Adjoint(e) administratif(ve) et aux soumissions
Procom est la recherche d’une personne professionnelle chevronnée pour intégrer son équipe de Montréal en tant qu’adjoint administratif et aux soumissions.
Ceci est un rôle clef pour notre organisation, car la contribution de cette personne fera une grande différence dans le succès futur de notre équipe des ventes et, donc, de notre succès global. Vous serez amené à collaborer avec tous les départements et membres de la direction et au quotidien avec notre excellente équipe des ventes. Ce rôle administratif est très stratégique et peut devenir un tremplin vers un rôle plus senior chez Procom.
Description des tâches et responsabilités – Adjoint administratif et aux soumissions
La personne sera responsable de supporter l’équipe des ventes et le directeur du département en exécutant différentes tâches administratives. Un des éléments clefs de ce rôle est l’implication au niveau de notre bureau d’appels d’offres afin de nous permettre de maximiser nos réponses conformes et nos gains. Ce rôle implique d’assurer le support nécessaire à l’équipe des ventes en commandant les documents, en effectuant la vigie des différents sites, en faisant la mise en page et la révision de l’orthographe. L’objectif de ce rôle est d’aider notre équipe des ventes à maximiser nos gains pour les appels d’offres répondus.
Les responsabilités du poste incluent :
Faire une veille des propositions d’appels d’offres (SEAO, MERX, etc. / Programmer les rencontres Go/No Go avec les collaborateurs concernés ;
Appels acheminés à la réception et gestion du courrier / Réconciliation et suivis de factures pour comptes de dépenses, petite caisse, cartes de crédit ;
Faire les dépôts bancaires à la banque et maintenir à jour le livret de dépôt et Rédiger l’ordre du jour et le procès-verbal pour les rencontres hebdomadaires ;
Participer aux publications sur les médias sociaux / Effectuer l’assemblage, l’impression et le montage des soumissions / Création du plan de travail pour les appels d’offres ;
Préparer la salle de conférence pour les réunions et les formations et Gérer l’environnement de travail et assurer l’ordre dans les emplacements commun ;
Maintenir à jour les systèmes et outils (CV, fiches expérience de l’entreprise, gabarits, réponses, blocs de texte générique, tableau des appels d’offres, etc. / Effectuer sur une base régulière une gestion de l’inventaire nécessaire au bon fonctionnement du bureau (clefs USB, papeterie, cartables, boudins, enveloppes, boîtes, etc.) ;
Soutien à la gestion du bureau et à la gestion de l'environnement de travail et du matériel / Commande et gestion des fournitures de bureau et de matériel ;
Révision et mise en page de présentations PowerPoint et Word / Traduction de l’anglais au français / Participer à l’organisation des événements pour employés et clients/consultants.
Exigences du poste – Adjoint administratif et aux soumissions
AEC ou DEC avec au moins 6 ans d’expérience similaire ou un BAC avec 2 ans d’expérience similaire;
Fortes compétences en communication écrite et verbale;
Parfaitement bilingue (français et anglais) à l’écrit et à l’oral;
Grandes aptitudes en organisation, planification et gestion de projets;
Fortes compétences en rédaction;
Solides connaissances et maîtrise de la Suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
Maîtrise de la Suite MS 365 (Teams, OneDrive, SharePoint);
Autonomie, discrétion, sens de la confidentialité;
Souci du détail, minutie et bonne adaptation aux changements;
Expérience en agence de recrutement ou dans les TI, un atout;
Étude en secrétariat ou administration sont un atout.
Avantages sociaux
Nous offrons un programme d’avantages sociaux des plus concurrentiels sur le marché.
Type de poste
Temps plein permanent
Date de début
Immédiatement