Adjoint(e) juridique/Legal Assistant
Clyde&Co
Montréal, QC
English Version Follows

L’adjoint(e) juridique effectuera le travail auprès d'une équipe d'au moins deux avocat(e)s, en collaboration avec la Chef d'équipe. À ce titre, il/elle préparera des lettres, procédures et effectuera des tâches administratives, organisera et tiendra à jour les dossiers des clients et des avocats, incluant la gestion de leur agenda et les contacts avec leur clientèle.

Horaire de travail: de 9 h à 17 h ou 10h à 18h (temps supplémentaire occasionnel)

Responsabilités principales

Préparer les procédures usuelles en litige;
Procéder à la transcription des lettres et/ou procédures dictées, le cas échéant;
Gérer les délais litigieux, effectuer le calcul et les inscriptions à l’agenda;
Assurer un suivi des délais avec les avocats;
Réviser les documents et la correspondance pour vérifier s'ils sont conformes aux procédures juridiques et à l'usage grammatical;
Effectuer l’ouverture, le classement papier et électronique, le suivi et l’organisation des dossiers;
Gérer les appels téléphoniques et les communications par courriel et autres;
Organiser et coordonner les rencontres entre les avocat(e)s et les clients;
Préparer les dossiers des clients (correspondance, pièces justificatives, etc.);
Prêter main-forte à l'organisation des interrogatoires pour en faciliter le déroulement efficace;
Organiser les déplacements d'affaires des avocat(e)s, fixer les rendez-vous, réserver ce qui peut être requis lors de voyages d'affaires, etc.;
Fournir un soutien à d'autres personnes du bureau, au besoin;
Entrer des données dans divers systèmes, qu'il s'agisse de facturation, d'entrée de temps ou autre;
Participer ou assister à la recherche de conflits d'intérêts, si requis;
Exécuter d'autres tâches générales de bureau, selon les besoins du cabinet.
Qualifications requises

Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique avec profil juridique ou autre combinaison de formation et d'expérience équivalente;
Expérience de 3 à 5 ans en tant qu’adjoint(e) juridique en litige, de préférence;
Rigueur, souci du détail et sens de l'organisation marqué;
Bilinguisme requis (français, anglais) à l’oral et à l’écrit, et posséder une grammaire impeccable dans au moins l'une des deux langues (français ou en anglais);
Excellentes aptitudes d'utilisation de la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, Power Point et Outlook;
Connaissance de la terminologie juridique ainsi que des règles de procédure;
Familiarisation avec le droit des assurances, un atout;
Orientation clientèle, esprit d'équipe et de collaboration au quotidien; tact et discrétion;
Flexibilité et capacité de gérer plusieurs dossiers en simultané; dynamisme;
Professionnalisme et aptitude à entretenir d'excellentes relations interpersonnelles;
Grande capacité d’apprentissage, proactivité et sens de l'initiative;
Efficacité dans le travail de soutien des avocat(e)s au quotidien.
Si ce poste vous intéresse, veuillez svp acheminer votre curriculum vitae dans les plus brefs délais à: services.administratifs.montreal@clydeco.ca

English Message

The Legal Assistant - Litigation will work mainly for a team of at least two lawyers, in collaboration with the Team Leader. In this role, the assistant will prepare letters and proceedings and carry out administrative tasks, as well as organize and update client and lawyer files, including managing lawyers’ calendars and their client contact lists.

Work schedule: 9:00 am to 5:00 pm or 10:00 am to 6:00 pm (occasional overtime)

Primary Responsibilities

Preparing standard litigation proceedings;
Transcribing letters and/or dictated proceedings, as needed;
Managing litigation deadlines, entering delays and updating the calendar;
Following-up with lawyers to ensure deadlines are met;
Reviewing documents and correspondence to ensure compliance with legal procedures and correct grammatical usage;
Opening files, filing (both paper and electronic), tracking and organizing case files;
Managing phone calls, email and other correspondence;
Organizing and coordinating meetings between lawyers and clients;
Preparing client files (correspondence, supporting documents, etc.)
Assisting in the scheduling of examinations for discovery to ensure they are carried out effectively;
Organizing business travel for lawyers, arranging meetings, making travel-related arrangements, etc.;
Providing support to other people in the office as needed;
Entering data in multiple systems for billing, time entry etc.;
Carrying out or providing support for conflict of interest searches as needed;
Carrying out other general administrative tasks as required by the firm.
Qualifications Required

A Diploma of Vocational Studies (DEP) in administration or a Diploma of College Studies (DEC) in office automation with legal specialization or an equivalent combination of education and experience;
3 to 5 years of experience as a legal assistant in litigation preferred;
Rigor, attention to detail and strong organizational skills;
Bilingualism, written and spoken fluency in French and English; impeccable grammar is essential in at least one of the 2 languages in Montreal, i.e. French/English.
Excellent knowledge of Microsoft Office, especially Word, Excel, Power Point and Outlook at an intermediate or, ideally, advanced level;
Knowledge of legal terminology and procedural rules;
Experience in insurance law an asset;
Client-oriented focus; team spirit and ability to collaborate on a daily basis; tact and discretion;
Adaptable, energetic and able to manage multiple files at once;
Professionalism and excellent interpersonal skills;
Quick learner, proactive and a strong sense of initiative;
Efficient support to the lawyers on a daily basis.
This is the job description as constituted at present however the Firm reserves the right to reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business.

If you are interested in this position; please send your resume as soon as possible to: services.administratifs.montreal@clydeco.ca

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