Sous la responsabilité de la directrice clinico-administrative Optilab, la personne titulaire de ce poste assiste principalement la directrice, le directeur médical Optilab et le directeur adjoint dans l’ensemble de leurs fonctions de gestion. À ce titre, elle exerce de façon autonome des tâches complexes à caractère administratif reliées à la gestion des ressources humaines, financières, matérielles ou informationnelles. Elle réalise la planification, l’organisation, le suivi et le contrôle des activités ou des processus administratifs. Elle procède à la documentation, à l’analyse et à la transmission de données et accomplit une gamme variée de travaux de secrétariat à l’aide de la technologie informatique. Elle seconde la directrice et le directeur médical ainsi que le directeur adjoint dans la planification, la réalisation et le suivi de diverses rencontres à caractère stratégique.
Résumé des tâches :
- Appliquer les règlements, les politiques ainsi que les procédures de gestion de l’établissement;
- Recevoir et diriger les communications de la direction Optilab. Répondre aux demandes d’information dans le but de fournir les explications et les renseignements nécessaires selon les circonstances;
- Appuyer la directrice, le directeur médical et le directeur adjoint dans la planification, la réalisation et le suivi de diverses rencontres à caractère stratégique;
- Assister aux réunions des divers comités, rédiger les comptes rendus et en assurer la diffusion de même que les suivis qui en découlent;
- Participer à l’analyse et à la vérification de conformité des différents processus de la direction;
- Adhérer au nouveau plan de classification de l’établissement, collaborer à sa mise en œuvre et effectuer du classement;
- Assurer la mise à jour de la base d'information sur les dossiers de la direction;
- Assister la directrice, le directeur médical et le directeur adjoint dans des tâches à caractère administratif;
- Participer au développement des politiques et procédures sur toute question jugée pertinente;
- À la demande de son supérieur immédiat, préparer des rapports de compilation ou de reddition de compte;
- Prendre part à la rédaction de la revue de direction;
- Agir à titre de responsable de la réservation de la salle H-417;
- Procéder à l’achat des fournitures de bureau de la direction;
- Accomplir toute autre fonction connexe à la demande de son supérieur immédiat.
Exigences :
- DEC ou AEC en secrétariat ou en bureautique
ou
- Une combinaison de DEC ou AEC ou formation universitaire jugée pertinente additionné à un an d'expérience récente et pertinente au titre d'emploi pourra être considérée.
Ce titre d'emploi exige la réussite obligatoire des tests suivants : français niveau avancé et Word intermédiaire.
Les diplômes exigés pour l'emploi, qui auraient été obtenus hors Québec, doivent être obligatoirement accompagnés d'une évaluation comparative des études effectuées hors Québec (ÉCEEHQ) émise par le ministère de l'Immigration, Francisation et Intégration du Québec.
Remarques :
Regroupant le CHUL, L'Hôtel-Dieu de Québec, l'Hôpital de l'Enfant-Jésus, l'Hôpital du Saint-Sacrement et l'Hôpital Saint-François d'Assise, le CHU de Québec-Université Laval est le plus important centre hospitalier universitaire du Québec et l'un des plus grands au Canada. Dispensant des soins généraux et spécialisés, mais surtout surspécialisés, le CHU de Québec-Université Laval dessert la population de tout l'est du Québec, soit un bassin de près de deux millions de personnes. Étroitement lié à l'Université Laval et orienté vers l'avenir, il détient également une mission d'enseignement, de recherche dans de nombreux domaines d'excellence et d'évaluation des technologies et des modes d'intervention en santé. Le CHU de Québec-Université Laval compte plus de 12 500 employés, 1 500 médecins, dentistes et pharmaciens, 338 chercheurs réguliers et associés, 169 chercheurs affiliés, de même que 927 étudiants aux cycles supérieurs et 425 bénévoles.
Toute demande d'emploi doit être accompagnée des documents attestant que les exigences de l'emploi sont respectées: copie de diplômes et /ou relevés de notes, curriculum vitae, copie d'attestation, s'il y a lieu.
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons uniquement avec celles retenues pour une entrevue.
Le CHU de Québec-Université Laval applique un programme d'accès à l'égalité et invite les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.