Job Summary
We are seeking an administrative assistant with 5 years of office experience. Must have excellent knowledge of Word & Excel, be fluently bilingual in French and English. Must enjoy a small office environment, be highly organized, attentive to detail and outgoing. Knowledge of cash receipts, cash disbursements and bank reconciliation is an asset.
Duties
- Manage front desk responsibilities, greeting visitors and directing phone calls via multi-line phone systems with professionalism and courtesy
- Perform data entry tasks accurately using Microsoft Office and Google Workspace applications, maintaining organized records and files
- Handle clerical duties such as filing, photocopying, proofreading documents, and managing correspondence
- Support bookkeeping activities using Excel
- Maintain office supplies inventory and ensure the workspace remains tidy and organized at all times
Qualifications
- Proven clerical experience in an office environment with strong organizational skills
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook), Google Workspace (Gmail, Calendar), and basic computer skills
- Previous experience in a small office environment is desirable
- Excellent phone etiquette with the ability to handle multi-line phone systems efficiently
- Strong typing skills with attention to detail for proofreading and data entry tasks
- Demonstrated ability to manage multiple priorities simultaneously while maintaining professionalism and accuracy
- Knowledge of filing systems and general administrative best practices
Résumé du poste
Nous sommes à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) possédant 5 ans d'expérience en milieu de bureau. Excellente maîtrise de Word et Excel requise, ainsi qu'une parfaite maîtrise du français et de l'anglais. Le/la candidat(e) idéal(e) aime travailler en petite équipe, est rigoureux(se), attentif(ve) aux détails et avenant(e). La connaissance des encaissements, des décaissements et des rapprochements bancaires est un atout.
Responsabilités
- Assurer l'accueil des visiteurs et la gestion des appels téléphoniques (via une norme multiligne) avec professionnalisme et courtoisie.
- Saisir des données avec précision à l'aide des applications Microsoft Office et Google Workspace, et tenir à jour les dossiers et les fichiers.
- Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la photocopie, la relecture de documents et la gestion du courrier.
- Participer aux activités de comptabilité à l'aide d'Excel.
- Gérer les stocks de fournitures de bureau et veiller à la propreté et à l'organisation de l'espace de travail.
Qualifications
- Expérience confirmée en secrétariat et excellentes compétences organisationnelles.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), de Google Workspace (Gmail, agenda) et des outils informatiques de base.
- Une expérience préalable en petite entreprise est un atout.
- Excellente communication téléphonique et capacité à gérer efficacement une norme multiligne. Excellentes compétences en dactylographie et souci du détail pour la relecture et la saisie de données.
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément avec professionnalisme et rigueur.
- Connaissance des systèmes de classement et des bonnes pratiques administratives.
Pay: From $45,000.00 per year
Benefits:
- Dental care
- Extended health care
- Paid time off
- Vision care
Work Location: In person
