À propos de l'entreprise
Chez KYOCERA Document Solutions Canada, Ltée, vous joignez une organisation mondiale fondée sur l’innovation, une mission claire et un engagement à faire ce qui est juste. En tant que membre de KYOCERA Corporation, une entreprise du Forbes Global 2000 reconnue parmi les organisations les plus durables au monde, nous sommes fiers d’avoir un impact dans divers secteurs grâce à des technologies et à des solutions réfléchies.
Au Canada, nous aidons les entreprises à travailler plus efficacement grâce à des solutions documentaires écoresponsables, des applications d’affaires et des services-conseils qui favorisent l’efficacité et génèrent des résultats concrets.
Ce qui nous distingue, c’est notre façon de travailler. Guidés par notre philosophie de « faire ce qui est juste en tant qu’être humain », nous favorisons une culture fondée sur l’intégrité, la collaboration et la responsabilisation. Nous sommes fiers d’être certifiés Great Place to Work®, ce qui reflète notre engagement envers un environnement inclusif et favorable où les employés peuvent évoluer, avoir un impact significatif et explorer des occasions d’avancement interne, voire de mobilité internationale au sein de notre organisation mondiale.
Nous soutenons nos employés grâce à un programme complet de rémunération globale, comprenant une rémunération concurrentielle, des avantages sociaux collectifs, des congés payés, un régime d’épargne-retraite avec cotisation de l’employeur (REER), des initiatives de mieux-être et des possibilités de développement professionnel.
Si vous êtes motivé(e) par les défis, inspiré(e) par l’innovation et prêt(e) à faire une différence, KYOCERA est l’endroit idéal pour bâtir votre carrière.
À propos du poste
En tant que Coordonnateur(trice) de l’expérience client, vous jouerez un rôle clé dans la prestation d’un service à la clientèle exceptionnel en soutenant la gestion des commandes, la coordination logistique et la résolution des demandes des clients et des concessionnaires.
Vous serez responsable du traitement précis et rapide des commandes, ainsi que de la coordination entre les équipes internes, les entrepôts, les transporteurs et les clients, afin d’assurer une expérience client fluide de bout en bout.
Vous agirez comme point de contact principal pour les demandes liées aux commandes, aux livraisons, aux installations et aux comptes clients, tout en veillant au respect des politiques de vente et des processus internes.
Principales responsabilités
+ Coordonner les demandes des clients/vendeurs concernant les déménagements d’appareils en communiquant avec les clients/transporteurs/service
+ Assurer l’exactitude des renseignements fournis par les vendeurs
+ Créer et sauvegarder les bons de livraison et les demandes de transport dans e-Automate & SharePoint
+ Saisir et mettre à jour les données liées aux appareils/équipements dans e-Automate et KFS
+ Planifier et assurer le suivi des livraisons et des installations auprès de nos clients
+ Négocier les frais de transport hors territoire avec les transporteurs
+ Préparer les documents de transport et les transmettre aux transporteurs
+ Effectuer les demandes d'installation et transmettre la documentation/ l’information aux techniciens
+ Identifier les appareils devant être livrés afin de fluidifier le chargement des camions des transporteurs
+ Récolter les bons de livraison signés par les clients auprès des techniciens et des partenaires
+ Créer les bons d’achat à destination des partenaires afin d’approuver les demandes inter-territoriales
+ Effectuer le suivi des demandes inter pour l’obtention des n/s afin d’assurer la transmission des bons de livraison aux partenaires et la réception de la signature du client à la livraison/installation
+ Anticiper et prévoir toute récupération d’anciens appareils
+ Informer l'administration des contrats de service lors d’une fin de contrat et lui fournir le rapport final sur les compteurs
+ Transmettre les dossiers complétés à la facturation
+ Vérifier les commandes d'équipement et leurs expéditions aux partenaires interterritoriaux.
