TECHNICIEN(NE) EN ADMINISTRATION - PROFIL ADJOINT(E) DE DIRECTION - POSTE PERMANENT
CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal
Mont-royal, QC
Description du poste :
Lieu de travail ; 155 Boul. Saint-Joseph

Le ou la technicien(ne) en administration effectue des travaux reliés à la gestion du personnel, à la gestion financière, à l’organisation du travail et à la planification de l’exécution de travaux complexes à caractère administratif en faisant la cueillette et l’analyse de données.

Ce titre d’emploi comprend également la personne qui est responsable du fonctionnement administratif d’une direction et qui voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Sous l’autorité hiérarchique du président-directeur général adjoint, la personne titulaire du poste l'assiste dans l’accomplissement de son mandat. Elle coordonne les activités administratives et participe aux opérations reliées à la gestion de la direction générale ou à tout autre dossier spécifique relevant du président-directeur général adjoint - soutien, administration et performance. Elle assume la préparation de divers dossiers et réunions, solutionne sur une base quotidienne certains problèmes à caractère administratif et elle développe et entretient de bonnes relations de travail tant à l’interne qu’à l’externe.

FONCTIONS GÉNÉRALES

  • Assure la coordination du secrétariat du président-directeur général adjoint - soutien, administration et performance ;
  • Fournit des réponses aux questions et problèmes relevant de sa compétence. À cette fin, la personne titulaire du poste doit assumer la préparation de certains dossiers et la résolution de certains problèmes à caractère administratif;
  • Assure une distribution rapide et adéquate de toutes demandes, correspondances, directives et informations;
  • Assure le suivi du courrier qui lui est spécifiquement destiné;
  • Traite les communications téléphoniques qui s’adressent au président-directeur général adjoint - soutien, administration et performance et réoriente toute autre communication;
  • Reçoit les courriels et fait le tri; gère ceux qui concernent directement le président-directeur général adjoint - soutien, administration et performance;
  • Maintient, suit et assure le classement de la correspondance du président-directeur général adjoint - soutien, administration et performance;
  • Tient à jour l’agenda du président-directeur général adjoint - soutien, administration et performance. Reçoit les demandes, les inscrit et supervise l’organisation des réunions ou rencontres. De plus, elle en assure l’aspect logistique;
  • Assure la rédaction de certaines lettres signées par le président-directeur général adjoint - soutien, administration et performance. Au besoin, rédige des convocations, des lettres courantes, des courriels à partir des renseignements fournis par le président-directeur général adjoint - soutien, administration et performance ;
  • Prépare les rencontres de différents comités : élabore l’ordre du jour, collige la documentation nécessaire, rédige les procès-verbaux et la transmission de la documentation interne et par voie électronique;
  • Révise les textes soumis pour la signature du président-directeur général adjoint - soutien, administration et performance afin de s’assurer qu’ils respectent les normes graphiques et de vérifier l’exactitude de la syntaxe, de l’orthographe et de la clarté du texte;
  • Assure le suivi, le traitement ou la production de textes rédigés ou dictés par le président-directeur général adjoint (conférence, séminaire, présentation PowerPoint, etc.), de même que leur diffusion-interne ou externe;
  • À la demande du président-directeur général adjoint - soutien, administration et performance, assure le secrétariat de comités en préparant les ordres du jour et la documentation nécessaire, en rédigeant les procès-verbaux et en assurant les suites qui en découlent;
  • Assiste le président-directeur général adjoint - soutien administration et performance dans les projets spéciaux;
  • Assure la gestion des dossiers personnels du président-directeur général adjoint - soutien, administration et performance: notes de frais et autres;
  • Soutient, lorsque requis, les autres membres du secrétariat de la direction (absences, congés et période de vacances);
  • Accomplit tout autre mandat à la demande du président-directeur général adjoint - soutien administration et performance.
SOUTIEN À L'ACTUALISATION DE LA MISSION UNIVERSITAIRE

  • Est appelé à superviser et/ou à collaborer à la supervision des stagiaires si elle possède les qualifications exigées par les établissements d’enseignement;
  • Facilite l’accueil et l’intégration de tous les stagiaires de son service, quelle que soit leur discipline;
  • Contribue au développement de pratiques de pointe;
  • Participe à des projets de recherche, avec l’accord de son supérieur immédiat.
Exigences :
FORMATION ACADÉMIQUE

  • DEC en bureautique
OU
  • AEC en bureautique
PROFIL RECHERCHÉ

  • Détient une expérience de deux (2) ans comme secrétaire ;
  • Possède une solide expérience en gestion de courriels et d’agenda ;
  • Possède une grande connaissance du réseau de la santé et des services sociaux ainsi que de l’appareil gouvernemental ;
  • Maitrise la suite Office (niveau avancé) : Word, Excel, Access, Power point ;
  • Possède d’excellentes connaissances du français parlé et écrit ;
  • Connaissance de niveau intermédiaire de la langue anglaise.
COMPÉTENCES-CLÉS

  • Sens de l’analyse et bon jugement ;
  • Sens de l’organisation, rigueur (soucis du détail) et bonnes méthodes de travail ;
  • Capacité à gérer les priorités, rapidité et efficacité d’exécution ;
  • Bonne gestion du stress et capacité de travail sous pression ;
  • Autonomie et sens de l’initiative ;
  • Disponibilité et flexibilité ;
  • Collaboration et travail d’équipe ;
  • Expression orale et écrite impeccable ;
  • Discrétion dans l’exécution de son mandat, capacité à traiter les dossiers de façon confidentielle et loyauté ;
  • Capacité d’adaptation et aisance dans un environnement en constant changement ;
  • Capacités relationnelles : service à la clientèle, diplomatie et respect.
Remarques :
Le CIUSSS Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées.

Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.