About Our Client: Our client is the premier source of professional education and career development for the country’s property and casualty insurance industry.
Position Scope:
Our client is looking for someone who loves working with technology, learning new things, and helping people out to join their examinations administration team. The successful candidate must be fully bilingual in both of Canada’s official languages.
Responsibilities:
- Coordinate ongoing administration of virtually proctored and in-person proctored examinations
- Provide support to students on all exam administration activities, e.g., scheduling exams, basic technical troubleshooting
- Coordinate with exam centres, proctors, markers, and all related functions
- Work with third party exam software provider to troubleshoot common technical issues
- Communicate exam processes and changes to internal stakeholders, e.g., Member Services, local chapters, IT
- Follow policies and procedures and escalate issues appropriately
- Maintain up to date tracking sheets and other documents as necessary
- Prepare, process and follow up on various exam related reports and invoices for internal and external stakeholders
- Assist in maintaining the department’s computer shared drive and email accounts
- Cross train on Examinations Program Coordinator roles
- Provide back-up of responsibilities for Examinations Team
- Provide administrative support to the Registrar’s office
- Adhere to confidentiality requirements by following exam security protocols and ensuring candidate privacy and exam information security
- Other duties as necessary
Required Skills and Knowledge:
- Proficiency in Microsoft Office, Excel and a variety of web applications
- Strong attention to detail
- Problem-solving abilities
- Ability to plan, organize and manage time
- Excellent communication skills – verbal and written
- Customer focused; comfortable addressing inquiries and issues
- Able to network and maintain relationships
- Willingness to learn new software, processes and tasks as necessary
- Willingness and ability to adapt to change
Specialization in at least one of the following areas:
- Examination proctor recruitment and management
- Exam centre location procurement and scheduling
- Examination administration
- Grade reporting
Education and Experience:
- French language advanced proficiency - mandatory
- Post-secondary diploma
- Minimum one year experience working in a help desk role or similar
- Experience with various software and SaaS applications
Summit Search Group is a fair and equitable search firm. We welcome and encourage applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the recruitment and selection process.
À propos de notre client: Notre client est la première source de formation professionnelle et de développement de carrière pour l'industrie de l'assurance IARD du pays.
Sommaire du poste :
Notre client est à la recherche de quelqu'un qui aime travailler avec la technologie, apprendre de nouvelles choses et aider les gens à se joindre à leur équipe d'administration des examens. Le candidat retenu doit être parfaitement bilingue dans les deux langues officielles du Canada.
Responsabilités:
- Coordonner l'administration continue des examens surveillés virtuellement et en personne
- Fournir un soutien aux étudiants sur toutes les activités d'administration des examens, par exemple, la planification des examens, le dépannage technique de base
- Coordonner avec les centres d'examen, les surveillants, les correcteurs et toutes les fonctions connexes
- Travailler avec un fournisseur de logiciel d'examen tiers pour résoudre les problèmes techniques courants
- Communiquer les processus d'examen et les modifications aux parties prenantes internes, par exemple, les services aux membres, les chapitres locaux, l'informatique
- Suivre les politiques et procédures et faire remonter les problèmes de manière appropriée
- Maintenir à jour les feuilles de suivi et autres documents si nécessaire
- Préparer, traiter et assurer le suivi de divers rapports et factures liés aux examens pour les intervenants internes et externes
- Aider à maintenir le lecteur partagé et les comptes de messagerie du département
- Formation polyvalente sur les rôles de coordonnateur du programme d'examens
- Assurer le soutien des responsabilités de l'équipe des examens
- Fournir un soutien administratif au bureau du registraire
- Respecter les exigences de confidentialité en suivant les protocoles de sécurité des examens et en garantissant la confidentialité des candidats et la sécurité des informations sur les examens
- Autres tâches si nécessaire
Compétences et connaissances requises:
- Maîtrise de Microsoft Office, Excel et d'une variété d'applications Web
- Grand souci du détail
- Capacités de résolution de problèmes
- Capacité à planifier, organiser et gérer son temps
- Excellentes compétences en communication - verbale et écrite
- Axée sur le client; à l'aise pour répondre aux demandes de renseignements et aux problèmes
- Capable de réseauter et d'entretenir des relations
- Volonté d'apprendre de nouveaux logiciels, processus et tâches si nécessaire
- Volonté et capacité d'adaptation au changement
Spécialisation dans au moins un des domaines suivants :
- Recrutement et gestion des surveillants d'examen
- Approvisionnement et planification de l'emplacement du centre d'examen
- Administration des examens
- Rapport de note
Éducation et expérience:
- Maîtrise avancée de la langue française - obligatoire
- Diplôme d'études postsecondaires
- Minimum d'un an d'expérience dans un poste d'assistance ou similaire
- Expérience avec divers logiciels et applications SaaS
*
Summit Search Group est une organisation de recrutement juste et équitable. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes handicapées. Des aménagements sont disponibles sur demande pour les candidats prenant part à tous les aspects du processus de recrutement et sélection.
Job Type: Full-time
Schedule:
- 8 hour shift
- Monday to Friday
Work Location: One location
