Administrative Assistant / Receptionist
Productions TMV
Montréal, QC
Looking for an opportunity that will propel your career to the next level? Interested in working with an organization that is fun and dynamic? No need to look further, you've come to the right place!

Productions TMV is a Montreal based leading technology company specializing in ecommerce and digital content delivery. We develop tools and applications that are revolutionizing the way media is consumed over the web.

We are currently seeking a Receptionist/Administrative Assistant to join our dynamic team.

Responsibilities:
  • Proactively manage calendars, including scheduling meetings and booking travel arrangements
  • Identifying new ways to add value and proactively taking on new tasks to help the executives be more productive
  • Greet visitors and direct them to the appropriate person
  • Maintains office supplies inventory and budget by checking stock to determine inventory level
  • Handling the executive expense reports
  • General office administration, photocopy, emails, courier, mail
  • Answer the phone in a timely manner and direct calls to the appropriate people
  • Organize conference and meeting room bookings
  • Uphold a strict level of confidentiality
  • Develop and sustain a level of professionalism among employees and office guests
  • Help organize team and corporate events
  • Assist in other administrative duties, as requested
What you will bring:
  • Minimum 3 years experience in a similar role
  • Demonstrates sound judgment regarding confidential and sensitive matters
  • Excellent written and verbal communication skills (bilingual - English/French)
  • Outstanding organizational skills with obsessive attention to detail
  • Flexibility to be available outside of normal work hours to provide support on urgent matters
  • Advanced working knowledge of Microsoft Office
What we offer :
  • A dynamic and collaborative work environment
  • Competitive vacation packages
  • Competitive salary
  • Free breakfast and lunch
  • Flex and summer hours
  • Access to onsite Foosball and Ping-Pong tables
  • Renowned corporate events
Vous cherchez une opportunité qui propulsera votre carrière au niveau supérieur? Êtes-vous intéressé à travailler avec une organisation amusante et dynamique? Pas besoin de chercher plus loin, vous êtes au bon endroit!

Productions TMV est une société de technologie de pointe basée à Montréal spécialisée dans le commerce électronique et la livraison de contenu numérique. Nous développons des outils et des applications qui révolutionnent la façon dont les médias sont employés sur le Web.

Nous sommes présentement à la recherche d'une réceptionniste / adjointe administrative qui relèvera directement de la vice-présidente des ressources humaines.

Responsabilités:
  • Gérer de manière proactive les calendriers, y compris la planification des réunions et la réservation des préparatifs de voyage
  • Identifier de nouvelles façons d'ajouter de la valeur et de prendre de nouvelles tâches de manière proactive pour aider les cadres à être plus productifs
  • Accueillir les visiteurs et les diriger vers la personne appropriée
  • Maintenir l'inventaire et le budget des fournitures de bureau en vérifiant les stocks pour déterminer les niveaux d'inventaire
  • Traitement des rapports de dépenses de la haute direction
  • Administration générale du bureau, photocopie, courriels, courrier
  • Répondre au téléphone en temps opportun et diriger les appels vers les personnes appropriées
  • Organiser les réservations de salles de conférence et de réunion
  • Maintenir un niveau strict de confidentialité
  • Développer et maintenir un niveau de professionnalisme envers les employés et les invités du bureau
  • Aider à organiser les événements pour l'équipe et l'entreprise
  • Assister aux autres tâches administratives, au besoin
Ce que vous offrez :
  • Minimum 3 ans d'expérience dans un rôle similaire
  • Faire preuve d'un bon jugement concernant les questions confidentielles et sensibles
  • Excellentes compétences en communication écrite et verbale (bilingue - anglais / français)
  • Compétences organisationnelles exceptionnelles avec une attention obsessionnelle aux détails
  • Flexibilité pour être disponible en dehors des heures normales de travail pour fournir un soutien sur les besoins urgents
  • Connaissance avancée de Microsoft Office
Ce que nous offrons :
  • Un environnement de travail dynamique et collaboratif
  • Forfait de vacances compétitives
  • Salaire concurrentiel
  • Petit-déjeuner et déjeuner gratuits
  • Heures flexibles et heures d'été
  • Accès aux tables de ping-pong sur place
  • Événements corporatifs réputés