Une carrière en tant que coordonnateur.trice, administration et développement dans l’équipe de la Fondation de la Place des Arts, c’est avoir un impact direct sur la capacité de l’organisation de se développer et d’atteindre ses objectifs grâce à votre expertise en coordination et à votre maîtrise des processus administratifs. Vous assurez le soutien administratif de l’équipe de la Fondation et la gestion de la base de données et vous participerez au développement et aux relations avec les donateurs ainsi qu’à la réalisation du gala-bénéfice annuel.
Vos défis
- Être une ressource administrative de confiance pour les membres de l’équipe, les administrateurs et les bénévoles;
- Maîtriser la gestion de la base de données et optimiser les différents modules afin de soutenir le travail de la Fondation;
- Assurer une collaboration optimale avec l’équipe de la Place des Arts.
Votre emploi
Administration
- Appuyer la direction générale dans l’organisation et les suivis des réunions du conseil et des comités;
- Participer à la production des documents d'information destinés à différents publics (lettres, présentation corporative, plan de partenariat, rapport d'activités, vidéos et autres);
- Collaborer aux communications individualisées avec les donateurs et les partenaires;
- Assurer la structure et le classement des dossiers numériques ainsi que le processus de facturation et suivi des encaissements;
- Assurer la coordination technique et les mises à jour de la base de données Prodon ainsi que l’intégrité des données relatives aux donateurs;
- Effectuer la saisie des dons, l'émission des reçus officiels de don et l'archivage des documents;
- Concevoir différents modèles de lettres, produire des rapports et créer des formulaires de don, d’inscription et d’achat.
Développement philanthropique
- Agir à titre de ressources administratives pour le gala-bénéfice annuel et collaborer à la production des outils requis pour la sollicitation, les engagements, les remerciements et la reconnaissance des partenaires;
- Apporter son soutien à l'organisation logistique du gala et à la réalisation du volet Collectivité;
- Assurer la coordination des communications auprès des participants et donateurs incluant les remerciements et l'envoi des reçus;
- Coordonner les listes des donateurs et des partenaires aux fins de reconnaissance (rapport annuel, site internet et autres).
Votre équipe
Sous la direction de la directrice générale vous évoluerez dans environnement stimulant où règnent l’ouverture et le respect. L’équipe de la Fondation inclut des bénévoles de haut niveau et des administrateurs fortement mobilisés. C’est une équipe agile, proactive et collaborative qui travaille en étroite collaboration avec tous les secteurs de la Société de la Place des Arts.
Vos avantages
En plus d’une rémunération concurrentielle selon la formation et l’expérience, la Fondation offre un environnement de travail hybride et flexible qui favorise un équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
- Horaire flexible du lundi au vendredi avec possibilité de faire du télétravail;
- Trois semaines de vacances après une année;
- Assurance collective, jours fériés et congés sociaux.
Préalables
La personne retenue doit être organisée, structurée et méticuleuse. Elle doit également faire preuve d’initiative et de rigueur et démontrer sa capacité à travailler autant en équipe que de façon autonome.
- Formation de niveau collégial ou universitaire en administration, gestion philanthropique ou dans une discipline connexe.
- Avoir deux ans d’expérience pertinente dans un poste similaire.
- Expérience au sein d’une fondation constitue un atout.
- Maîtrise de la communication orale et écrite en français et en anglais.
- Excellentes aptitudes relationnelles.
- Maîtrise de la suite Office 365, excellente habileté avec Word et Excel.
- Connaissance de Prodon constitue un atout.
Nous communiquerons uniquement avec les personnes dont la candidature aura été retenue. Aussi, la date d'entrée en poste est flexible et il est possible d'intégrer le poste avant le 1er septembre 2026.
