Adjointe administrative ou adjoint administratif
CIMA+
Laval, QC
Mission

Vous êtes un ou une allié-e de premier plan dans l’atteinte des objectifs de l’équipe?
Vous êtes passé-e maître dans l’art de planifier votre travail de façon rigoureuse, de prioriser adéquatement et de faire les suivis appropriés au bon moment?

Afin de supporter notre équipe, la ressource retenue aura comme mandat de réviser et livrer des écrits de qualité, des fichiers de calculs et tous documents administratifs rattachés aux projets dans les délais établis.

Responsabilités

Rédiger et mettre en forme les comptes rendus de réunions
Assister les chargés de projets dans la rédaction, correction et mise en page de divers documents (Offre de services, rapport, devis, lettres, estimation de coûts, certificats de paiement, etc.)
Produire des décomptes progressifs
Faire la mise en page de divers documents selon les standards établis par la compagnie
Effectuer le suivi des dossiers et des documents à émettre aux clients (exactitude des calculs, conformité, signatures, impressions, etc.), selon les politiques, procédures et instructions de la compagnie et, s’il y a lieu, selon les exigences particulières du client
Faire la correction et la révision linguistique et orthographique de documents
Rédiger des correspondances et en faire la transmission
Effectuer le classement des dossiers
Colliger et garder à jour toute information sur les personnes assignées à des projets
Ouvrir nouveaux projets et soumission dans le système informatique
Maintenir à jour la liste des dossiers actifs
Exécution de toutes autres tâches connexes

Profil recherché

DEP en secrétariat/bureautique ou toute autre formation pertinente
Minimum de 3 ans d'expérience dans un rôle similaire
Maîtriser parfaitement le français, autant à l'oral qu'à l'écrit et, capacité de synthèse et de rédaction.
Rédiger et réviser avec assurance, rapidité et efficacité, des textes clairs, précis et complets
utiliser, monter, adapter et mettre à jour des fichiers Excel avec assurance, rapidité et précision
Connaissances avancées de la suite MS Office
Capacité de gérer des tâches multiples dans un environnement en constante évolution, tout en conservant le souci de la qualité et du détail dans les travaux effectués
Professionnalisme et confidentialité
Sens des responsabilités, de l'organisation et initiative
Précision dans l’exécution de vos tâches
Grande capacité d’apprentissage, motivé à apprendre
Capacité à travailler en équipe dans un environnement dynamique
Bonne gestion du stress
Expérience dans le domaine de l’ingénierie ou de l'architecture (un atout)

Avantages sociaux

Horaires flexibles
Participation conjointe à un régime simplifié de retraite
Couverture d'assurance collective flexible
Congés en cas de maladie et à l'occasion d'événements familiaux
Possibilité d'investir dans un programme de partage de profits de la société
Outils informatiques adaptés
Programme de mieux-être
Initiatives sociales et environnementales
Programme d’apprentissage en milieu de travail
Cheminement de carrière

Pourquoi se joindre à CIMA+ ?

L’élément clé pour offrir des services de qualité est notre capacité à attirer et à retenir des individus talentueux mobilisés. Chez CIMA+, les membres de l’équipe ont la flexibilité requise pour avoir un équilibre entre le travail et leur vie privée, tout en menant une carrière valorisante. Il est possible de participer au programme d’actionnariat de la firme et ainsi partager son succès. Nous offrons un environnement de travail motivant. La diversité des projets, la grande autonomie et l’interaction directe avec les clients sont appréciées. Une telle proximité est possible en raison de notre structure organisationnelle horizontale, qui se traduit par des relations de confiance et une communication efficace entre notre équipe et les clients.

Chez CIMA+, nous nous engageons à créer pour l’ensemble de nos talents des opportunités de contribuer aux affaires, de se développer et de progresser, sans égard aux différences. Nous adhérons pleinement aux principes d’équité en matière d’emploi et encourageons les femmes, les minorités visibles, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande afin de faciliter la participation au processus de recrutement.

Administrative Assistant

Mission

Are you at the forefront when it comes to meeting team objectives?
Have you mastered the art of planning your work carefully, setting appropriate priorities and following up at the right time?

In providing support for our team of professionals working in the infrastructure sector, the selected candidate will be expected to edit and deliver high-quality written materials and all administrative documents related to projects within the deadlines established by the team.

Responsibilities

Draft and edit the minutes of meetings
Assist project managers in the drafting, revision and layout of various documents (proposals, reports, specifications, letters, etc.)
Prepare progress estimates
Ensure that the layout of various documents follows the standards set by the company
Follow up on files and on the documents to be provided to clients (accuracy, compliance, signatures, printing, etc.) in compliance with the company’s policies, procedures and instructions and the specific requirements of the client, as applicable
Edit and revise documents for correct usage and spelling
Draft and send correspondence
File documents and materials
Compile information related to individuals assigned to projects and keep it updated
Open new projects and enter them into the computer system
Keep the list of active files updated
Carry out other related tasks

Profile

SSVD in Secretarial Studies/Office Automation or other relevant training
Minimum of 3 years of experience in a similar role
Perfect mastery of oral and written French, and ability to prepare summaries and write
Ability to write clear, precise and complete texts confidently, quickly and efficiently
Advanced knowledge of the MS Office suite
Ability to manage multiple tasks within a constantly changing environment while remaining focused on quality and being attentive to detail in performing the work
Professionalism and confidentiality
Sense of responsibility, organizational skills and initiative
Precision in carrying out tasks
Excellent potential for learning; motivated to learn
Ability to work as part of a team within a dynamic environment
Good stress management
Experience in the engineering field is an asset

Benefits

Flexible schedules
Simplified Employee Pension Plan
Comprehensive Benefit Plan
Sick leave and personal leave
Possibility of investing in a company profit-sharing plan
Adapted computer tools
Wellness program
Social and environmental initiatives
Continuous training program
Career planning

Why join CIMA+?

The key to our delivery of quality services is being able to attract and maintain satisfied and engaged people. At CIMA+, employees are given the flexibility required to ensure a balanced life and fulfilling work experience in a motivating work environment. Our staff enjoy the diversity of projects and the extensive autonomy given to interact directly with clients. Such a proximity is possible because of our flat corporate structure, and it translates into relationships of trust, and effective communications between team members and clients.

At CIMA+ we are committed to creating opportunities for all our employees so that they may develop, progress, and contribute to the business regardless of differences. We fully respect the principles of employment equity and encourage women, visible minorities, indigenous people, and persons with disabilities to apply. Accommodations are available upon request to facilitate participation in the recruitment process.