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Agent ou agente de soutien au Service des greffes

Barreau du Québec
Montréal, QC

Job details

Permanent

Skills

DEP
Customer service
ACS
Filing
DEC
Microsoft Office
Communication skills

Full job description

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Le Barreau du Québec cherche son futur agent ou sa future agente de soutien au Service des greffes pour un poste permanent syndiqué.

Horaire de travail :

33 h 75/semaine

Lieu de travail :

Maison du Barreau (Vieux-Montréal)

Date d’entrée en poste :

Dès que possible

Échelle salariale annuelle :

De 46 066 $ à 65 809 $

La Direction des greffes veille à l’administration et à la gestion des divers comités statutaires du Barreau, du service de réponse téléphonique Info-Barreau, de l’inscription au Tableau de l’Ordre et du renouvellement annuel ainsi que des différents registres : testaments et mandats en cas d’inaptitude, exercice en société, comptes en fidéicommis.

L’agent ou l’agente de soutien au Service des greffes offre un soutien administratif aux opérations liées à tous les comités sous l’égide du Service des greffes. Il ou elle est responsable du traitement de toutes les boîtes courriels liées à ces comités ainsi que de l’examen de conformité de l’ensemble des demandes reçues par le Service des greffes, en plus d’être chargé de la gestion documentaire de ce service, y compris du classement des documents électroniques conformément aux procédures et convention de nommage en place. Il ou elle accomplit aussi diverses tâches de secrétariat, tout en assurant le service à la clientèle de deuxième ligne du Service des greffes.

Quel sera votre rôle?

Dans le cadre de vos fonctions, vous effectuerez les tâches et responsabilités suivantes :

Assurer, conformément à la procédure en place, le traitement des boîtes courriels liées aux comités sous l’égide du Service des greffes;
Assurer l’examen de l’ensemble des demandes reçues (plaintes, réclamations, dossiers), en vérifier la conformité et y apporter le traitement approprié en fonction de l’urgence et de l’importance de la situation;
Effectuer l’ouverture des dossiers, l’entrée de données ainsi que la préparation, la rédaction et la transmission de certains documents aux intervenants concernés ou intervenantes concernées, y compris les accusés de réception et les lettres de non-conformité le cas échéant;
Effectuer la classification, la numérisation, la reproduction et l’archivage de divers documents papiers, audios et vidéos, y compris la fermeture des dossiers liés aux différents greffes ainsi que la gestion électronique des documents du Service des greffes selon le plan de classification et la convention de nommage en place;
Assurer, par téléphone, par courriel ou tout autre mode de communication, le service à la clientèle de deuxième ligne des greffes. Ce faisant, informer et répondre aux questions notamment des membres, du public, des parties, des différents services du Barreau ou de partenaires externes en lien par exemple avec le cheminement des dossiers, le rôle des différents comités, la mission du Barreau ainsi que les mécanismes et processus de protection du public;
Répondre, conformément aux processus et règles en place, aux demandes de renseignements concernant le processus disciplinaire ou les antécédents disciplinaires internes (disciplinaires, arbitrage, révision et autres) d’un membre ou d’une membre;
Préparer divers documents aux fins de signature, les acheminer aux signataires, recevoir les copies signées et en assurer le traitement approprié (classement, envoi, etc.);
Transmettre, recevoir, vérifier la conformité de base et assurer le traitement de divers documents tels que les formulaires de vérification des conflits d’intérêts ainsi que les affirmations solennelles des présidents et présidentes et membres de comité;
Effectuer l’entrée des données et tenir à jour divers fichiers statistiques ou de suivi des dossiers (plaintes ou demandes reçues, décisions rendues, conclusions, etc.). En ce qui concerne les décisions émanant des comités, assurer la diffusion à l’interne et la transmission à SOQUIJ pour publication externe;
À l’égard de certains comités uniquement, assurer le recrutement des décideurs ou décideuses et des greffiers ou greffières pour la tenue des audiences. Le cas échéant, résoudre les conflits d’horaires et/ou de disponibilité et confirmer les modalités des audiences (dates, durée, emplacement physique ou virtuel, dossier, etc.);
Compléter et mettre à jour le calendrier des audiences de tous les comités. Ce faisant, réserver les salles d’audience en présentiel ou en mode virtuel;
Rédiger, transmettre et recevoir les formulaires de gestion d’audience des parties;
Assurer l’obtention, la gestion et l’organisation de différents documents à des fins diverses, telles que la production de mémoires de déboursés, dossiers conjoints en appel, dossiers du syndic soumis au comité de révision, dossier d’analyse du CAP, etc.;
Participer, de concert avec les techniciens ou techniciennes juridiques et en fonction des ordonnances rendues, des règles relatives à la protection des renseignements personnels ainsi que du secret professionnel, au caviardage de divers documents (décisions, pièces, plaintes, rapports d’enquête, etc.);
Effectuer toute autre tâche demandée par ses supérieurs ou supérieures.

Qualifications requises

Ce poste est fait pour vous si :

Vous possédez :

Un diplôme d'études collégiales, AEC en technique juridique, DEP en secrétariat juridique ou l'équivalent;
Deux (2) années d’expérience pertinente;
De l’expérience au sein d’un organisme de protection du public (un atout).

Vous êtes reconnu ou reconnue pour :

Votre organisation et gestion des priorités;
Votre savoir gérer son temps;
Votre service à la clientèle;
Votre capacité interpersonnelle;
Votre communication interactive;
Votre maîtrise de la langue française parlée et écrite;
Votre maîtrise de la langue anglaise parlée et écrite;
Votre capacité d’apprentissage et d’adaptation;
Votre esprit d’équipe;
Votre rigueur;
Votre autonomie;
Votre confidentialité;
Votre jugement;
Votre maîtrise de la suite Microsoft Office.

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Quel sera votre rôle?

Dans le cadre de vos fonctions, vous effectuerez les tâches et responsabilités suivantes :

Qualifications requises

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Vous possédez :

Vous êtes reconnu ou reconnue pour :

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