À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.
C’est ce qui nous unit et nous anime.
Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l’engagement de près de 325 000 personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.
Nous croyons que c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance et l’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.
Travailler au sein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’amélioration continue.
Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici.
2101 - Technicien ou technicienne en administration
Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données.
Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.
Sous l’autorité de la conseillère Cadre à l’attraction et à la gestion de la relève, au sein de la VP Talents, culture et engagement, la personne titulaire du poste contribue activement à attirer une relève qualifiée, à soutenir les parcours de formation et à faire rayonner les professions de Santé Québec. Vous ferez partie de l’équipe qui, dès aujourd’hui, assure les talents dont dépend la qualité des soins de demain, et contribuerez pleinement à la mission de Santé Québec. La personne titulaire du poste contribue à l’efficacité du système de gestion de la correspondance, de la documentation et des processus administratifs en lien avec l’administration des programmes de bourses et des stages. Elle joue un rôle clé dans la mise en œuvre et l’amélioration continue des processus internes.
De manière plus spécifique, la personne titulaire du poste :
Analyse et traite la correspondance
- Analyse les courriels et lettres reçus afin de déterminer le traitement approprié (enregistrement, redirection, suivi ou classement);
- Évalue la sensibilité, l’urgence et les enjeux potentiels des correspondances, et en informe rapidement les instances concernées;
- Effectue des recherches dans les systèmes documentaires pour retracer les antécédents d’un dossier et établit les liens pertinents avec les correspondances antérieures;
- Offre des réponses exactes, claires et complètes dans les délais convenus aux correspondances qui le nécessitent à l’aide des outils en place dans le service;
- Agit à titre de point de contact pour les établissements, pour les candidats aux programmes de bourses, pour les partenaires et pour les équipes internes.
Assure la conformité et la qualité des documents :
- Prépare, met à jour et archive la documentation officielle (gabarits, formulaires, contrats, cadres de référence, etc.), selon les processus établis;
- Vérifie et valide les documents destinés aux établissements de Santé Québec;
- S’assure de la conformité des documents officiels et correspondances, en effectuant des vérifications régulières et en mettant à jour les procédures au besoin;
- Assure la qualité des données transmises, des différents registres et des redditions de comptes (exactitude, cohérence, traçabilité) ;
- Manipule et protège l’information sensible avec rigueur en appliquant les règles de conformité et de sécurité.
Gère les processus et les outils documentaires :
- Classe et archive la documentation pour en assurer la traçabilité et l’accès rapide;
- Tient à jour les outils de suivi (OneDrive, SharePoint, Planner, Teams);
- Compile, met à jour et suit des tableaux de bord, des échéanciers et des indicateurs de performance.
Soutient les équipes et assure la diffusion des bonnes pratiques :
- Contribue aux projets spéciaux et aux demandes ponctuelles dans le respect des rôles;
- Appuie les activités administratives liées à la gestion de la correspondance, en assurant un suivi rigoureux et en contribuant à la formation du personnel au besoin;
- Prépare la documentation pour les comités et rencontres (notes de contexte, dossiers).
Contribue à l’amélioration continue :
- Identifie et propose des améliorations aux processus administratifs, puis crée des outils pour les soutenir;
- Propose des innovations en cohérence avec les objectifs de Santé Québec en matière de relève;
- Anticipe les difficultés et suggère l’automatisation de tâches répétitives.
- Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l'évolution de Santé Québec.
Taux horaire : 27,78 $ à 37,08 $ selon l’expérience.
Statut de l’emploi : Temps complet (35h).
Port d’attache : Montréal ou Québec.
Lieu de travail : Possibilité d’un mode hybride.
Entrée en fonction : Dès que possible.
Accréditation syndicale : Syndicable non syndiqué.
