Le centre d'excellence de CGI à Drummondville recherche une adjointe administrative qui sera appelée à travailler avec une équipe dynamique de près de 100 associés. Elle travaillera en étroite collaboration avec le vice-président pour l'appuyer dans l'atteinte de leurs objectifs d'affaires.
Your future duties and responsibilities
- Planifier et organiser les réunions internes et externes en gérant les calendriers de façon proactive et continue (invitation, emplacement/salle/conférence téléphonique, nourriture, etc.).
- Préparer l'ordre du jour des comités de sous-secteurs.
- Maintenir une excellente relation d'affaires avec les clients (adjointes exécutives des clients, clients lors de visites, etc.).
- Participer à l'intégration des nouveaux associés de CGI de l'équipe (accueil, commande de matériel, réservation de bureaux…) et suivi des départs (récupération du matériel).
- Être disponible pour accueillir les visiteurs (clients, fournisseurs, invités CGI autres bureaux, services de messagerie/livraisons).
- Être le point de contact avec la Gestion des Établissements et gérer les requis.
- Gérer les besoins de procure et achats divers (papeterie, café, activités spéciales, livraison de fruits, etc.)
- Suivi des déclarations d'heures par le rapport de conformité.
- Suivi des formations obligatoires des associés.
- Rédiger et distribuer des courriels d'information aux associés de CGI, des lettres et autres documents (en anglais et en français).
- Gérer les procédures administratives, notamment les réservations de voyage, les relevés de dépenses, les autorisations et approbations des systèmes CGI.
- Gérer les abonnements annuels du bureau, les demandes de commandites, etc.
- Assurer la vigie continue des processus administratifs (appels de vente, évaluations annuelles, formations obligatoires, mise à jour des systèmes etc.).
- Assurer l'archivage continu et conforme de la documentation administrative et d'affaire des sous-secteurs en utilisant le système de classement SharePoint.
- Préparation et participation aux évènements.
Le tout en se conformant aux politiques et procédures interne de CGI.
Required qualifications to be successful in this role
- Grande capacité de rédaction, de révision et de mise en page des présentations exécutives
- Habileté d'organisation d'événements
- Personnalité intuitive, autonome et sachant prendre des initiatives
- Grande faculté d'écoute et bonne compréhension des besoins du vice-président
- Sens aigu du jugement et rapidité dans la prise de décision et d'exécution
- Proactivité, esprit d'analyse, grand sens des priorités et capacité de gestion
- Professionnalisme, diplomatie et compréhension des besoins des clients et des membres du secteur
- Discrétion, loyauté et ponctualité
- Détenir un diplôme d'études collégiales ou expérience équivalente dans le domaine
- Avoir une grande capacité d'adaptation et de rigueur
- Démontrer un bon potentiel et une grande motivation pour le poste
- Expérience administrative à un niveau exécutif au sein d'une grande entreprise
- Bilinguisme* et excellentes compétences en communication (orale et écrite) dans les deux langues
- Le bilinguisme (français et anglais) est requis pour ce poste en raison de la nature de la fonction qui nécessite des interactions avec des partenaires et clients nationaux et internationaux.
CGI fournit une estimation raisonnable de la fourchette salariale pour ce poste. Cette fourchette est déterminée en fonction de divers facteurs, notamment le niveau de compétences, le marché géographique, l'expérience et la formation, ainsi que les permis et certifications. Les décisions relatives à la rémunération dépendent des faits et circonstances propres à chaque cas. Une estimation raisonnable de la fourchette actuelle est de 40 000 $ - 80 000 $.
#LI-AM
#INDCGIC
Together, as owners, let’s turn meaningful insights into action.
Life at CGI is rooted in ownership, teamwork, respect and belonging. Here, you’ll reach your full potential because…
You are invited to be an owner from day 1 as we work together to bring our Dream to life. That’s why we call ourselves CGI Partners rather than employees. We benefit from our collective success and actively shape our company’s strategy and direction.
Your work creates value. You’ll develop innovative solutions and build relationships with teammates and clients while accessing global capabilities to scale your ideas, embrace new opportunities, and benefit from expansive industry and technology expertise.
You’ll shape your career by joining a company built to grow and last. You’ll be supported by leaders who care about your health and well-being and provide you with opportunities to deepen your skills and broaden your horizons.
At CGI, we value the strength that diversity brings and are committed to fostering a workplace where everyone belongs. We collaborate with our clients to build more inclusive communities and empower all CGI partners to thrive. As an equal-opportunity employer, being able to perform your best during the recruitment process is important to us. If you require an accommodation, please inform your recruiter.
That same commitment to fairness extends to how we use technology. To support our recruitment team, AI tools may be used to help assess applications though they never replace human judgement. All hiring decisions remain entirely in the hands of our recruitment professionals.
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