Profil du poste
- Titre : Adjoint(e) aux Chargés de projets (Rénovation/Construction)
- Type d’emploi : Temps plein, permanent, de jour (40 heures/semaine)
- Salaire : Entre $25.00 à $28.00 par heure, selon expérience et compétence
- Lieu de travail : Châteauguay, Laval
Avantages
- Assurances collectives complètes
- Assurance dentaire, vision, médicament
- Stationnement gratuit
- Une atmosphère familiale et un soutien de la haute direction pour une carrière en constante évolution.
- Un environnement de travail qui bouge rapidement entre les différents projets pour diversifier les défis.
- Une ambiance décontractée et conviviale pour votre confort quotidien.
Principales responsabilités
- Accueillir les clients, les visiteurs et les candidats à la reception;
- Vérifier que les devis en retard dans Xactimate, Symbility (privé) et faire le suivi avec le Chargé de projets et mettre en copie conforme leur directeur;
- Mettre à jour les dates dans PSA, Xactimate et autres systèmes et faire un suivi rigoureux avec les Chargés de projets pour s’assurer que les normes de nos clients/assureurs soient bien respectés;
- Modifier les dates pour les Chargés de projets dans PSA, Xactimate et Symbility chaque 2 jours par semaine pour un suivi rigoureux et intense des dossiers;
- Supporter les Chargés de projets pour les documents suivants : Procuration, demande de permis, ouverture de chantier, etc.;
- Envoyer aux clients le formulaire de début et fin de travaux, faire les suivis qui s’imposent, transférer le document dans PSA, Xactimate et Symbility selon la demande des Chargés de projets;
- S’assurer, au moment de l’audit d’un dossier, que tous les documents suivants soient inclus dans le dossier : R24, Rapport hygrométrique, Satisfaction, pièces justificatives, CLIC;
- Préparer les contrats pour les sous-traitants et les clients privés;
- Remplir le R24 Encircle avec la collaboration du Chargé de projets pour les pertes directes;
- Faire du magasinage de matériaux spécifiques ou soumissions pour les Chargés de projets;
- Produire et assurer le suivi de la quittance et des remboursements auprès des clients;
- Effectuer le suivi de la facturation selon les prévisions mensuelles;
- Soumissionner ou mandater le plombier et autres sous-traitants selon la demande du Chargé de projets. Ce cas s’applique seulement pour les dossiers en urgence;
- Envoyer les devis aux clients pour approbation (DGAG et les CP en cc);
- Préparer avec rigueur le devis pour temps-matériaux et sortir les pièces justificatives. Éviter de commettre des erreurs (beaucoup trop d’erreurs dans les derniers rapports);
- Agir comme support sur les dossiers majeurs sur place (projet pilote);
- Effectuer les fermetures de mois pour les dossiers des Chargés de projets avec Émilie;
- Créer et suivre le tableau des dossiers d’amiante pour suivi de l’ouverture à la CNESST;
- Vérifier chaque jour que les R24 sont faits;
- Devenir la référence en procédures/protocoles des compagnies d’assurance et connaitre par cœur les KPI;
- Assister aux rencontres avec les assureurs quand c’est nécessaire;
- Supporter le département des opérations en périodes de catastrophes;
- Remplacer, si possible, l’Adjointe administrative à Laval dans ces tâches principales lors de ses vacances ou maladie;
- Effectuer toutes autres tâches ou demandes des Chargés de projets et de la Direction.
Profil des compétences et qualifications requises
- DEP en secrétariat ou AEC en bureautique ou toute autre formation jugée pertinente.
- Un minimum de 2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire.
- Expérience dans le domaine de l’assurance et/ou après sinistre, de la construction, un atout
- Connaissance de base en lecture de plans.
- Excellente maîtrise du français à l’oral ainsi qu’à l’écrit et un anglais fonctionnel;
- Très bonne maîtrise de la suite office (Word, Excel, Outlook).
Compétences et aptitudes recherchées
- Vous démontrez un grand sens de l’organisation.
- Vous aimez le domaine de l’après sinistre et de la construction parce que vous êtes dynamique et vous aimez le travail qui bouge.
- Vous savez gérer les priorités et prendre des initiatives.
- Une solution n’en attend jamais une autre, vous savez vous adapter rapidement.
- Vous êtes reconnu pour votre facilité à communiquer et votre esprit d’équipe.
Conditions de travail
- Type d’emploi : Temps plein, permanent, de jour (40h/semaine);
- Salaire : Entre $25.00 à $28.00 par heure, selon expérience et compétence;
- Horaire offrant une flexibilité;
- Assurance collective complète dès l’embauche;
- Lieu de travail : Châteauguay, Laval
Rémunération : 25,00$ à 28,00$ par heure
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Programme d'Aide aux Employés
- Programmes de Bien-être
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
Lieu du poste : En présentiel