+ Vérifier les cartouches d’encre sèche afin d’anticiper la création des bons de livraison de fournitures en utilisant le système des alertes de KFS
+ Déterminer les demandes urgentes afin d’optimiser la coordination des ventes
+ Répondre aux demandes des clients et des concessionnaires concernant les statuts de commande, les livraisons, les retards et les preuves de livraison (POD)
+ Assister les clients et concessionnaires avec les demandes de renseignements généraux et la résolution de problèmes liés aux commandes
+ Assister les concessionnaires et les clients avec les demandes de solde de compte et le support administratif général
+ Soutenir les vérifications internes et externes en fournissant la documentation et les informations requises
+ Participer aux réunions d’équipe mensuelles et aux formations, et contribuer activement à la résolution des enjeux clients et à l’amélioration des processus
+ Coordonner certaines demandes spécifiques (ex. programmes spéciaux, recyclage, etc.) au besoin
+ Collaborer avec les équipes internes (ventes, finance, service) afin d’assurer une expérience client fluide et cohérente
Qualifications
Exigences :
+ Posséder des compétences fortes en communication, ainsi que des compétences personnelles
+ Très à l’écoute des besoins des clients
+ Capable de gérer plusieurs priorités à la fois, tout en offrant un excellent service à la clientèle
+ Apporter de l’expérience avec le service à la clientèle
+ Posséder des connaissances de base avec la suite Microsoft Office
+ Confortable avec la technologie et les logiciels informatiques
+ Esprit d’équipe et collaboration
+ Expérience avec des logiciels de répartition ou une ouverture à l’apprendre
+ Un bon jugement et esprit critique
+ Bilingue; français & anglais, oral et écrit
+ Excellent souci aux détails et un sens de l’organisation très fort
Atouts :
+ 1-2 années d’expérience dans le service à la clientèle
+ Certification PMP ou équivalant
+ Connaissances du logiciel E-Automate
+ Connaissance de l’industrie
Ce que nous vous offrons ?
Chez KYOCERA, nous nous engageons à créer un milieu de travail diversifié et inclusif où chacun se sent valorisé et respecté. En tant qu’employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi, nous ne faisons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, le sexe, l’origine nationale, l’âge, le handicap, l’état matrimonial ou le statut d’ancien combattant. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre en vous joignant à notre équipe :
+ Rémunération concurrentielle : Nous offrons un programme de rémunération concurrentiel, adapté à votre expérience et à vos compétences.
+ Avantages sociaux complets : Congés payés généreux, avantages sociaux collectifs, REER avec contribution de l’employeur et activités mensuelles d’engagement des employés.
+ Développement professionnel : Nous soutenons votre évolution grâce à des formations, des certifications et des possibilités d’avancement.
+ Équilibre travail-vie personnelle : Options de télétravail pour concilier votre vie professionnelle et personnelle.
+ Culture collaborative : Travaillez dans un environnement axé sur le travail d’équipe où vos idées sont valorisées et la collaboration est essentielle.
+ Bien-être des employés : Accès à des rabais sur les abonnements à des centres de conditionnement physique.
KYOCERA Document Solutions Canada, Ltée est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et s’engage à promouvoir un milieu de travail inclusif, accessible et diversifié. Les décisions en matière d’emploi sont prises sans égard à la race, la couleur, la religion, les croyances, le sexe, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’origine nationale ou ethnique, la citoyenneté, l’âge, l’état matrimonial ou familial, le handicap ou toute autre caractéristique protégée par les lois fédérales et provinciales applicables en matière de droits de la personne.
KYOCERA s’engage à offrir des mesures d’adaptation tout au long du processus de recrutement et de sélection, conformément aux lois applicables en matière d’accessibilité et de droits de la personne. Les candidats ayant besoin d’une mesure d’adaptation sont invités à en informer les Ressources humaines à toute étape du processus d’embauche.
Remarque :
Il s’agit d’une description générale des tâches et responsabilités le plus fréquemment associées à ce poste. L’entreprise peut, à l’occasion, demander au titulaire d’exécuter d’autres tâches connexes et d’assumer des responsabilités raisonnables qui ne sont pas expressément mentionnées dans cette description.
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About the Company
At KYOCERA Document Solutions Canada, Ltd., you are joining a global organization built on innovation, purpose, and a commitment to doing what is right. As part of KYOCERA Corporation, a Forbes Global 2000 company recognized among the world’s most sustainably managed organizations, we are proud to make an impact across industries through technology and thoughtful solutions.
In Canada, we help businesses work smarter through eco-conscious document solutions, business applications, and consultative services that drive efficiency and real results.
What sets us apart is how we work. Guided by our philosophy of “doing what is right as a human being,” we foster a culture rooted in integrity, collaboration, and accountability. We are proud to be Great Place to Work® certified, reflecting our commitment to a supportive and inclusive environment where employees can grow, make a meaningful impact, and explore opportunities for internal advancement and even international mobility across our global organization.
We support our people with a comprehensive total rewards package, including competitive compensation, group benefits, paid time off, company-matching RRSP, wellness initiatives, and professional development opportunities.
If you are driven by challenge, inspired by innovation, and ready to make a difference, KYOCERA is the place to build your career.
About the Role
As a Customer Experience Coordinator, you will play a key role in delivering exceptional customer service by supporting order management, logistics coordination, and responding to customer and dealer inquiries.
