1. Formation et intégration des travailleurs
- Préparer hebdomadairement les documents nécessaires à l’accueil des travailleurs (plan du site, formulaires, documentation SST, etc.);
- Assurer la mise à jour et le suivi du registre des formations et des accueils SST;
- Effectuer la mise en page et la révision des présentations de formation SST destinées aux travailleurs;
- Assurer le suivi administratif des formations obligatoires et des certifications requises sur le chantier.
2. Gestion documentaire et conformité
- Assurer le classement, l’archivage et la gestion des documents SST du chantier;
- Maintenir à jour les dossiers d’accueil, permis de travail, rapports d’enquête, rapports CNESST et autres documents réglementaires;
- Préparer et distribuer les différents formulaires SST requis sur le chantier (travaux à chaud, espaces clos, levages, inspections d’équipements, etc.);
- Assurer l’exactitude et la conformité des registres et documents SST.
3. Rapports et suivi administratif SST
- Compiler les données nécessaires à la préparation des rapports SST hebdomadaires, mensuels et autres rapports exigés par le client;
- Participer à la préparation des plans tactiques, plans de redressement et tableaux de bord SST;
- Assurer le suivi et la mise à jour des différents indicateurs et statistiques SST;
- Produire les documents administratifs requis pour le bon fonctionnement des activités SST du chantier.
4. Gestion des événements et des inspections
- Envoyer les notifications relatives aux événements SST;
- Assurer le suivi administratif des rapports d’enquête et veiller au respect des échéanciers de transmission;
- Effectuer le suivi des inspections de chantier réalisées par l’équipe SST et l’équipe de supervision;
- Assurer le suivi des actions correctives découlant des inspections, observations et événements.
5. Réunions et communication
- Préparer les ordres du jour des comités de chantier et des rencontres SST;
- Participer aux réunions, prendre les notes et rédiger les comptes rendus;
- Assurer la diffusion des comptes rendus après approbation;
- Préparer la documentation nécessaire aux réunions générales, pauses SST et autres activités de communication.
6. Soutien administratif au chantier
- Soutenir l’équipe SST et l’équipe de gestion de projet dans leurs activités administratives quotidiennes;
- Produire, mettre à jour et diffuser divers documents, affiches et communications SST;
- Assurer la disponibilité des équipements de protection individuelle (EPI) destinés aux visiteurs;
- Maintenir à jour les différents registres du chantier, notamment ceux liés aux formations, inspections, événements, observations et programmes de reconnaissance.
Ce poste est fait pour toi si tu as
- Diplôme d’études collégiales ou universitaires en secrétariat, en administration de bureau, en santé et sécurité au travail ou dans une discipline pertinente ;
- 2 à 5 ans d'expérience dans des fonctions similaires ;
- Connaissance du secteur de la construction considérée comme un atout ;
- Excellente maîtrise de Suite Office ;
- Connaissance intermédiaire de l’anglais, oral et écrit, afin d’interagir occasionnellement avec les fournisseurs et les collègues à l’échelle nationale. Doit être en mesure de rédiger des communications et réviser des documents en anglais;
- Grande mobilité géographique ;
- Détenir un permis de conduire valide ;
- Capacité à travailler en équipe et à communiquer autant verbalement que par écrit ;
- Autonomie, discrétion et grande rigueur administrative.
