Titre : Adjointe à la direction
Sous la responsabilité de la directrice générale, l’adjointe à la direction apportera des solutions innovantes en tenant compte du contexte de l'organisation. Elle sera également responsable de l'appuyer dans la gestion des activités quotidiennes.
La Fondation pour les Aînés de l’Outaouais est un organisme sans but lucratif vouée au développement et au bien-être des ainés.
Tâches et responsabilités
Soutien à la direction
· Soutenir la direction générale dans la gestion opérationnelle et l'atteinte des objectifs stratégiques;
· Collaborer à l’amélioration de l’esprit d’équipe et d’une culture forte axée sur le service à la clientèle, au partage des connaissances, au respect, à la performance opérationnelle et à l’intégrité.
Gestion du service de location
· Collaborer à la mise à jour et à l’application des conditions de location interne et externe;
- Inscrire et maintenir à jour la programmation des organismes locataires;
- Participe à la préparation des documents et devis nécessaires au renouvèlement des différents contrats et baux;
· Collaborer au bon fonctionnement du service de bar.
Gestion financière et administrative
· Inscrire les factures des fournisseurs dans le système comptable;
· Préparer les demandes de subvention avec la direction générale;
· Transmettre annuellement la liste des administrateurs du CA de la FAO à la compagnie d’assurance des biens et services et à la Ville de Gatineau;
· Préparer la facturation mensuelle des heures utilisées en vertu du protocole d’entente et la transmettre à la Ville de Gatineau à la Corpo ainsi qu’à l’ARO;
· Préparer la facture annuelle pour le Protocole d’entente avec la Ville de Gatineau pour le Jardin communautaire Mont-Bleu;
· Voir au renflouement de la petite caisse de la FAO;
· Compléter et tenir à jour, l’horaire des employés et les fiches cumulatives;
· Maintenir un inventaire permanent des immobilisations de la Cabane en bois rond;
· Répondre aux urgences en dehors des heures d’ouverture (première répondante);
· Maintenir en place le système d’archivage et la destruction de document pour le bureau administratif.
Coordination d'évènements
· Participer à la coordination des événements de la Fondation et y assister.
Communications interne et externe
· Assurer un lien ou encore représenter la direction générale auprès des différentes instances du milieu local autant que régional tant au niveau municipal, communautaire que public;
· Assurer les communications de l’information à l'interne et avec les organismes locataires et externes, et agir comme point de contact pour la direction;
· Assurer la mise à jour du Site Web;
· Participer à la visibilité de la FAO.
Recherches et rapports
· Effectuer des recherches, compiler des données et préparer des documents pour la direction;
· Assurer la gestion des dons : maintenir la liste à jour, et expédier les reçus d’impôt avec lettre de remerciement;
· Maintenir à jour les listes des commanditaires et des participants pour les activités de collecte de fonds.
Relations avec les instances administratives
· Participer à la révision des politiques, des procédures, des directives administratives et leurs mises en application.
Gestion du personnel
· Participer à la mise en place d’un programme de formation et de perfectionnement annuel pour les employés.
Autres tâches
- Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de la directrice générale ou du conseil d’administration ou du comité exécutif de la FAO.
Le profil recherché
doit répondre aux exigences suivantes
· DEC en bureautique, administration ou domaine connexe.
· Capacité à gérer de façon autonome des dossiers variés, avec rigueur et proactivité.
· Discrétion, sens de confidentialité et aptitude à anticiper les besoins.
· Excellente communication interpersonnelle et sens de l’écoute.
· Maîtrise avancée de la suite Office et du logiciel de comptabilité (SAGE).
· Aptitude à tirer profit des technologies modernes, incluant l’intelligence artificielle, pour optimiser les activités.
Seules les personnes retenues
seront contactées
Type d’emploi : Temps plein, permanent
Rémunération : 22 $ à 25 $ / heure
Avantages : Régime d’assurance collective médicaments, assurance-vie, congés payés, déplacements pour la FAO remboursés, stationnement gratuit sur place.
Lieu de poste : En présentiel
Type d'emploi : Temps plein
Rémunération : 22,00$ à 25,00$ par heure
Heures prévues : 35 par semaine
Avantages :
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Congés payés
Lieu du poste : En présentiel
