Job Duties & Responsibilities:
The Collections and Deductions Analyst is responsible for collections and deductions responsibilities which include maintaining internal and external customer relationships, and identifying, investigating, and resolving collection/deductions issues.
- Support the team on detailed account reconciliations and aggregation of support for dispute claims on the portal and JE entry clearings for the major customers. Primarily Amazon & Costco but including Walmart, Staples and the distributors.
- Amazon- Returns Reconciliation – researching returns deductions to determine RMA Number and status of return and matching credits.
- Shortages – Disputing shortages on the portal - Pull Debit Memos, packing slips, P.O.D and invoice and uploading on the portal. Prepare back-up for concealed shortages.
- Aggregating support to dispute pricing claims on the portal.
- Costco Return Reconciliation – research and reconcile return deductions and credits
- Identifying On Account payments and coding accordingly.
- Develop, recommend, and implement payment arrangements with customers
- Partner with the credit analysts with respect to collection issues and credit holds to determine if changes to credit limits are neededIdentify customers to be considered for monthly bad debt reserve based upon aging, payment trends, and country risk
- Ensure accurate and efficient reconciliations and reporting of all open and resolved deductions for assigned customers
- Prepare deduction packages to support issuance of credit memo, collection process or claim processing
- Create IR claims with supporting documentation. Follow up with sales and customers on discrepancies. Address audit claims as they arise and dispute claims on customer portals
Qualifications:
- Minimum 3 years in collections and deduction resolution and credit
Skills:
- English speaker (French is a nice to have)
- Microsoft Excel - Advanced
- SAP Financial Modules
- Ability to communicate clearly and effectively, verbally and in writing with different levels of management and customers
- Ability to manage multiple work assignments at the same time in an efficient and effective manner; prioritize and plan work activities, using time efficiently
- Judgement to think through issues and present recommendations to management for appropriate action
- Strong attention to detail and analytical skills with the ability to interpret complex data and identify trends and patterns
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Responsabilités principales :
L’analyste en recouvrement et déductions est responsable de la gestion des activités de recouvrement et des déductions, incluant le maintien de relations avec les clients internes et externes, ainsi que l’identification, l’analyse et la résolution des problématiques liées aux encaissements et aux déductions.
- Soutenir l’équipe dans les rapprochements de comptes détaillés et la compilation des pièces justificatives pour les réclamations de litiges, ainsi que dans les écritures de journal (JE) pour les principaux clients, notamment Amazon et Costco, ainsi que Walmart, Staples et divers distributeurs
- Amazono Rapprochement des retours : recherche des déductions liées aux retours afin d’identifier le numéro RMA et le statut du retour, et appariement des crédits
o Manquants : contestation des écarts via le portail en regroupant les preuves (avis de débit, bons de livraison, preuve de livraison, factures) et en téléversant la documentation
o Préparation des pièces justificatives pour les réclamations de prix
- Rapprochement des retours Costco : analyse et conciliation des déductions et crédits liés aux retours
- Identification des paiements en compte et codification appropriée
- Élaboration et mise en œuvre d’ententes de paiement avec les clients
- Collaboration avec les analystes de crédit concernant les enjeux de recouvrement et les blocages de crédit afin d’évaluer les ajustements de limites
- Identification des clients potentiellement à risque pour la provision mensuelle pour créances douteuses (basée sur l’ancienneté, les tendances de paiement et le risque pays)
- Assurer l’exactitude des rapprochements et des rapports des déductions ouvertes et résolues
- Préparation des dossiers de déductions pour émission de notes de crédit, recouvrement ou traitement des réclamations
- Création de réclamations IR avec documentation justificative, suivi avec les ventes et les clients, et gestion des audits et litiges via les portails clients
Qualifications :
- Minimum 3 ans d’expérience en recouvrement et résolution de déductions / crédit client
Compétences :
- Anglais indispensable (Francais: un atout)
- Excel avancé
- Modules financiers SAP
- Excellentes compétences en communication orale et écrite avec différents niveaux de gestion et clients
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, à prioriser et organiser efficacement son travail
- Bon jugement et capacité d’analyse pour formuler des recommandations
- Forte attention aux détails et capacité à analyser des données complexes et identifier des tendances
Rémunération : 26,50$ à 29,80$ par heure
Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC (Montréal)
