtiment : un atout
§ Bonne connaissance de la géographie du Québec, et des villes principales et leur environ, ainsi que les quartiers importants : un atout
§ Faire preuve de patience tout en étant efficace au téléphone
§ Habiletés à gérer plusieurs tâches en même temps
§ Rigueur, professionnalisme, dynamisme, et bonne humeur!
Formation:
DEP/ AEC en secrétariat ou certificat (souhaité ou équivalent)
Date de début de formation : 15/02/2021
Date de début prévue : 12/03/2021
Une formation rémunérée de quelques jours/semaines à Longueuil (prévoir votre déplacement) sera offerte par la coop sur les systèmes informatiques et la méthode de travail).
Autre informations :
§ Un ordinateur, un casque d’écoute et un téléphone seront fournis par la coop.
§ La coop payera également une prime jusqu’à concurrence de 80 $ par mois pour aider à payer la facture du service internet de votre domicile.
§ Poste temporaire (remplacement)
§ Possibilité de prolongation de mandat et de permanence au sein de la coop des inspecteurs.
§ Possibilité d’ouvrir un poste de soir et de fin de semaine.
§ Possibilité de devenir membre travailleur de la coopérative et de participer au programme de ristourne de la coopérative.
La durée du contrat : 12 mois
Date limite de candidature : 2021-01-29
Date de début prévue : 2021-02-15
Type d'emploi : Temps Plein, Temporaire
Salaire : à partir de 18,50$ par heure
Avantages :
Horaire :
- 8 Heures
- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour
Expérience:
- administration: 1 an (Souhaité)
Formation:
- DEP/ AEC ou Certificat (Souhaité)
Tâches administratives:
- Gérer l'emploi du temps
- Tri, envoi du courrier et prise en charge des charges administratives quotidiennes
- Répondre au téléphone et transférer les appels téléphoniques
- Gérer les comptes sur les réseaux sociaux
Télétravail:
Précautions contre la COVID-19:
- Processus de recrutement à distance
- Entretiens virtuels