Titre du poste SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE XI OU SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF XI
Période de l'emploi (Poste régulier)
Campus Moncton
Type Personnel de bureau
Secteur Entreprises auxiliaires, Service de sécurité, Service de planification des installations physiques
Fonction et information générale Relevant de la directrice des Entreprises auxiliaires, la personne occupant ce poste effectue plusieurs tâches administratives reliées aux activités quotidiennes du secrétariat et à la coordination de certains dossiers essentiels au bon fonctionnement du bureau. La personne fournira également un appui administratif au Service de sécurité et au Service de planification des installations physiques.
RESPONSABILITÉS :
- Exécuter des recherches, assembler des renseignements, compiler et préparer des documents et des rapports;
- Assister dans la gestion du budget, préparation et prévision budgétaire, à la préparation et au paiement des factures ainsi qu'à la conciliation des comptes de dépenses et des revenus;
- Analyser, compiler et comptabiliser les dépenses et préparer les avis de facture;
- Responsable d'établir, de tenir à jour les systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers;
- Faire la correction de documents, la fusion de lettres, la correspondance et les notes de service;
- Assister les directions dans l'application des règlements et procédures;
- Aider à la planification et l'organisation des besoins des services quant au soutien logistique;
- Assurer la mise à jour ponctuelle du site web des services;
- Aider à la préparation de divers documents tel que la rédaction des procès-verbaux, ordres du jour, entre autres;
- Compiler des données, des statistiques et d'autres renseignements afin d'appuyer les activités des services;
- Responsable de maintenir les feuilles de présence et les feuilles de vacances;
- Répondre et traiter les questions ou demandes de renseignements des fournisseurs et des services;
- Faire la commande des fournitures de bureau et en tenir l'inventaire; et
- Toutes autres tâches demandées dans le cadre de ses fonctions.
Particularités
- Détenir un diplôme d’études postsecondaires dans le domaine de la gestion de bureau. Une combinaison équivalente en formation et expérience pourrait être considérée;
- Détenir plusieurs années d’expérience administrative pertinentes au poste;
- Habileté à accueillir et à communiquer avec les personnes de façon efficace;
- Démontrer un esprit d’initiative, de jugement, de discrétion et un bon sens de l’organisation;
- Faire preuve de tact, de diplomatie et posséder de l’entregent;
- Être capable d’effectuer des tâches qui exigent une attention aux détails;
- Être capable de travailler de façon autonome autant qu’en équipe;
- Être capable de travailler dans un environnement multitâche et de respecter les échéanciers prescrits;
- Démontrer une très bonne connaissance de la suite Microsoft Office;
- Avoir de bonnes aptitudes en rédaction; et
- Démontrer une maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit et une bonne connaissance de la langue anglaise à l’oral et à l’écrit.
ATOUTS :
- Pouvoir travailler avec Publisher, les outils de collaboration de la suite Microsoft et certaines bases de données;
- Avoir une connaissance du système Socrate; et
- Avoir de l’expérience dans la mise à jour d’un site web.
AUTRE CONDITION :
- Accepter de travailler des heures flexibles au besoin.
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de présentation en français sous format Word, au plus tard à la date de fermeture et citant le numéro de référence.
L’Université de Moncton souscrit à l’équité en matière d’emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme et homme, y compris les autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles. Conformément aux exigences relatives à l’immigration au Canada, ce concours s’adresse aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu’aux personnes ayant obtenu le droit d’établissement au Canada.
Salaire 25,54 $
Fermeture du concours Le 27 janvier 2021
Entrée en fonction Dès que possible
Numéro de référence UM21-OU7_M03635-00