About the Role:
We are currently seeking a Receptionist / Administrative Assistant to support the daily operations of our head office. The ideal candidate will have experience in administrative tasks and demonstrate strong organizational and communication skills.
Main Responsibilities:
- Answer, screen, and transfer incoming phone calls.
- Greet and direct visitors to the appropriate person or department.
- Scan and organize all documents related to vehicle sales and purchases on a daily basis.
- Maintain the filing system for invoices (recording stock numbers, buyer information, etc.).
- Prepare Excel sheets for vehicle tax refund claims.
- Send documentation to Revenu Québec for T.V.Q. reimbursement.
- Maintain organized filing systems for various company entities.
- Coordinate courier pick-ups and deliveries (FedEx, etc.).
- Receive, sort, and distribute daily mail and deliveries.
- Provide administrative support to the Transport Department and Human Resources.
- Assist management with various administrative requests and office tasks.
Additional Administrative Tasks:
- Format and update Excel documents and internal procedures.
- Prepare invoices and assist with basic accounting tasks.
- Provide general customer service: respond to calls, emails, and client inquiries.
- Manage incoming and outgoing documentation and requests.
- Support other departments with miscellaneous administrative needs.
Work Conditions:
- Schedule: Monday to Friday, 9:00 a.m. to 5:00 p.m.
Réceptionniste / Adjoint(e) administratif(ve)
À propos du poste :
Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) Réceptionniste / Adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir les activités quotidiennes de notre siège social. Le ou la candidat(e) idéal(e) possède de l’expérience en tâches administratives et démontre un bon sens de l’organisation ainsi qu’un excellent service à la clientèle.
Responsabilités principales :
- Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants.
- Accueillir les visiteurs et les diriger vers la bonne personne ou le bon département.
- Numériser et classer quotidiennement tous les documents liés aux ventes et achats de véhicules.
- Maintenir le système de classement des factures (numéros de stock, acheteurs, etc.).
- Préparer une feuille Excel pour les réclamations fiscales des véhicules achetés.
- Envoyer les documents à Revenu Québec pour le remboursement de la T.V.Q.
- Tenir à jour les systèmes de classement de différentes entreprises.
- Organiser et suivre les ramassages et livraisons par courrier (FedEx, etc.).
- Recevoir, trier et distribuer le courrier et les envois quotidiens.
- Offrir un soutien administratif au département du Transport et aux Ressources humaines.
- Assister la Direction dans diverses demandes administratives.
Autres tâches administratives :
- Mise en page de documents Excel et mise à jour des procédures internes.
- Préparation de factures et assistance dans certaines tâches comptables.
- Service à la clientèle général : répondre aux appels, courriels et demandes des clients.
- Gestion des documents entrants et sortants.
- Appui à différents départements pour diverses tâches administratives.
Conditions de travail:
- Horaire : du lundi au vendredi, de 9h00 à 17h00.
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Rémunération : à partir de 24,00$ par heure
Avantages :
- Congés payés
- Tenue Décontractée
Expérience:
- administration: 1 an (Obligatoire)
Langue:
- Français & Anglais (Obligatoire)
Lieu du poste : En présentiel
