Administrative Technician (Nursing Directorate Office)
CIUSSS du Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal
Notre-Dame-de-Grâce, QC
Sous l'autorité hiérarchique des directrices adjointes des soins infirmiers, la personne titulaire du poste l'assiste dans l'accomplissement de son mandat. Elle coordonne les activités administratives et participe aux opérations reliées à la gestion de la direction adjointe des soins infirmiers ou à tout autre dossier spécifique relevant de la direction des soins infirmiers. Elle assume la préparation de divers dossiers et réunions, solutionne sur une base quotidienne certains problèmes à caractère administratif, elle développe et entretient de bonnes relations de travail tant à l'interne qu'à l'externe.
  • Assure la coordination du secrétariat des directrices adjointes des soins infirmiers;
  • Fournit des réponses aux questions et problèmes relevant de sa compétence. À cette fin, la personne titulaire du poste doit assumer la préparation de certains dossiers et la résolution de certains problèmes à caractère administratif;
  • Assure une distribution rapide et adéquate de toutes demandes, correspondances, directives et informations;
  • Assure le suivi du courrier qui lui est spécifiquement destiné;
  • Traite les communications téléphoniques qui s'adressent aux directrices adjointes des soins infirmiers et réoriente toute autre communication;
  • Reçoit les courriels et fait le tri; gère ceux qui concernent directement aux directrices adjointes des soins infirmiers en collaboration avec les autres membres de l'équipe de la direction des
soins infirmiers selon la répartition des responsabilités;
  • Maintient, suit et assure le classement de la correspondance des directrices adjointes des soins infirmiers;
  • Tient à jour l'agenda des directrices adjointes des soins infirmiers;
Reçoit les demandes, les inscrit et supervise l'organisation des réunions ou rencontres. De plus, elle en assure l'aspect logistique;
  • Assure la rédaction de certaines lettres signées par les directrices adjointes des soins infirmiers. Au besoin, rédige des convocations, des lettres courantes, des courriels à partir des renseignements fournis par la direction des soins infirmiers;
  • Prépare les rencontres de différents comités : élabore l'ordre du jour, collige la documentation nécessaire, rédige les procès-verbaux et la transmission de la documentation interne et par voie électronique;
  • Révise les textes soumis pour la signature des directrices adjointes des soins infirmiers afin de s'assurer qu'ils respectent les normes graphiques et de vérifier l'exactitude de la syntaxe, de l'orthographe et de la clarté du texte;
  • Assure le suivi, le traitement ou la production de textes rédigés ou dictés par les directrices adjointes des soins infirmiers (conférence, séminaire, présentation PowerPoint, etc.), de même que leur diffusion-interne ou externe;
  • À la demande des directrices adjointes des soins infirmiers, assure le secrétariat de comités en préparant les ordres du jour et la documentation nécessaire, en rédigeant les procès-verbaux et en assurant les suites qui en découlent;
  • Facilite l'accueil et l'intégration de tous les gestionnaires de son service ;
  • Assiste les directrices adjointes des soins infirmiers dans les projets spéciaux;
  • Assure la gestion des dossiers personnels des directrices adjointes des soins infirmiers: notes de frais et autres;
  • Soutient, lorsque requis, les autres membres du secrétariat de la direction (absences, congés et période de vacances);
  • Respecte la politique de confidentialité de l'organisation
  • Accomplit tout autre mandat à la demande des directrices adjointes des soins infirmiers.
  • Contribue au développement de pratiques de pointe;
  • Participe à des projets de recherche, avec l'accord de son supérieur immédiat.
Cette personne contribue aux activités continues de la qualité des soins et services et de la gestion des risques de la façon suivante :
  • Participe à l'amélioration continue de la sécurité et de la qualité des services;
  • Contribue au maintien d'un environnement et d'une pratique sécuritaire par le respect et l'application des politiques, procédures et règlements en vigueur au sein de l'établissement;
  • Déclare toute situation à risque (incident ou accident) ou toute situation de fraude et collabore à l'analyse de l'évènement et procède à la démarche de divulgation d'un accident survenu à un usager à la demande de son supérieur immédiat;
  • Participe à l'identification et à l'application de solutions en vue d'éviter toute récurrence d'un évènement indésirable;
  • S'informe et participe à la formation offerte concernant la prestation sécuritaire de soins et services. Sécurité au travail Cette personne participe activement à l'identification des dangers pour sa santé, sa sécurité et son intégrité physique, participe à la recherche de solutions et à leur mise en application.
Mesures d'urgence Cette personne applique le plan des mesures d'urgence. Prévention des infections Cette personne applique les mesures de prévention et de contrôle des infections. Prévention de la violence en milieu de travail Cette personne signale toute forme de conflit, de harcèlement ou de violence dont il est témoin ou qu'il subit.

Requirements :
  • DEC en technique administrative ou dans une discipline appropriée d'une école reconnue par le Ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport.
  • Détient une expérience de deux (2) ans comme technicien en administration ou dans des fonctions comparables.
  • Possède une solide expérience en gestion de courriels et d'agenda.
  • Possède une grande connaissance du réseau de la santé et des services sociaux ainsi que de l'appareil gouvernemental.
  • Possède d'excellentes connaissances du français parlé et écrit
  • Maitrise la suite Office (niveau avancé) : Word, Excel, Access, Power point.
  • Niveau d'anglais avancé.
  • Sens de l'analyse et bon jugement
  • Sens de l'organisation, rigueur (soucis du détail) et bonnes méthodes de travail
  • Capacité à gérer les priorités, rapidité et efficacité d'exécution
  • Bonne gestion du stress et capacité de travail sous pression
  • Autonomie et sens de l'initiative
  • Disponibilité et flexibilité
  • Collaboration et travail d'équipe
  • Expression orale et écrite impeccable
  • Discrétion dans l'exécution de son mandat, capacité à traiter les dossiers de façon confidentielle et loyauté
  • Capacité d'adaptation et aisance dans un environnement en constant changement
  • Capacités relationnelles : service à la clientèle, diplomatie et respect
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