Réceptionniste/Assistant(e) Talent & Culture - Receptionist/ HR Assistant
APP Group
Montréal, QC

Nous sommes

APP Group est la maison-mère des marques Mackage et SOIA & KYO à Montréal. Nous sommes des créateurs, des grossistes et des détaillants de vêtements d’extérieur, de sacs à main et d’accessoires de luxe. Nos produits sont vendus aux détaillants haut de gamme dans plus de 20 pays à travers le monde, nous opérons aussi 12 magasins Mackage au Canada et aux États-Unis. En 2018, APP Group avait le plaisir d’ouvrir le premier magasin SOIA & KYO à Toronto. Depuis notre fondation en 1990, nos marques continuent de se développer chaque année, nos bureaux sont localisés à Montréal, Toronto, New York, Miami, Shanghai et Paris.

La Réceptionniste/Assistant(e) Talent et Culture va être responsable de la gestion et de la création d’un environnement exceptionnel à la réception du siège social, elle va assurer l’efficacité de la communication interne et externe, reflétant une image professionnelle et de luxe de nos marques.

Relevant de la Gestionnaire Talent et Culture, La Réceptionniste/Assistant(e) Talent et Culture sera également responsable de fournir du support aux projets différents du département de Talent et Culture.

Ce que vous allez faire:

  • Accueillir chaleureusement les visiteurs, et représenter parfaitement les marques du Groupe APP ;
  • Gérer la communication interne et externe ; recevoir et transférer les appels, trier et distribuer le courrier et les télécopies ;
  • Organiser les réunions (commander la nourriture, boisson, etc.) et gérer les réservations des salles de conférences ;
  • Commander la papeterie, et tout le matériel nécessaire pour le bureau ;
  • Aider l’équipe Talent et Culture à maintenir le site web (Intranet) à jour afin d’assurer une communication efficace et un environnement de travail intéressant;
  • Traduire différents types de documents (communications et descriptifs de postes);
  • Assister le département Talent et Culture à la génération des communications internes;
  • Tenir les registres relatifs au personnel à jour (fichiers de suivi, organigramme, etc.);
  • Supporter l’équipe Talent et Culture et les gérants des magasins à effectuer les vérifications des antécédents à l’embauche ;
  • Aider à gérer les tâches reliées à l’immeuble et aux services (réparations, achats, mouvements) ;
  • Autres tâches assignées.

Ce que vous devez avoir:

  • Diplôme d’études collégiales en administration ou secrétariat;
  • Minimum de deux ans d’expérience en gestion de bureau;
  • Excellentes capacités de communication ;
  • Excellentes compétences interpersonnelles, y compris la capacité à développer des relations de travail positives avec les collègues;
  • Attitude positive et apparence professionnelles ;
  • Bonnes compétences en planification et en organisation ;
  • Capacité à maintenir la confidentialité en tout temps ;
  • Attention aux détails ;
  • Esprit d’équipe ;
  • Bilinguisme écrit et parlé (français et anglais) ;
  • Capacité de gérer plusieurs tâches et de travailler dans un environnement à rythme rapide ;
  • Excellente connaissance de Microsoft Office ;
  • Passion pour la mode.

--------------------------------------

About APP Group

APP Group is the Montreal based parent company of Mackage and SOIA & KYO brands.

We are creators, wholesalers and retailers of luxurious and quality outerwear, handbags and accessories, sold to upscale retailers in over 20 countries throughout the world.

We also operate 12 Mackage stores in Canada and the USA and in 2018 we opened our first SOIA & KYO store in Toronto. Since our establishment in 1990, our operations continue to expand annually with offices currently in Montreal, Toronto, New York, Miami, Shanghai and Paris.

The Receptionist/Talent and Culture Assistant is responsible to manage and create an outstanding environment within the Head office, in addition to ensure effective communication, both internally and externally, that reflects the luxury & professional image of our Brands.

Reporting to the Talent and Culture Manager, the Receptionist/Talent and Culture Assistant will be also responsible to provide projects support to the Talent and Culture team.

What you’ll do

  • Welcome visitors representing perfectly the APP Group Brands;
  • Manage the internal and external communication by receiving and forwarding incoming calls, in addition to receiving, sorting and distributing mails and faxes;
  • Organize meetings (coordinate food, beverages, etc.) and oversee conference rooms reservations;
  • Order stationary and other missing supplies related to current office use;
  • Assist the talent and culture team managing the SharePoint (intranet website) to insure efficient communication & enjoyable work environment;
  • Translate various kind of documents (communications and job descriptions);
  • Support the talent & culture team generating communications;
  • Maintain records of personnel-related data (tracking files, Org Chart, etc.);
  • Help the talent and culture team & store managers conducting background checks;
  • Take in charge the coordination of the building and services tasks (reparations, purchases, movements);
  • Other duties as assigned.

What you’ll need

  • College degree in Administration or secretarial work;
  • Minimum of two years related experience in office management;
  • Excellent communication skills;
  • Excellent interpersonal skills including the ability to develop positive working relationship with peers and colleagues;
  • Professional appearance and attitude;
  • Good planning and organizational skills;
  • Ability to maintain confidentiality at all times;
  • Attention to details;
  • Team player;
  • Bilingualism written and spoken (French & English);
  • Ability to multi-tasks and work in a fast paced environment;
  • Excellent knowledge of Microsoft Office;
  • Flare for fashion.

Type d'emploi : Temps Plein