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Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
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Unité de recrutement :
Logement étudiant et services d'accueil
Résumé du poste :
Sous la responsabilité du superviseur immédiat, le titulaire du poste est chargé de planifier, d'ordonnancer et de diriger le travail du personnel. Concevoir, exécuter et superviser le processus annuel d'admission aux résidences. Il effectue et supervise les opérations d'affectation des étudiants entrants en cas de changement ou d'annulation de salle ou de chambre. Il est responsable de l'évaluation des loyers et veille à ce que la facturation et la génération de revenus soient correctes. Superviser et approuver les baux, en veillant au respect des procédures de l'université et des normes provinciales en matière de baux. Effectuer des tâches liées aux admissions et à l'inscription, ainsi qu'aux comptes des étudiants. Créer des rapports pour le directeur exécutif concernant les admissions en résidence et les taux d'occupation et d'inoccupation.
Principales responsabilités :
Planifier, programmer et diriger le travail de deux employés de bureau ainsi que l'embauche et la formation de plusieurs étudiants chaque année afin de fournir les services nécessaires au bon déroulement du processus d'admission en résidence et de respecter la garantie de résidence de l'université pour tous les étudiants de première année. Le recrutement, la formation et le suivi des performances sont effectués conformément aux buts et objectifs de l'unité.
Concevoir, exécuter et superviser le processus annuel d'admission dans les résidences pour les étudiants de premier et deuxième cycles, de manière efficace et efficiente, afin d'assurer un service de qualité et la viabilité financière de l'unité, qui dépend des admissions dans les résidences. Actuellement, le taux d'occupation des résidences est d'environ 3 700 étudiants.
Autorité décisionnelle pour l'audition des appels de premier niveau relatifs aux contestations des aspects administratifs des baux de résidence et des coûts de location (toutes les plaintes relatives aux coûts de location qui surviennent au cours de la première année).
Effectuer et superviser les opérations d'affectation des étudiants entrants pour les trimestres d'automne et d'hiver, le traitement des changements et des annulations de salles et de chambres tout au long de l'année universitaire, ainsi que la réception des demandes manuelles et le traitement des demandes concernant les étudiants qui reviennent au pays.
Il est chargé de veiller à ce que les loyers soient évalués avec précision par le personnel des résidences afin de garantir une facturation et une génération de revenus correctes. 91 % des 21 millions de dollars de recettes du RSH sont générés par cette fonction.
Superviser la mise à jour et la collecte des baux. Approuver les baux et les signer. S'assurer que tous les dossiers sont conservés conformément aux procédures de l'université et aux normes provinciales en matière de baux. Gère les entrées et les sorties concernant la loterie d'attribution des logements, qui place dans les résidences les étudiants qui ont reçu une offre de logement garantie dans le cadre de leur admission. Gérer l'affectation des étudiants aux résidences, en supervisant la base de données des étudiants.
Organiser et superviser la création et l'édition de tous les documents et publications relatifs aux admissions et à la promotion des résidences, y compris une grande partie du site web de RSH. Créer des rapports pour le directeur exécutif concernant les admissions en résidence et les taux d'occupation et de vacance.
Participer au processus opérationnel des services d'admission et d'inscription (AESOP) et aux réunions du sous-comité du processus d'admission (SCAP) au nom de l'unité. Ces processus ne concernent pas seulement les admissions en résidence, mais sont liés à l'ensemble du processus d'admission de l'université (collaboration avec le bureau des bourses, le bureau des admissions, etc.)
Assurer la liaison interne avec les étudiants, le corps enseignant et le personnel. Il entretient des relations externes avec des organisations professionnelles et des universités sœurs afin de se tenir au courant des changements susceptibles d'affecter les politiques d'admission dans les résidences. Maintenir d'excellentes lignes de communication au sein du département afin de s'assurer que les besoins des étudiants en matière de logement sont satisfaits.
Collaborer avec les services d'inscription et les comptes étudiants afin de garantir le respect des politiques de l'université et la fourniture d'informations précises et opportunes aux étudiants.
Agir en tant que source principale pour l'interprétation des politiques et procédures d'admission et fournir une orientation administrative sur les buts et objectifs en analysant, examinant et évaluant les besoins immédiats et à long terme.
S'acquitter des obligations envers les étudiants locataires, comme l'exige la Régie du logement de la province de Québec. Assurer la liaison avec les services juridiques de l'université et/ou la Régie du logement, le cas échéant, pour résoudre les litiges entre locataires.
Planification des résidences en ce qui concerne les technologies de l'information.
Assurer la liaison régulière avec les ressources des systèmes d'information en ce qui concerne le projet Banner/Minerva mis en place pour permettre aux futurs étudiants de s'inscrire en résidence et pour la collecte des revenus de la résidence.
Supervise le module de gestion de l'emplacement dans Banner, qui relie les étudiants à la facturation appropriée.
Gère et est responsable de l'ensemble du processus de loterie pour l'attribution des chambres programmé par les ressources du système d'information.
Supervise et est le seul responsable de l'ouverture de la page web d'accord/enquête/dépôt pour les résidences pour les admissions d'automne et d'hiver, ainsi que de l'ensemble du processus de loterie pour l'attribution des chambres programmé par Information Systems Resources.
Analyse des processus de réservation/d'attribution des chambres de résidence sur le web (février et novembre) et par lots (janvier et juin) et identification des modifications à apporter.
Mise en œuvre des modifications des pages web de l'enquête Minerva requises par les résidences, des inclusions et des exclusions, et de la présentation pour la confirmation de la résidence par les étudiants potentiels. Vérifier que les changements ont été effectués correctement. Inclut la consultation préalable des parties prenantes.
Autres compétences et/ou aptitudes :
Expérience préalable dans un poste de direction, capacité à superviser une équipe syndiquée. Excellent service à la clientèle. Compétences avérées en matière d'organisation et de leadership, ainsi que d'excellentes aptitudes en matière de relations interpersonnelles, de communication, de prise de décision et de résolution de problèmes. Capacité à établir des priorités et à s'adapter aux changements de priorités et de délais. Vous devez être autonome et capable de travailler de manière indépendante et au sein d'une équipe. Très bien organisé, motivé et capable de gérer plusieurs demandes à la fois avec un grand sens de l'urgence. Vous savez faire preuve de sang-froid sous pression et vous êtes capable de faire face efficacement au changement. Excellentes compétences interpersonnelles et capacité avérée à gérer des situations confidentielles et/ou délicates avec discrétion, tact et diplomatie. Connaissance de programmes tels que Minerva, Crystal Report, Banner, Ms Office. Connaissance du français et de l'anglais. L'Université McGill est une université de langue anglaise et les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
Informations complémentaires :
Un horaire de travail flexible peut être exigé à l'occasion, en particulier pendant la période d'emménagement et de déménagement, à certaines dates clés de l'été et tout au long de l'année universitaire.
Formation et expérience minimales requises :
Baccalauréat 3 ans Expérience connexe /
Salaire annuel :
(MPEX – Classe 04) $58,470.00 - $73,090.00 - $87,710.00
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Chef, Marketing et des communications
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2023-03-28
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, . 