Adjoint(e) administratif(ve) – Construction
Construction Duradev Inc.
Construction Duradev Inc., une entreprise œuvrant dans le domaine de la construction commerciale et institutionnelle, est actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) afin de soutenir la croissance de l’entreprise.
Nous offrons un poste permanent à temps plein au sein d’une organisation dynamique où la collaboration et la rigueur sont au cœur de nos projets.
Description du poste
En tant qu’Agent(e) administratif(ve) – construction, vous jouerez un rôle clé dans la gestion et la coordination des aspects administratifs, techniques et financiers liés à nos projets de construction. Selon les tâches effectuées, vous vous rapporterez au chargé de projet ou au technicien en administration principal.
Vous serez le point de contact principal pour les fournisseurs et les sous-traitants, tout en veillant à ce que les processus administratifs soient respectés avec rigueur et efficacité. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les chargés de projet, les ingénieurs, les architectes et les équipes de chantier afin d’assurer le bon déroulement des projets.
Responsabilités principales #1. Soutien administratif et organisationnel
- Gérer les courriels, appels et correspondances pour les chargés de projet
- Préparer et mettre en forme des documents (rapports, devis, soumissions, directives, ordres de changement, bons de commande, etc.)
- Assurer la gestion des bons de commande et des contrats de construction
- Préparer les dénonciations de projet
- Assurer le suivi des quittances
- Procéder à l’ouverture de comptes fournisseurs et sous-traitants
- Superviser et gérer les communications dans les boîtes courriel
- Effectuer le processus de demandes de paiement
- Vérifier la conformité des sous-traitants
- Assurer la mise à jour et l’organisation des dossiers de projet (physiques et numériques)
- Effectuer le suivi des échéanciers et rappeler les dates importantes
Préparation et gestion des fiches techniques
- Collecter et organiser les fiches techniques des matériaux et composants
- Vérifier la conformité des fiches techniques selon les exigences du projet et les normes en vigueur
- Transmettre les documents aux clients, architectes ou ingénieurs pour approbation
- Mettre à jour et classer les fiches techniques dans la documentation du projet
Révision technique
- Participer à la révision et analyse des devis, dessins d’atelier, plans d’exécution et fiches techniques, en collaboration avec les chargés de projet, ingénieurs et architectes
- Participer au suivi des enjeux de chantier avec les chargés de projet et les surintendants
2. Coordination des projets
- Assurer le lien entre les différents départements (conception, production, fabrication, installation, etc.)
- Planifier et organiser les réunions de suivi de projet
- Rédiger les comptes rendus de réunion
- Communiquer avec les clients, fournisseurs et sous-traitants afin d’obtenir ou transmettre les informations nécessaires
- Gérer les demandes de changement et mises à jour des projets
3. Suivi des achats et de la logistique
- Effectuer les suivis auprès des fournisseurs concernant les matériaux et équipements
- Vérifier les délais de livraison et leur conformité avec le calendrier du projet
- Collaborer avec l’équipe logistique pour organiser le transport et la livraison des matériaux sur les chantiers
- Participer à la fermeture des projets, incluant la collecte, la validation et l’archivage des documents légaux, techniques, administratifs et des garanties
4. Gestion documentaire et conformité
- S’assurer que tous les documents nécessaires (plans, certifications, permis, contrats) sont bien classés et accessibles
- Effectuer le suivi des approbations et signatures des documents de projet
- Vérifier la conformité des documents selon les exigences des clients et les règlements en vigueur
5. Support aux équipes sur le terrain
- Coordonner l’envoi des documents et informations aux équipes d’installation
- Assurer le suivi des besoins spécifiques des chantiers
- Recueillir les rapports de chantier et signaler les enjeux aux chargés de projet
Exigences
- Connaissance générale du domaine de la construction
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, Teams)
- Connaissance de logiciels tels que SharePoint, Stack et BIM 360 (atout)
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit
- Excellent sens de l’organisation et de la communication
- Grand souci du détail et rigueur dans le suivi administratif
Expérience :
- Expérience dans le domaine de la construction : 2 ans (souhaité)
Profil recherché
Nous recherchons une personne :
- Polyvalente, organisée et rigoureuse
- Autonome et capable de gérer plusieurs priorités
- Autodidacte et débrouillarde
- Proactive avec un bon sens de l’initiative
- Professionnelle, fiable et orientée vers les solutions
- Capable de travailler sous pression dans un environnement dynamique
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Rémunération : 22,50$ à 30,00$ par heure
Heures prévues : 40 par semaine
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Vision
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
Lieu du poste : En présentiel
