Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
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Il s'agit d'un poste permanent au sein du département de Génie Civil.
Sommaire du poste :
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l’unité. Participer à l’organisation des activités de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Assurer la maintenance des systèmes d’information.
Principales responsabilités :
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Agit à titre de personne-ressource concernant les politiques et procédures de l’unité. Résout les problèmes relevant de son domaine de responsabilité. Consulte la documentation pertinente et assure la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de fournir des informations sur des questions diverses et complexes.
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Contribue à assurer le bon fonctionnement de l’unité. Recommande des modifications de procédures afin de permettre à l’unité de fonctionner plus efficacement. Collabore avec son supérieur hiérarchique et d’autres personnes pour établir les priorités de travail. Assure le suivi et veille à la mise en œuvre appropriée des décisions prises par son supérieur hiérarchique.
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Gère la comptabilité de l’unité. Établit des budgets ou des propositions budgétaires. Contrôle et rapproche les différents comptes, relevés et rapports. Identifie et analyse les écarts et les erreurs. Corrige les erreurs et assure le suivi des problèmes. Enregistre les dépenses et fournit des relevés de compte sur demande.
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Gère les dossiers du personnel et remplit les documents relatifs aux paiements, aux affectations, aux nominations, aux promotions, aux désignations, aux congés sabbatiques, aux absences et autres formulaires administratifs. Explique les procédures à suivre. Veille au respect des délais.
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Participe aux activités liées aux affaires étudiantes, telles que les admissions, les préinscriptions, les inscriptions, les aides financières et les questions relatives aux étudiants internationaux. Assure le suivi des inscriptions, des changements de cours, des rapports sur la situation des étudiants, ainsi que des prêts, bourses et subventions accordés. Transmet les problèmes ne relevant pas de son domaine d’expertise aux personnes-ressources ou aux responsables compétents.
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Fournit des informations aux appelants et aux visiteurs. Détermine la raison de l’appel ou de la visite et prépare les documents nécessaires. Oriente les appelants et les visiteurs vers les interlocuteurs compétents. Évalue la nécessité de faire intervenir d’autres interlocuteurs et organise des rendez-vous si nécessaire.
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Trie et classe le courrier. Prépare les dossiers en y joignant les pièces justificatives appropriées et en recherchant les informations requises. Répond aux demandes relevant de son domaine de responsabilité. Note les actions à entreprendre et assure le suivi.
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Coordonne l’organisation d’événements tels que des colloques et des conférences. Organise les déplacements.
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Gère les stocks et achète les fournitures et le matériel. Organise l’entretien du matériel de bureau. Vend certains articles, tels que des polycopiés de cours, et gère la caisse.
Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.
Autres compétences et/ou aptitudes :
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Nous recherchons une personne enthousiaste et accueillante, désireuse de contribuer aux activités du département de génie civil et de les soutenir.
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Une expérience dans les tâches d’accueil ou dans le secteur de l’hôtellerie-restauration est requise.
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Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
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Capacité avérée à travailler sous pression, à mener plusieurs tâches , à respecter les délais et à travailler en équipe.
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Esprit de service et capacité avérée à interagir avec des profils variés (étudiants, personnel administratif et techniciens, professeurs, chercheurs, etc.).
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Capacité avérée à transmettre et à recevoir des informations de manière claire et précise.
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Capacité avérée à travailler dans un environnement informatique utilisant des logiciels de traitement de texte, des bases de données, des tableurs, Minerva, Banner, MS Teams, Zoom, etc., ainsi qu’à traiter des rapports et des statistiques.
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Expérience avec le BSAC (allocations étudiantes), McGill Marketplace, les rapports de dépenses et le soutien aux activités liées aux affaires étudiantes.
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La connaissance du système de gestion Web de McGill est considérée comme un atout.
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Connaissance du Français et de l’Anglais.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
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Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
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Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
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Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
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Politique de vacances compétitive
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Deux (2) journées personnelles
Deux (2) congés flottants -
Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
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Congés payés pendant la période des vacances de décembre
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Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
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Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau #4 sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Administrative Officer
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2026-09-03
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].
