Agent(e) de secrétariat
Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec (ITHQ)
Montréal, QC
Description sommaire du poste :
Sous l’autorité de la directrice du CCTT de l’ITHQ, la personne titulaire de l’emploi se verra incluse dans l’équipe en développement d’un tout nouveau centre de recherche en matière d’accueil et d’expérience client dans le domaine du tourisme, de l’hôtellerie et de la restauration.

Le travail administratif et d’appui de la personne titulaire de l’emploi contribuera à faire du CCTT une unité innovante et performante au sein de l’ITHQ.

Attributions principales :
Soutien administratif à la direction : planifier, organiser et réaliser du travail de secrétariat facilitant le déroulement des activités courantes. Plus précisément :

Concevoir et rédiger des lettres, notes de service, rapports, tableaux et comptes rendus au moyen d’un logiciel de traitement de texte
Analyser et résumer des documents par écrit ou verbalement
Mettre sur pied et maintenir à jour un système de classement de dossiers
Effectuer les démarches nécessaires pour compléter des données relatives à des dossiers
Dépouiller la correspondance, traite les questions mineures et distribue le reste du courrier
Procéder au contrôle de la qualité des travaux du service en conseillant le personnel sur la présentation et le bon usage du français dans la correspondance et les divers documents, et en révisant les lettres
Assurer la gestion et le suivi des divers documents et formulaires internes qui nécessitent des signatures (réclamations pour frais de voyage, frais de fonction, frais d’accueil, autorisations, demande de personnel, engagement financier, demande de biens et services, etc.)
Agir comme personne-ressource en assurant un soutien administratif (agenda, courriel, réservations, planifications de voyages, inscriptions à des événements, rencontres, correspondances diverses), assurer le volet assiduité et assister aux diverses formations données à l’ITHQ
Participer à l’organisation des activités avec les clients externes et selon les besoins, établir les ententes, les contrats et faire valider le tout par le service de gestion contractuelle
Participer aux rencontres préparatoires avec les divers intervenants pour identifier et évaluer les besoins logistiques et organisationnels de l’activité : autres directions, professeurs, service à l’Immeuble, sécurité
Faire la confirmation des réservations nécessaires et la préparation du matériel

Exigences:
Diplôme d’études professionnelles avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou dans une autre discipline pertinente
Une expérience minimale de 3 (trois) années dans des postes de secrétaire auprès d’une direction
Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle

Connaissances recherchées :
Excellente maîtrise de la langue française et connaissance fonctionnelle de l’anglais
Connaissance de niveau avancé et une habilité à opérer les différents logiciels de la Suite Microsoft Office 2013
Habileté à rédiger et bon esprit de synthèse

Profil recherché :
Autonomie, initiative et sens de l’analyse
Flexibilité et résolution de problèmes
Communication et excellent service à la clientèle
Organisation et minutie
Courtoisie, savoir-vivre, empathie et sympathie

Conditions de l’emploi et rémunération :
Poste syndiqué à temps plein (35 h/semaine)
Échelle salariale : 39 101 $ à 45 658 $ selon l’expérience
Nombreux avantages dont l’accumulation de 20 jours de vacances entre le 1er avril et le 31 mars, l’adhésion à des assurances collectives et la cotisation à un régime de retraite
Information générale : Mme Brigida Pallais : 514-282-5111, poste 4204

Information sur l’emploi : Mme Martine Lizotte : 514-282-5111, poste 4533

Pour postuler :
Cet emploi vous intéresse ? Vous n’avez qu’à nous transmettre votre curriculum vitæ à jour et complet (pour chaque expérience d’emploi, indiquer la date de début et fin [année-mois] ainsi que le nombre d’heures travaillées par semaine) en cliquant sur postuler au plus tard le 4 avril 2019.

L’ITHQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en emploi.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes de leur intérêt pour ce poste et nous vous informons que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.