Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
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Résumé du poste :
Le Campus Outaouais, site régional de la Faculté de médecine et des sciences de la santé de l’Université McGill, accueille une communauté exceptionnelle de professionnels de la santé, d’étudiants venus de tout le Québec et de membres du personnel voués à la prestation de soins empreints de compassion et fondés sur des données probantes. Le programme MDCM et l’année préparatoire en médecine dans l’Outaouais ont été lancés en août 2020, marquant une étape historique pour la région, l’Université McGill et ses partenaires.
Sous la supervision de la responsable des composantes du programme d’études, le ou la titulaire du poste assurera le bon fonctionnement et le soutien administratif des activités d’enseignement et des services aux étudiants du Campus Outaouais, conformément à la mission et aux valeurs de l’Université McGill. Il ou elle coordonnera les activités académiques, administratives, financières et opérationnelles liées au fonctionnement d’une faculté de médecine décentralisée, tout en soutenant les membres du corps professoral, les étudiants et les initiatives de recherche. Le ou la titulaire du poste facilitera les processus clés, notamment la planification des horaires, la coordination des événements et des réunions, l’administration financière et des ressources humaines, la gestion des dossiers et les opérations du campus, telles que les installations et les services. En étroite collaboration avec les unités administratives centrales et les parties prenantes internes, il ou elle identifiera les problèmes, recommandera des solutions et contribuera à la mise en œuvre efficace et à l’amélioration continue des programmes universitaires, y compris le programme MDCM.
Veuillez noter que ce poste est situé à Gatineau.
Responsabilités principales :
Gestion et évaluation des cours
- Assure la gestion complète des cours du programme MDCM. Sert de point de contact principal pour le personnel enseignant, les administrateurs et les étudiants, en identifiant les problèmes et en veillant à leur résolution rapide.
- Contribue à l'élaboration des plans de cours, des calendriers de cours et des calendriers des modules, et coordonne les supports de cours, y compris la préparation des traductions si nécessaire. Établit les calendriers de rotation pour les cours cliniques et veille à ce que les sessions d'enseignement soient menées à bien dans les délais. Peut assister à des activités d'enseignement. Anime les séances de retour d'expérience sur les cours et compile les résultats des évaluations.
Coordonne les activités d'évaluation et veille à l'enregistrement précis des notes. Collabore avec les équipes chargées de l'évaluation et des systèmes pour s'assurer que les évaluations sont téléchargées sur la bonne plateforme. Assiste aux examens, supervise les surveillants et veille à ce que les aménagements approuvés soient mis en place. Organise la publication des notes, la consultation des copies d'examen, les notifications d'échec et les examens ou activités de rattrapage. S'assure que les données dans les systèmes et bases de données concernés sont exactes et à jour.
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Absences
- Coordonne les demandes d'absence des étudiants conformément aux politiques du programme. Assure le suivi des présences et des absences afin de s'assurer que les étudiants satisfont aux exigences de réussite du cours.
Communication
- Assure la liaison avec ses homologues des autres campus afin de garantir l'équivalence et la synchronisation de la mise en œuvre des programmes.
- Coordonne les communications relatives aux cours et répond aux demandes de renseignements. Contribue au contenu du bulletin d'information destiné aux étudiants et assure la liaison avec les représentants étudiants pour répondre à leurs préoccupations.
- Participe aux séances d'information, aux réunions publiques, aux réunions de comités et aux événements liés aux programmes, tels que les séances d'orientation.
- Collabore avec le Bureau pour l'accessibilité et la réussite des étudiants et le Bureau OMLA de la FMHS afin de coordonner les demandes d'aménagements.
Assure la formation et le soutien des administrateurs des unités cliniques et apporte son aide lors des séances d'orientation des étudiants.
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Logistique
- Fournit un soutien logistique, notamment en obtenant des enregistrements, en validant les paiements des enseignants ou des tuteurs, en aidant les comités, en mettant en ligne le contenu des cours et en assistant les étudiants.
- S'assure que les processus sont documentés et que les procédures opérationnelles standard (POS) sont mises à jour si nécessaire. Assure un soutien de remplacement aux membres de l'équipe.
- Peut être appelé(e) à participer à la préparation, la révision et la distribution du bulletin d'information hebdomadaire. Peut aider à la planification des cours de l'UGME, à la réservation de salles externes et au traitement des demandes concernant les absences des étudiants.
- Contribue aux projets de l'UGME en tant qu'expert en la matière et personne de référence, selon les besoins.
Autres compétences et/ou aptitudes requises :
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Au moins 2 à 3 ans d'expérience pertinente dans l'administration universitaire, la coordination de programmes ou un poste similaire au sein d'un environnement complexe impliquant de multiples parties prenantes.
- Une expérience dans le soutien à la formation médicale de premier cycle (UGME) ou dans le milieu des soins de santé, en milieu universitaire ou sur un campus décentralisé est considérée comme un atout majeur.
- Solides compétences en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs priorités, de respecter des délais stricts et de s’adapter à des exigences changeantes.
- Capacité avérée à coordonner des aspects logistiques complexes, notamment la planification, les événements, les évaluations et les activités académiques.
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité d’assurer une liaison efficace avec le corps enseignant, les étudiants, les administrateurs et les partenaires externes. Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles avec discrétion et discernement.
- Solides compétences en résolution de problèmes, avec la capacité d’identifier les enjeux et de recommander des solutions pratiques.
- Expérience des systèmes de gestion des données et souci du détail pour garantir l’exactitude des dossiers et des rapports.
- La maîtrise de la suite Microsoft Office et la connaissance des systèmes de gestion de l'enseignement ou de l'apprentissage (par exemple, myCourses, One45, MedSIS ou similaires) constituent un atout.
- Le bilinguisme (anglais et français), à l'oral comme à l'écrit, est requis pour s'adapter au contexte de l'Outaouais.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
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Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie)
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Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%)
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Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
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Politique de vacances compétitive
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Deux (2) journées personnelles
Deux (2) congés flottants -
Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
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Congés payés pendant la période des vacances de décembre
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Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
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Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau #3 sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.
Formation et expérience minimales requises :
DEC III 3 ans Expérience connexe avec DEC III /
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Curriculum Component Officer
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-06-30
Date limite pour postuler :
2026-06-17
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].
