Receptionist // Réceptionniste
SSENSE
Montréal, QC
An integral part of our Real Estate and Office Services team, the Receptionist provides administrative support at the front desk of our headquarter office. He/She is responsible for ensuring that daily operations run smoothly and efficiently, with the primary objective of ensuring a 'wow' experience for anyone visiting SSENSE. The ideal candidate is an administrative juggler and flexible multitasker, who is able to stretch to alternating demands and understands the fundamentals of organization and prioritization.

RESPONSIBILITIES

  • Create a welcoming environment for all who visit the SSENSE office, providing a concierge experience at the reception area
  • Facilitate the sign-in/out process for guests and contractors who drop by the SSENSE office
  • Maintain and manage the appointment diary
  • Answer and screen calls, redirecting them when applicable
  • Receive, sort and distribute mail and schedule all outgoing couriers accordingly
  • Manage the sign in, log, and securing of all delivered mail and parcels
  • Coordinate the scheduling and setup of board rooms for special events, including arranging of catering as required
  • Develop and maintain appropriate filing systems to ensure accurate records for areas of responsibility are kept up to date at all times
  • Maintain and organize the inventory of office supplies
REQUIREMENTS

  • Diploma in Administration, Secretarial Studies, or a related field
  • 1 to 3 years relevant experience working in a fast-paced corporate environment
  • Excellent English and French written and verbal communication skills
  • Strong computer skills, knowledge of Google suite an asset
SKILLS

  • A positive attitude and outgoing personality with a passion to serve others
  • Outstanding interpersonal and communication skills
  • Proven planning, coordination and organizational skills
  • Proven ability to identify issues, develop solutions and adapt to changing priorities
  • Self-motivated with a keen ability to anticipate needs and work autonomously
  • Demonstrated attention to detail and resourcefulness
  • Punctual and reliable
  • This is a part-time position, requiring 20 hours per week.
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En tant que membre intégral de l’équipe de gestion et services immobiliers, la Réceptionniste fournit un soutien administratif à la réception de notre siège social. Il/Elle s’assure que les opérations se déroulent sans accrocs et de façon efficace, avec pour objectif principal de fournir une expérience exceptionnelle à tous les visiteurs de SSENSE. Le candidat idéal est un jongleur administratif multitâche, capable de s’adapter aux demandes changeantes et qui comprend les principes fondamentaux de l’organisation et la priorisation.

RESPONSABILITÉS

  • Créer un environnement accueillant pour tous les visiteurs du siège social SSENSE, offrant une expérience concierge à la réception
  • Faciliter le processus d’entrée et de sortie des visiteurs, contractuels et fournisseurs qui viennent au siège social
  • Maintenir et gérer le carnet des rendez-vous
  • Répondre, filtrer et acheminer les appels
  • Recevoir, trier et distribuer le courrier et organiser les envois
  • Gérer l’enregistrement et l’entreposage des colis livrés
  • Coordonner l’horaire et les préparatifs des salles de conférence pour les événements spéciaux, incluant les services de traiteur au besoin
  • Développer et maintenir les systèmes de classement appropriés afin d’assurer que les dossiers sont précis et à jour en tout temps
  • Maintenir et organiser l’inventaire des fournitures de bureau
EXIGENCES

  • Diplôme en administration, études professionnelles en secrétariat, ou un domaine pertinent
  • 1 à 3 années d’expérience de travail pertinente dans un environnement corporatif au rythme rapide
  • Maîtrise de l’anglais et du français tant à l’oral qu'à l’écrit
  • Solides compétences informatiques, connaissance de la suite Google un atout
COMPÉTENCES

  • Attitude positive et avenante avec une passion pour servir les autres
  • Fortes compétences relationnelles
  • Solides capacités de planification, coordination et organization
  • Capacité avérée d’identifier les enjeux, développer des solutions et s’adapter aux priorités changeantes
  • Motivé avec une fine habileté à anticiper les besoins et travailler de façon autonome
  • Souci du détail et débrouillardise
  • Ponctuel et fiable
  • Il s’agit d’un poste à temps partiel, 20 heures par semaine.