Quelle sera votre contribution dans l’équipe ?
Préparer et corriger les lettres, les documents et les présentations PowerPoint pour l’équipe;
Préparer un agenda et distribuer les documents correspondants pour les réunions prévue
Gérer la correspondance, les documents et les rapports dont a besoin l’équipe (dans les deux langues).
Établir et maintenir un système de tri, de codification et de classement informatique efficace (Web et papier) en fonction des besoins de l’équipe.
Créer les dossiers et archiver la documentation et la correspondance papier et informatique de l’équipe GISM de manière diligente ;
Créer des formulaires et gérer la documentation du site SharePoint ;
Coordonner la logistique des réunions de travail, voir aux réservations de locaux/salle de réunion, à l’organisation des repas et des collations lors des réunions des membres de l’équipe, lorsque requis
Préparer (dans les deux langues) et distribuer les comptes rendus de réunion, les procès-verbaux et les minutes du de l’équipe de manière diligente ;
S’assurer de la disponibilité des fournitures et des formulaires utilisés par le bureau ;
Veiller à l’accueil des nouveaux employés et préparer les postes de travail et autres outils ;
Préparer les feuilles de temps et les comptes de dépenses de l’équipe lors de leur absence ;
Contribuer à la mise à jour du site WEB ;
Obtenir et réaliser le suivi de différentes signatures sur les documents urgents et confidentiels en suivant les niveaux d’autorités des signataires;
Prises des appels téléphoniques et accueil des visiteurs aux bureaux;
Préparer certains documents, dont le rapport mensuel, pour chaque réunion du conseil d’administration;
Transmettre les factures mensuelles au client;
Toute autre tâche connexe.
Que recherchons-nous ?
DEP en secrétariat ou expérience pertinente
Avoir de l'expérience dans le domaine de l'administration; capacité prouvée d'effectuer toutes les tâches requises de manière très compétente.
Minimum de 5 années d’expérience dans un poste similaire ;
Grand souci de la confidentialité afin de gérer du matériel et des situations de nature confidentielle;
Motivé, discret et très organisé ;
Capable de travailler sous pression avec un niveau minimal de supervision et capable d’assumer le suivi de plusieurs dossiers à la fois ;
Mature, proactif, autonome et sociable ;
Ce que nous offrons chez SNC-Lavalin :
Chez SNC-Lavalin, vous profiterez d’une rémunération compétitive, d’un environnement de travail sain et sécuritaire, et d’une gamme complète d’avantages sociaux (assurances collectives, programme d’épargne-retraite, régime d’actionnariat, emploi permanent, programme de formation continue, etc.).
Ce poste est admissible au mode de travail hybride.
Vous pensez qu’une carrière dans notre équipe pourrait correspondre à votre profil, soumettez sans attendre votre candidature en ligne !
Le masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.
Chez SNC-Lavalin, nous cherchons à embaucher des individus possédant des caractéristiques, parcours et perspectives diversifiées. Nous croyons fermement que le talent de classe mondiale ne fait aucune distinction à l’égard du genre, de l’origine ethnique ou nationale, de l’identité et de l’orientation sexuelle, de l’âge, de la religion ou de la déficience, mais s’enrichit plutôt de ces différences.
SNC-Lavalin se préoccupe de votre confidentialité. SNC-Lavalin et les autres filiales ou entreprises affiliées de SNC-Lavalin (communément désignées « SNC-Lavalin ») sont déterminées à protéger votre confidentialité. Veuillez consulter notre Avis de confidentialité sur notre site Carrières pour en savoir plus sur la façon dont nous recueillons, utilisons et transférons vos données personnelles.
En fournissant vos renseignements personnels à SNC-Lavalin, vous confirmez que vous avez lu notre Avis de confidentialité et que vous l’acceptez.
Fondée en 1911, SNC-Lavalin est une entreprise spécialisée en gestion de projet offrant des services professionnels entièrement intégrés, exploitant des bureaux dans le monde entier et dédiée à façonner un meilleur avenir pour notre planète et ceux qui l’habitent. Nous créons des solutions durables qui lient individus, technologie et données afin de concevoir, de réaliser et d’exploiter les projets les plus complexes. Nous déployons des capacités mondiales à l’échelle locale pour fournir à nos clients des services uniques et complets couvrant tout le cycle de vie d’un actif – consultation, services-conseils et services environnementaux, réseaux intelligents et cybersécurité, conception et ingénierie, approvisionnement, gestion de projet et de la construction, exploitation et entretien, mise hors service et capital. – et nous les offrons aux clients dans des secteurs stratégiques tels que Services d’ingénierie, Énergie nucléaire, Exploitation et entretien et Capital. D’autres nouvelles et renseignements sont accessibles sur le site snclavalin.com ou suivez-nous sur LinkedIn et Twitter.
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How will you contribute to the team?
Prepare and correct letters, documents and PowerPoint presentations for the team;
Prepare agenda and distribute corresponding documents for scheduled meetings
Manage correspondence, documents and reports required by the team (in both languages).
Establish and maintain an efficient computerized sorting, coding and filing system (web and paper) according to the team's needs.
Diligently create files and archive paper and computer documentation and correspondence for the ISM team;
Create forms and manage SharePoint site documentation;
Coordinate the logistics of working meetings, see to the reservation of meeting rooms, the organization of meals and snacks during team members' meetings, when required
Prepare (in both languages) and distribute meeting minutes, minutes of meetings and team minutes in a timely manner;
Ensure availability of supplies and forms used by the office;
Ensure new employees are welcomed and workstations and other tools are prepared;
Prepare time sheets and expense accounts for the team while they are away;
Contribute to the updating of the website;
Obtain and follow up on various signatures on urgent and confidential documents by following the authority levels of the signatories;
Take phone calls and welcome visitors to the offices;
Prepare certain documents, including the monthly report, for each board meeting;
Transmit monthly invoices to the client;
Any other related tasks.
What will you contribute?
College diploma in secretarial science or relevant experience
Experience in the administrative field; proven ability to perform all required tasks in a highly competent manner.
Minimum of 5 years experience in a similar position;
Highly confidential to handle material and situations of a confidential nature;
Motivated, discreet and highly organized;
Able to work under pressure with minimal supervision and able to handle multiple files at once;
Mature, proactive, autonomous and sociable;
What we offer at SNC-Lavalin:
At SNC-Lavalin, you will enjoy competitive compensation, a safe and healthy work environment, and a full range of benefits (ie.: group insurance, retirement savings plan, share purchase plan, continuing education program, etc.).
This position is eligible for hybrid work mode.
You think that a career in our team could match your profile, submit your application online now!
The masculine gender is used only to simplify the wording.
At SNC-Lavalin, we seek to hire individuals with diverse characteristics, backgrounds and perspectives. We strongly believe that world-class talent makes no distinctions based on gender, ethnic or national origin, sexual identity and orientation, age, religion or disability, but enriches itself through these differences.
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Founded in 1911, SNC-Lavalin is a fully integrated professional services and project management company with offices around the world dedicated to engineering a better future for our planet and its people. We create sustainable solutions that connect people, technology and data to design, deliver and operate the most complex projects. We deploy global capabilities locally to our clients and deliver unique end-to-end services across the whole life cycle of an asset including consulting, advisory & environmental services, intelligent networks & cybersecurity, design & engineering, procurement, project & construction management, operations & maintenance, decommissioning and capital. – and delivered to clients in key strategic sectors such as Engineering Services, Nuclear, Operations & Maintenance and Capital. News and information are available at snclavalin.com or follow us on LinkedIn and Twitter.
