Administration régionale SS.CC.J.M.
301- 488, St-Charles-Borromée N., Joliette, QC J6E 4R7
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Description d’emploi
Titre du poste : Secrétaire régionale
Supérieure immédiate
Elle relève de l’autorité immédiate du C.A. de la Congrégation représentée par la directrice générale
Valeurs de la communauté
Respect, bienveillance, droit et dignité des personnes
Fonction du poste
La personne assure l’ensemble des activités de secrétariat ainsi que le bon fonctionnement des registres et des archives pour la Congrégation Région Québec/Acadie. Elle travaille en collaboration avec l’équipe administrative et les autres comités de la Congrégation ss.cc.j.m. et des Moniales Bénédictines.
Description détaillée des fonctions
Secrétariat et gestion des registres :
- Assumer les tâches de secrétariat pour l’ensemble des comités1 ;
- Produire et faire les suivis (numérotation, classement et signature) des procès-verbaux pour les différents conseils d’administration et comités ;
- Organiser les rencontres selon l’agenda, réserver la salle, commander café et autres, aviser s’il y a des personnes supplémentaires au repas, etc. ;
- Recevoir et classer les demandes de dons de l’extérieur et de la CRC ;
- Préparer le rapport internet à la CRC suite aux rencontres comité de dons ;
- Préparer les lettres pour les organismes retenus et en faire la liste et remettre le tout à la comptabilité pour l’émission des paiements ;
- Répondre et assurer le suivi des lettres et courriels reçus ;
- Archiver les communiqués de la Supérieure générale et de la Responsable régionale ;
- Compléter le Journal de la Congrégation (événements importants durant l’année) ;
- Préparer la biographie des défuntes.
- Servir de point de contact entre la direction et les autres employés, ainsi qu’avec les partenaires externes.
Autres dossiers :
- Mettre à jour le bottin de la Congrégation
- Préparer statistique démographique de la Congrégation et en faire l’envoi
- Assurer le suivi, la mise à jour, le classement et la conservation des dossiers des archives ;
- Agir comme personne-ressource pour la Société d’Histoire de Lanaudière
- Assurer le lien avec la compagnie LARMUR, responsable du logiciel «Ad Hoc» pour la saisie des données personnelles des membres de la Congrégation ;
- Répondre aux demandes relatives à l’histoire de la Congrégation ;
- Participer aux rencontres communautaires sur demande ;
- Être membre du Regroupement des Archivistes religieux (RAR).
Profil recherché
- Qualité relationnelle et aptitudes à communiquer
- Maîtrise de soi
- Intègre et digne de confiance
- Discrétion
- Capacité de travailler en équipe
- Autonomie, initiative et débrouillardise ;
- Polyvalence et souplesse et capacité d’adaptation ;
- Habileté à gérer plusieurs dossiers simultanément
Exigence du poste
- DEC en secrétariat ou expérience équivalente ;
- De 3 à 5 années d'expérience dans un domaine tel que les communautés religieuses, le communautaire ou tout autre domaine connexe ;
- Maîtrise de tous les logiciels de la suite Microsoft Office ;
- Excellente connaissance du français écrit et parlé.
Comités 1 : C.A. de la Congrégation, C.A. des Moniales Bénédictine, C.A. du Fonds Virginie-Amélie-Fristel, C.A. de la Fondation Amélie-Fristel, comités CRBF et Comité Bien-être et animation spirituelle / communautaire de la Congrégation ss.cc.j.m. et des Moniales Bénédictines et sous-comités aux besoins.
Conditions : Poste à 15-20 heures / semaines, peut-être plus à l’occasion
Salaire compétitif
Rémunération : 27,03$ à 33,75$ par heure
Avantages :
- Congés payés
- Cotisation égale au RÉER
- Stationnement sur place
Lieu du poste : En présentiel
