Adjointe administrative
Groupe Tehora
Montréal, QC

GROUPE TEHORA est actuellement à la recherche d’une adjointe administrative pour se joindre à notre équipe du bureau de Québec et de Montreal. Relevant de la Directrice du bureau, la titulaire de ce poste sera responsable des tâches administratives décrites ci-dessous.

RESPONSABILITÉS

  • Vérification et dépôt des CV sur SharePoint pour la région de l’Est du Québec, ainsi que la mise à jour du tableau des ressources qui y est associé ;
  • Agir en support à la responsable des appels d’offres pour :
  • la veille et la transmission des avis d’appels d’offres sur les sites publics d’appels d’offres
  • la commande et transmission des documents d’appel d’offres
  • la transmission des addendas, des listes des soumissionnaires et des adjudications de mandats
  • la transmission des rapports journaliers et hebdomadaires
  • la réception des invitations à soumissionner et des bons de commandes de clients
  • la mise à jour et le suivi des qualifications sur le Portail Internet TPSGC pour ProServices, TSPS Tâches et Solutions
  • toute autre tâche ou demande liée au suivi et à la veille des appels d’offres
  • Différentes tâches de secrétariat comme :
  • les commandes de cartes d’affaires pour tous les départements
  • les réservations de salles de réunion et les commandes de repas associées s’il y a lieu
  • les remplacements occasionnels et de courte durée à la réception
  • la mise à jour du fichier fournisseur Sélect
  • le dépôt de documents administratifs en lien avec nos opérations, sur SharePoint et dans des répertoires internes, incluant la gestion de leurs droits d’accès
  • En collaboration avec la représentante du bureau :
  • la rédaction et la transmission de courriels d’information générale à tous
  • l’organisation de petits événements internes (incluant ceux organisés par le Club Social )
  • la mise à jour du plan de continuité des affaires
  • Autres tâches assignées/requises

QUALIFICATIONS

  • DES ou DEC en secrétariat ;
  • 1 ans d’expérience pertinente en tant qu’adjointe administrative, de préférence dans une firme d’ingénierie ;
  • Facilité d’organisation et de gestion du temps pour répondre aux priorités changeantes et aux diverses tâches demandées ;
  • Maîtrise des applications logicielles Word et Excel ;
  • Excellent français écrit – L’anglais écrit est considéré comme un atout non négligeable.

Type d'emploi : Temps Partiel, Permanent

Salaire : 12,00$ à 15,00$ /heure

Expérience:

  • Administration: 1 an (Souhaité)

Formation:

  • DEC (Requis)

Langue:

  • Anglais (Requis)
  • Français (Requis)