Relevant directement du président et du chef des opérations, l'adjointe administrative de direction agit comme véritable bras droit de la haute direction. Elle assure le bon fonctionnement quotidien du bureau, gère les priorités et veille à ce que les dirigeants puissent se concentrer sur les décisions stratégiques. Personne de confiance, organisée et discrète, elle anticipe les besoins, gère plusieurs dossiers de front et fait le pont entre la direction, l'équipe interne et les partenaires externes.
Principales responsabilités
Gestion d'agenda et coordination
- Gérer et optimiser les agendas du président et du chef des opérations : rendez-vous, réunions, déplacements et priorités concurrentes
- Planifier, convoquer et préparer les réunions (ordres du jour, documents, logistique)
- Organiser les déplacements d'affaires : réservations, itinéraires, comptes de dépenses
- Anticiper les conflits d'horaire et reprioriser de façon proactive
Gestion des courriels et communications
- Filtrer, trier et prioriser les courriels de la direction; rédiger et répondre au nom des dirigeants lorsque requis
- Assurer le suivi des demandes et des échéances pour que rien ne tombe entre les mailles
- Rédiger, réviser et mettre en forme courriels, notes, présentations et documents
- Agir comme premier point de contact et filtrer les appels et demandes destinés à la direction
Soutien à la direction et aux opérations
- Préparer documents, rapports et tableaux de suivi pour appuyer la prise de décision
- Assurer le suivi des dossiers et projets confiés par la direction jusqu'à leur réalisation
- Coordonner les communications entre la direction, l'équipe, les clients et les partenaires
- Effectuer des recherches et préparer des synthèses pour la direction
Administration et organisation du bureau
- Gérer la documentation, le classement et l'archivage (physique et numérique) de façon confidentielle
- Traiter les comptes de dépenses, factures et suivis administratifs courants
- Coordonner fournisseurs, commandes et besoins du bureau
- Organiser réunions d'équipe et activités corporatives
Profil recherché
- DEC ou formation en bureautique, administration ou domaine connexe (ou expérience équivalente)
- 3 à 5 ans d'expérience pertinente, idéalement auprès de cadres supérieurs
- Excellente maîtrise du français à l'oral et à l'écrit; anglais un atout
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Sens aigu de l'organisation, des priorités et de la gestion du temps
Qualités clés
- Grande discrétion et respect de la confidentialité
- Proactivité et capacité d'anticiper les besoins de la direction
- Autonomie, débrouillardise et sens des responsabilités
- Excellentes habiletés relationnelles et de communication
- Capacité à gérer plusieurs dossiers de front sous pression, avec rigueur
Rémunération : 44 634,32$ à 70 000,00$ par an
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Vision
- Cotisation égale au RÉER
- Événements d'Entreprise
- Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
- Programme d'Aide aux Employés
- Programmes de Bien-être
- Régime de retraite
- Stationnement sur place
Lieu du poste : En présentiel
