City:
Montreal
What you will do:
The National Operations department is currently seeking an Operations Assistant (3-Month Contract), reporting directly to Executive Director, QC Operations and Executive Director, GTA Operations. Please note: This role is hybrid with 3 days based out of our Regional Office located at 350 rue Emery, Montreal, QC H2X 1J.
Key Areas of Responsibilities:
- Provide administrative support to the Executive Directors for the QC and GTA regions and other team members within the Operations department
- Prepare memos, correspondence, proposals, reports, cubes and spreadsheets
- Organize personnel schedules, coordinate meetings, appointments, travel arrangements, and expenses
- Maintain relevant databases and assist in preparation for reviews or meetings
- Code and track invoices and spending
- Complete payroll focused tasks in a timely manner
- Generate forms and maintain weekly tracking of various theatre-related files for EDs
- Prepare and maintain project schedules and tracking
- Plan and execute conferences/meetings – coordinate group sessions between venue personnel, regional support team and Executive Directors, organize events/seminars/entertainment
- Handle time sensitive projects and confidential files
- Maintain communication between all venues within the GTA and QC regions
- Open and distribute mail, prepare couriers and maintain files
Assist with department projects as required
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Qualifications:
- Has clerical/basic accounting skills
- Encompasses strong attention to detail
- A background in theatre management, LBE, retail or hospitality environments is an asset
- Must be mature self-starters, detail oriented, able to meet deadlines, take initiative, and able to work independently
- Must use discretion and judgment necessary to treat confidential items and assignments appropriately
- Must have excellent oral and written communication skills in French and English
- Must be efficient and possess strong keyboarding skills
- Must be able to maintain effective working relationships with venue, regional and home office teams
- Must possess a strong guest service focus and have superior interpersonal and time management skills
- Must have the ability to manage conflicting priorities
Expert use of Microsoft Office including Word, Excel, and PowerPoint and Outlook are prerequisites for this position.
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Le département des Opérations Nationales, est actuellement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) aux Opérations (contrat de 3 mois) , relevant directement du Directeur Exécutif, Opérations QC et du Directeur Exécutif, Opérations GTA. Veuillez noter : ce poste est hybride avec 3 jours basés à notre bureau régional situé au 350 rue Emery, Montréal, QC H2X 1J.
Principaux domaines de responsabilités :
• Fournir un soutien administratif aux directeurs exécutifs pour leur région ainsi qu’aux autres membres de l’équipe du département Opérations
- Préparer des notes de service, de la correspondance, des propositions, des rapports et des tableaux
- Organiser les horaires du personnel, coordonner les réunions, les rendez-vous, les déplacements et les dépenses
- Maintenir les bases de données pertinentes et aider à la préparation des évaluations ou des réunions
- Codifier et assurer le suivi des factures et des dépenses
- Effectuer des tâches liées à la paie en temps opportun
- Générer des formulaires et assurer le suivi hebdomadaire de divers dossiers liés aux cinémas pour les EDs
- Préparer et maintenir les échéanciers de projets et leur suivi
- Planifier et mener des conférences/réunions – coordonner des sessions de groupe entre le personnel des cinémas, l’équipe de soutien régional et les directeurs exécutifs, organiser des événements/séminaires/divertissements
- Gérer des projets urgents et des dossiers confidentiels
- Assurer la communication entre tous les sites des régions du QC et GTA
- Aider aux projets du département au besoin
Qualifications :
• Posséder des compétences en bureautique/comptabilité de base
- Faire preuve d’une grande attention aux détails
- Une expérience en gestion de cinéma, en divertissement, en commerce de détail ou en milieu hôtelier est un atout
- Être une personne autonome, mature, orientée vers les détails, capable de respecter les échéances, de prendre des initiatives et de travailler de façon indépendante
- Faire preuve de discrétion et de jugement afin de traiter adéquatement les informations confidentielles et les mandats
- Posséder d’excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais
- Être efficace et posséder de solides compétences en saisie
- Être capable de maintenir des relations de travail efficaces avec les équipes des cinémas, régionales et du siège social
- Avoir un fort souci du service aux invités et d’excellentes aptitudes interpersonnelles et en gestion du temps
- Avoir la capacité de gérer des priorités conflictuelles
- Maîtrise experte de Microsoft Office, y compris Word, Excel, PowerPoint et Outlook, requise pour ce poste
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Inclusion & Diversity
Cineplex, its subsidiaries, and affiliates are equal opportunity employers with a commitment to hiring and retaining a diverse workforce. We encourage and welcome applications from all intersectional walks of life. The collective sum of our individual differences, experiences, knowledge, innovation, self-expression, unique capabilities, and talent represents a significant part of our culture. By valuing a diverse workforce, we enforce hiring practices that are fair and equitable.
Accessibility
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While we appreciate all interest, only those candidates selected for an interview will be contacted.