You will be responsible for the accurate and timely processing of orders, as well as coordinating between internal teams, warehouses, carriers, and customers to ensure a seamless end-to-end customer experience.
You will act as a primary point of contact for matters related to orders, deliveries, installations, and customer accounts, while ensuring adherence to sales policies and internal processes.
Major Duties and Responsibilities
+ Coordinate customer and sales requests related to equipment moves by communicating with customers, carriers, and internal service teams
+ Ensure the accuracy of information provided by sales representatives
+ Create and maintain delivery orders and transportation requests in e-Automate & SharePoint
+ Input and update equipment-related data in e-Automate and KFS
+ Plan and track deliveries and installations for customers
+ Negotiate out-of-territory transportation fees with carriers
+ Prepare shipping documentation and forward it to carriers
+ Submit installation requests and provide documentation and information to technicians
+ Identify equipment to be delivered to optimize carrier truck loading
+ Collect signed delivery confirmations (PODs) from technicians and partners
+ Create purchase orders for partners to approve inter-territory requests
+ Follow up on inter-territory requests to obtain serial numbers and ensure delivery documentation is properly completed and signed
+ Anticipate and plan for the removal of old equipment
+ Notify contract administration of contract terminations and provide final meter readings
+ Forward completed files to billing
+ Verify equipment orders and shipments to inter-territory partners
+ Monitor toner levels and anticipate supply delivery needs using KFS alerts
+ Identify urgent requests to optimize sales coordination
+ Respond to customer and dealer inquiries regarding order status, deliveries, delays, and proof of delivery (POD)
+ Assist customers and dealers with general inquiries and order-related issue resolution
+ Assist dealers and clients with account balance inquiries and general account support
+ Support internal and external audits by providing required documentation and information
+ Participate in monthly team meetings and training sessions and actively contribute to resolving customer issues and improving processes
+ Coordinate specific requests (e.g., special programs, recycling initiatives, etc.) as needed
+ Collaborate with internal teams (Sales, Finance, Service) to ensure a consistent and seamless customer experience
Qualifications
Required:
+ Strong communication and interpersonal skills
+ Strong listening skills and attentiveness to customer needs
+ Ability to manage multiple priorities while delivering excellent customer service
+ Experience in customer service
+ Basic knowledge of Microsoft Office
+ Comfortable using technology and business software systems
+ Strong team player with a collaborative mindset
+ Experience with dispatch or logistics systems, or willingness to learn
+ Sound judgment and critical thinking skills
+ Bilingual in French and English (spoken and written)
+ Strong attention to detail and organizational skills
Preferred:
+ 1–2 years of experience in customer service
+ PMP certification or equivalent
+ Experience with e-Automate software
+ Industry knowledge
What’s in it for you?
At KYOCERA, we are committed to creating a diverse and inclusive workplace where everyone feels valued and respected. As an equal opportunity employer, we do not discriminate based on race, religion, gender, national origin, age, disability, marital status, or veteran status. Here’s what you can expect when you join our team:
+ Competitive Salary: We offer a market-competitive compensation package aligned with your experience and skills.
+ Comprehensive Benefits: Our benefits generous paid time off, group benefits, company matching RRSP, and monthly employee engagement activities.
+ Professional development: We support your growth with opportunities for training, certifications, and career advancement.
+ Work-Life Balance: Remote work options to help you balance your professional and personal life.
+ Collaborative Culture: Work in a team-oriented environment where your ideas are valued and collaboration is key.
+ Employee Wellness: Access to discounts of gym memberships.
KYOCERA Document Solutions Canada, Ltd. is an equal opportunity employer and is committed to fostering an inclusive, accessible, and diverse workplace. Employment decisions are made without regard to race, colour, religion, creed, sex, gender identity or expression, sexual orientation, national or ethnic origin, citizenship, age, marital or family status, disability, or any other characteristic protected under applicable federal and provincial human rights legislation.
KYOCERA is committed to providing accommodations throughout the recruitment and selection process in accordance with applicable accessibility and human rights legislation. Applicants requiring accommodation are encouraged to advise Human Resources at any stage of the hiring process.
Note:
This is a general description of the duties and responsibilities most frequently required of this position. The company may from time-to-time request that the incumbent perform other related tasks and assume reasonable responsibilities that have not been specifically included in this description.
Pay: $50,000.00-$60,000.00 per year
Benefits:
- Company events
- Mileage reimbursement
- On-site parking
- Paid time off
- RRSP match
- Wellness program
- Work from home
Language:
- both French and English (required)
Work Location: Hybrid remote in Montréal, QC
